Funktionen über Funktionen. HubSpot kann vieles und gerade deshalb verliert man leicht den Überblick. In diesem Beitrag möchte ich zeigen, wie ich HubSpot bei der Arbeit verwende und wobei mich HubSpot tagtäglich unterstützt.
1 – Mails schreiben
Mein Unternehmen arbeitet mit Google Workspace. Für die, die davon noch nie gehört haben: Es ist wie Office 365, einfach das Pendant von Google. Über die HubSpot-Integration ist mein Gmail automatisch mit HubSpot verknüpft, solange ich mit meinem Browser eingeloggt bin. Dafür muss HubSpot nicht unbedingt geöffnet sein. Es reicht, wenn man sich einloggt und das Programm im Anschluss schliesst. Dass die Integration aktiv ist, erkenne ich an Hand des orangen Buttons. Ausserdem werden die zusätzlichen Funktionen eingeblendet.
Protokollieren
Nun aber zum eigentlichen Workflow: Wenn ich ein neues Mail schreibe oder beantworte, dann protokolliert HubSpot dies automatisch in meiner CRM Datenbank. Dies hat den Vorteil, dass HubSpot alle Mail-Verläufe in der jeweiligen Kunden-Kartei sammelt und ich so genau weiss, was ich mit der jeweiligen Person besprochen habe. Auch meine Mitarbeiterin hat Zugriff auf das CRM und findet so die letzten Informationen und den aktuellen Wissensstand eines Kunden einfach wieder.
Da ich praktisch all meine E-Mails über meine geschäftliche Adresse versende, stellt sich nun die Frage: Was mache ich mit meinen privaten oder schulischen E-Mails? Wird ein E-Mail meiner Mutter ebenfalls im HubSpot-CRM gespeichert? Nein, natürlich nicht. Bei der HubSpot-Integration hat man die Möglichkeit eine Blacklist einzurichten. So können gewisse Empfänger aussortiert werden. Bei mir wäre das beispielsweise jede E-Mail, die von einer @stud.hslu.ch oder @hslu.ch Adresse kommt. Diese werden nie protokolliert.
E-Mail-Vorlagen
Wer kennt es nicht? Gewisse E-Mails schreibt man immer und immer wieder. Ich habe mir mit einigen Vorlagen Abhilfe geschaffen und kann so auf meine vordefinierten Texte zurückgreifen. Wenn ich beispielsweise mein Logo senden muss, dann habe ich bereits eine Vorlage hierzu im Petto.
Follow-Ups
Ich will verhindern, dass meine E-Mail am Grund des Mail-Postfaches meines Empfängers erst Jahrtausende später gefunden wird. Deshalb richte ich mir ein Follow-Up-Mail ein. Ich wähle den gewünschten Zeitpunkt für ein Follow-Up aus und an diesem Tag erhalte ich automatisch einen Reminder, dass sich die Person nicht gemeldet hat. Natürlich nur falls ich bis dahin wirklich noch keine Antwort erhalten habe. Der Vorteil dabei: Ich kann proaktiv auf den Empfänger zugehen und vergesse das Mailing selbst nicht.
2 – Newsletter versenden
Newsletter über HubSpot versenden, ist in etwa mit jedem anderen Mail-Versand-Tool zu vergleichen. Ich selbst finde den Versand über HubSpot spannend, weil ich genau sehe, welche Kontakte Interesse an meinen Informationen haben und diese Interaktionen wiederum in der Kartei gespeichert werden. Ich sehe genau, wer wie oft meinen Newsletter geöffnet hat und kann auch in zukünftigen Mailings konkret die Zielgruppe verfeinern.
Newsletter-Block-Builder
Die Newsletter sind in HubSpot einfach aufgebaut. Ich persönlich verwende ein einfaches Template, welches ich je nach Thema farblich und inhaltlich anpasse. Die Kontakte wähle ich jeweils bewusst aus, indem ich mit aktiven Listen nach passenden Empfängern filtere.
Analytics
In den Analytics schaue ich nach, wer sich für meinen Newsletter interessierte und wer nicht. Spannend und ernüchternd zugleich sind die Insights über die Öffnungsrate. Von manchen Kunden erwartete ich eigentlich eine Aktion und Reaktion, bekam aber keine. Bei anderen ist aber das exakte Gegenteil der Fall, was mich natürlich umso mehr freut. Wie ihr bereits ahnen könnt, werden diese Interaktionen alle im CRM gespeichert.
3 – Termine vereinbaren
Das ist ein Learning aus den letzten zwei Jahren Corona. Oft trifft man sich für kurze Video-Calls mit einer Dauer von 15-30 Minuten, um ein Thema zu besprechen. Das Vereinbaren dieses Termins dauert aber jeweils auch fast 15 Minuten. So ärgerlich! Mit einem Meeting-Link konnte ich schon viel Zeit sparen. Man schiebt zwar die Aufgabe der Terminfindung zum Gegenüber, aber dafür kann es sich einen passenden Termin selbst aussuchen.
Auch mehrere Kalender mit privaten, geschäftlichen oder bei mir noch schulischen Terminen können in den Kalender verknüpft werden, damit der Link wirklich nur die freien Slots anzeigt. Ich bin ein grosser Fan dieser Kalender. Eine wertvolle Alternative, falls man kein HubSpot nutzt ist Calendly.
4 – Sales im Überblick halten & terminieren
Gerade für Start-Ups, die noch keinen strukturierten Sales-Prozess haben könnte das spannend sein. Ich schreibe meine Offerten über das Buchhaltungstool Bexio. Nichtsdestotrotz gibt es viele Situationen, wo ich an jemanden gelange, von dem ich genau weiss, dass er in meine Zielgruppe passen würde. Ich kann ihm aber noch nicht ein Angebot schreiben. Er ist erst ein Lead. Dies sollte man irgendwo erfassen können, oder? Genau. Das mache ich in HubSpot.
Deal-Pipeline
All die Leads, die ich kennenlerne, werden als Deals in HubSpot erfasst. Sobald ich ein Angebot schreibe, rutschen sie durch meine Deal-Pipeline durch. So habe ich immer einen Überblick, wen ich noch kontaktieren sollte, oder wo noch potenzielles Interesse bestehen könnte.
Die Deals sind mit dem Unternehmen und dem jeweiligen Hauptkontakt verknüpft. In dem Deal sind somit alle Informationen über die Person, das Unternehmen und den Auftrag gespeichert. Ausserdem hinterlege ich jeweils eine ungefähre Auftragssumme, was mir wiederum hilft einen ungefähren Forecast für die kommenden Aufträge zu schätzen.
Aufgaben
Bei Akquise-Anrufen arbeite ich ebenfalls mit HubSpot. Der Aufgaben-Bereich eignet sich hierfür hervorragend. Ich kann, wenn ich will, direkt aus dem Tool anrufen, oder per Smartphone. Ich habe meine Telefonnummer mit HubSpot verbunden, deshalb kann ich direkt aus dem Tool anrufen. Der Vorteil: Der Aufgaben-Prozess. Ich kann alle fälligen Anrufe mit einem Klick starten und kann so meine Telefonate Schritt für Schritt abarbeiten. Gleichzeitig notiere ich mir die wichtigsten Infos aus dem Gespräch und speichere diese im Anschluss in der Kundenkartei. Mit einer allfälligen Follow-Up-Aufgabe erinnere ich mich in einigen Tagen wieder daran, sollte ich den Kunden nicht erreicht haben.
Mein Fazit aus dem letzten halben Jahr HubSpot ist, dass ich mit den Tools viel besser über meine Kunden informiert bin und auch einen besseren Überblick über meine aktuellen Verkaufsaktivitäten wahren kann. Der grösste Benefit für mich ist ganz klar das CRM. Ich habe alle Informationen über meine Kunden an einem Ort und kann auf Basis dieser Infos konkrete Aktionen ableiten.
