Prioritäten zu setzen ist nicht immer einfach. Es gibt viele Methoden, welche bei der Prioritätensetzung helfen können. Planung ist wichtig und entscheidend dafür, wie viele Dinge in einem Tag erledigt werden können. Hattest du jemals das Gefühl, dass du an einem Tag mehr hättest machen können? Dann bist du hier richtig, denn ich gebe dir heute eine Übersicht über Methoden zur Priorisierung von Aufgaben und Terminen sowie einige Tipps dazu.
ABC-Methode
Bei der ABC-Methode geht es – wie der Name schon vermuten lässt – darum, Aufgaben und Termine in die drei Kategorien A, B und C einzuordnen.
Kategorie A: sehr wichtig (Gewichtung ca. 65 %, Zeit: 15 %)
Kategorie B: wichtig (Gewichtung ca. 20 %, Zeit: 20 %)
Kategorie C: weniger wichtig (Gewichtung: ca. 15, Zeit: 65 %)
Die angegebenen Gewichtungen stehen dabei für den Ertrag der Aufgaben und die Zeit für den Aufwand, um diese Aufgaben zu erledigen. Folglich sind A-Aufgaben am wichtigsten und sollten sofort erledigt werden. Zudem können A-Aufgaben nicht delegiert werden, sondern müssen von dir selbst erledigt werden.
B-Aufgaben hingegen müssen zwar ebenfalls erledigt werden, jedoch nicht sofort.
C-Aufgaben haben keine Wichtigkeit und können zudem an andere Personen übergeben werden.
Die oben genannten Gewichtungen ergeben die Einteilung der Aufgaben über den Tag hinweg. 65 % von der zur Verfügung stehenden Zeit für die A-Aufgaben, 20 % für die B-Aufgaben und 15 % für die C-Aufgaben.
Ivy-Lee-Methode
Die Ivy-Lee-Methode ist ziemlich schnell erklärt, da diese sehr simpel ist – jedoch auch sehr effektiv. Bei dieser Methode erstellst du eine To-do-Liste. Anschliessend sortierst du die Aufgaben in der Liste nach Prioritäten (zuoberst die Aufgaben, welche zuerst erledigt werden müssen und zuunterst die Aufgaben, welche am Schluss erledigt werden müssen). Danach beginnst du umgehend damit, die Aufgabenliste von oben abzuarbeiten. Kommen neue Aufgaben dazu, dann aktualisierst du deine To-do-Liste.
Eisenhower-Prinzip
Das Eisenhower-Prinzip unterscheidet Aufgaben nach Dringlichkeit und nach Wichtigkeit. Dabei werden die verschiedenen Aufgaben jeweils vier Quadranten zugeordnet:
– Aufgaben, welche dringend erledigt werden müssen, aber nicht wichtig sind
Diese Aufgaben solltest du so bald wie möglich delegieren, da sie erledigt werden müssen, jedoch nicht wichtig sind.
– Aufgaben, welche dringend erledigt werden müssen und wichtig sind
Diese Aufgaben solltest du am besten sofort erledigen – du selbst.
– Aufgaben, welche weder dringend erledigt werden müssen, noch wichtig sind
Diese Aufgaben solltest du am besten gar nicht machen und zur Seite legen.
– Aufgaben, welche nicht dringend erledigt werden müssen, jedoch wichtig sind
Diese Aufgaben solltest du auf die vereinbarten Deadlines hin erledigen.
Die Quintessenz des Eisenhower-Prinzips ist es, sich so viel wie möglich mit den wichtigen und dringenden Aufgaben zu beschäftigen, da dies am sinnvollsten ist und die Zeit dabei am besten investiert ist.
Pomodoro-Methode
Die Pomodoro-Methode besteht aus vier Schritten und hilft dir, eine künstliche Deadline zu schaffen, was dafür sorgt, dass du die Zeit effizienter nutzt:
1. Die zu erledigenden Aufgaben formulieren und aufschreiben
2. Einen Timer auf 25 Minuten einstellen und beginnen an den Aufgaben zu arbeiten
3. Sind die 25 Minuten um, machst du eine Pause von fünf Minuten
4. Diesen Zyklus wiederholen, jedoch bei jedem vierten Zyklus 15 – 20 Minuten Pause machen anstelle von fünf Minuten (also 25 Min – 5 Min, 25 Min – 5 Min, 25 Min – 5 Min, 25 Min – 15-20 Min)
Tipps zur Priorisierung und Dinge, die du vermeiden solltest
– Bleib realistisch, wenn du die Zeitangaben schätzt
– Halte dich an deine Prioritäten
– Eliminiere Zeitdiebe (Social Media, Smartphone etc.), damit du erst gar nicht abgelenkt werden kannst
– Machen statt Planen… Der beste Plan ist nichts wert, wenn er nicht umgesetzt wird
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Gute Tipps! Danke 🙂