Liebe Leserinne und Leser
Im letzten Blog habe ich euch anhand eines 5 Punkteplans aufgezeigt, wie man eine Eventplanung in Angriff nimmt. Nun werde ich in einem nächsten Schritt auf Prozesse und Abläufe eingehen, welche kurz vor dem Event zu beachten sind.
Im Eventwesen sprechen wir, sobald es mit den Vorbereitungen vor Ort los geht, von der Produktion des Events. Doch warum Produktion? Produktion deshalb, weil es wie in einer Fabrik zu und her geht. Lieferanten kommen und beginnen aufgrund der gedrängten Zeitplanung sofort mit den Arbeiten, um möglichst schnell den nächsten Kunde zu beliefern. Es ist immer wieder sehr beeindruckend zu sehen, wie viele einzelne Faktoren zusammenspielen, um ein Event zu realisieren.
Doch wie ist eine solche Produktion unter grossem Zeitdruck zu meistern?
Nachdem alle Gegebenheiten geklärt sind und dem Event aus Sicht der Behörden nichts mehr im Wege steht, kann es endlich losgehen. Das «A» und «O» einer erfolgreichen Produktion ist die Kommunikation vor, während und nach dem Event. Es ist wichtig Abläufe zu definieren und diese in einen Zeitplan einzuordnen, welcher anschliessend streng eingehalten werden muss. Meist gibt es seitens Eventlocation einige Vorgaben, welche es im Produktionsablauf zu berücksichtigen gibt. In der Regel ist die Eventtechnik als erstes dran, da diese viel Platz und Zeit benötigt und für den Event von grosser Wichtigkeit ist. Um den Aufwand eines Bühnenbaus zu veranschaulichen habe ich ein video der Luzerner Zeitung eingefügt, dass den Bühnenaufbau des Toten Hosen Konzerts zeigt. In einem nächsten Schritt ist die Gastronomie an der Reihe. Es kommen Lieferanten mit Getränken, Essen und Werbematerialien, die man koordinieren und zuweisen muss. Hier ist es wichtig, dass man genügend Helfer hat, um die Ware an den Bars und Essensständen zu verteilen und diese einzurichten. Sobald Technik und Ware verstaut sind, kann man sich der Sicherheit und Begehbarkeit des Events widmen. Sicherheit ist für die Gäste, wie auch den Veranstalter die wichtigste Einheit während dem Event, sie sorgen für Ordnung und sind Ansprechpersonen für Gäste. Die Wichtigkeit der Sicherheitskräfte darf nicht unterschätz werden, da diese oft die häufigsten Bezugspersonen für Gäste sind. Man sagt auch gerne das die Sicherheitskräfte der Erste und der Letzte Eindruck eines Events sind und genau deshalb so wichtig sind. Sobald man die Sicherheitskräfte geschult hat, kann man beginnen die Mitarbeiter für Bar-, Essens- und Promotion-Stände zu instruieren. Als guter Letzt ist der Outdoor Bereich des Events an der Reihe. Parkplätze, Zugangswege, Notausgänge und weitere wichtige Anlaufstellen werden signalisiert und ausgeschildert. Nun kann der Event starten!
http://www.youtube.com/watch?v=5XgI562LPiI
Gibt es während dem Event noch etwas zu tun?
Während des Events ist eine fehlerfreie Koordination und Kommunikation unter hohem Stress sehr wichtig. Viele vergessen, wenn sie in der Menschenmenge am tanzen und feiern sind, dass solche Momente konstant überwacht werden müssen, denn kleinste Fehler oder Aussetzer haben bereits enorme Auswirkungen auf den ganzen Event und deren Gäste. Um einen Reibungslosen Ablauf gewährleisten zu können, ist eine eingespielte Teamleistung gefordert. Während dem Event steht das Wohlbefinden der Künstler, Gäste und Angestellten im Zentrum. Sowohl die unterschiedlichen Fahrer, DJs/Bands, Angestellten oder Gäste müssen zu jedem Zeitpunkt sicher und zufrieden sein. Nur so kann der Event zum Erfolg führen. Das ist nun einfacher gesagt als getan, ich weiss, jedoch bekommt man mit der Zeit ein Gefühl dafür, wann man wo sein muss und was man zu gewissen Zeitpunkten zu tun hat, damit das Wohlbefinden aller Beteiligten sichergestellt ist. Wenn man diese Abläufe noch nicht verinnerlicht hat, hilft eine strikte Ablaufs/Zeitplanung bei der Umsetzung, hier sollte jedoch auch genügend Zeit für unvorhergesehene Dinge eingeplant werden.
Was bleibt nach dem Event zu tun?
Nach dem Event kommt der wahrscheinlich schlimmste Teil der gesamten Produktion, der Abbau. Nachdem man schon nahe an die 20 Stunden unter hohem Stress arbeitet, darf man jetzt wieder alles Abbauen was ein paar Stunden zuvor aufgebaut wurde. Da viele Location am Folgetag wieder einen Event haben, ist es wichtig, dass die Location nach der Veranstaltung wieder so hinterlassen wird wie sie zuvor aufgefunden wurde. Das heisst, die ganze Technik, das Mobiliar und die Infrastruktur müssen so schnell wie möglich abgebaut und versorgt werden. Es müssen Entsorgungsmöglichkeiten und Reinigungpersonal organisiert und koordiniert werden. Sobald die Location wieder hergerichtet ist, findet ein Debriefing mit allen Helfern statt und der Event wird nach langer Arbeit hoffentlich erfolgreich und zufrieden beendet.
