Im zweiten Blog werde ich euch eine ungefähre Strukturierung aufzeigen wie man an die Planung eines Events herangeht und wichtige Punkte nennen die gerne in Vergessenheit geraten. Um dies strukturiert und übersichtlich zu gestalten habe ich einen 5 Punkte Plan aufgestellt.
P 1: Roter Faden für Veranstaltung finden und diesen anschliessend konsequent umsetzen.
Nun zu aller erst ist es sehr wichtig, dass ihr ein ganz klares Eventziel definiert. Je nach Musik, Location oder Aufmachung unterscheidet sich euer Publikum extrem. Somit wären wir schon beim wichtigsten Thema angelangt «euer Zielpublikum». Es sind nämlich Eure Gäste, welche mit dem Eintrittsgeld und dem Getränkekonsum euren Event mitfinanzieren. Unterschätzt die Wichtigkeit des Zielpublikums nicht, vor allem in der heutigen Zeit mit einem riesigen Genre und einer Vielfalt an Ideologien. Dadurch wird es immer schwerer das Publikum zu erreichen, welches ihr auch wirklich erreichen wollt. Ein ausgefallenes oder spezielles Event-Motto kann dabei sehr hilfreich sein, da ihr so schon Personen ausfiltern könnt, die sich nicht mit dem gewählten Motto identifizieren können.
P 2: Gesamte Infrastruktur und Kostenrechnung des Events aufstellen:
Neben den in Punkt zwei erwähnten externen Faktoren gibt es ebenfalls genügend Dinge, die im Veranstaltungskomitee intern geklärt werden müssen und strikt beachtet werden sollten. Bevor man mit der Planung der Acts, Bühnen und Shows beginnen kann, ist die Budgetierung anhand von geplanten Teilnehmerzahlen, Dauer, Raum- und Infrastruktur, Technik etc. einer der entscheidendsten Punkte für den gesamten Event. Da man meist in einzelnen Ressorts arbeitet, ist es sehr wichtig, dass jedes Ressort über seine finanziellen Mittel Bescheid weiss. Das Organisationskomitee stellt einen solchen Budgetplan auf und stellt diesen den Ressorts vor. Meist baut man einen kleinen finanziellen Puffer für unvorhergesehene Kosten ein. Darüber werden die jeweiligen Ressorts nicht in Kenntnis gesetzt ;).
P 3: Grobes Eventkonzept für Bewilligung und Behörden
Sobald man die oben aufgeführten Punkte alle in einem Konzept niedergeschrieben hat und alle möglichen Fragen anhand dieses Konzepts geklärt werden konnten, wird es bei den Behörden eingereicht und die Bewilligung muss abgewartet werden. Ein solches Konzept zeigt alle relevanten Punkte für die Behörden auf und erklärt diese ausführlich. Die wohl wichtigsten Elemente sind ein gutes Sicherheitskonzept mit Infrastruktur- und Notfallplänen, eine übersichtliche Zugangsmatrix und ein durchdachtes Abfall- und Sanitärkonzept. Ebenfalls von grosser Wichtigkeit ist ein Organigramm, welches festlegt, wer macht was, wie ist man erreichbar und welche Erfahrungen bringt die Person mit. Sind all diese Fragen, aus Sicht der Behörden, ausreichend beantwortet steht der aktiven Planung des Events nichts mehr im Wege.
P 4: Datum, Zeit und Ort des Events definieren und klar kommunizieren.
Die drei Faktoren Datum, Zeit und Ort darf man bei der Planung nicht unterschätzen. Selbst die kreativsten und schönsten Konzepte sind gescheitert, wenn am gleichen Datum in der Nähe ein ähnlicher Event stattfindet. Deshalb ist es wichtig, dass man diese Punkte im Vorfeld abklärt um so Überschneidungen zu vermeiden. Um weitere Konkurrenz zu minimieren ist es ratsam sein Netzwerk und Umfeld zu informieren an welchem Datum welcher Event geplant ist. Auch Schul- und Semesterferien können je nach Event einen negativen Einfluss in Bezug auf Besucherzahlen auf die Veranstaltung haben. Ein weiterer schwer planbarer Faktor ist das Wetter, vor allem wenn es sich um einen Outdoor Event handelt. Somit ist es wenn möglich immer gut, ein Ausweichdatum zu definieren und dieses von Anfang an zu kommunizieren, damit Besucher und Besucherinnen wissen, dass der Event unter Umständen verschoben wird.
P 5: Offene Kommunikation mit euren Followers, Gästen und möglichen Besuchern.
Langes Herauszögern von Line up, Location oder Specials kann eine Strategie sein, jedoch benötigt diese enorm viel Aufwand und Content, um die Leute bei Laune zu halten. Viele Besucher und Besucherinnen brauchen eine gewisse Planbarkeit um Ferien oder Reisepläne aufzustellen, da man oftmals als Personengruppe an Events reist. Darum ist es wichtig die Dauer den Ort und gewisse Teile des Line up`s von Anfang an zu kommunizieren. Vor allem mit dem Line up kann man oft grosse Mengen von Leuten dazu bewegen ein Ticket zu kaufen und so etwas Geld für die Vorauskasse zu generieren.
Anhand des oben aufgezeigten 5-Punkte Plans kann man nachvollziehen, was nötig ist, um eine Eventplanung in Angriff zu nehmen. Natürlich gibt es immer wieder unvorhergesehene Stolpersteine, die man bewältigen muss, jedoch sind diese mit einem guten Konzept in der Regel zu bewältigen.
