Der öffentliche Sektor gilt, wenn es um digitale Transformation geht, normalerweise nicht als Paradebeispiel. Obwohl Bund, Kantone und Gemeinden bereits verschiedene, oftmals kundenorientierte Angebote realisiert haben, bergen nach wie vor verwaltungsinternen Aufgaben grosses Digitalisierungspotential. Den Mitarbeitenden kommt eine entscheidende Rolle zu, wenn es um diese Digitalisierung der Verwaltung „nach innen“ geht.
Digitalisierung nach aussen
Wie in der Privatwirtschaft geben auch im öffentlichen Sektor häufig die „Kunden“ den Impuls zur Digitalisierung. Bei einer Kantonsverwaltung sind die „Kunden“ die Einwohnerinnen und Einwohner, die Gemeinden, Akteure aus der Wirtschaft oder weitere Anspruchsgruppen. Sie erwarten von der kantonalen Behörde zunehmend digitale Angebote mit hoher Benutzerfreundlichkeit, wie sie es sonst auch gewohnt sind.
Der Kanton Aargau hat in den vergangenen Jahren diesen Impuls aufgenommen und mit verschiedenen Angeboten im Bereich der kundenorientierten Digitalisierung einen Mehrwert für seine Anspruchsgruppen geschaffen:
- „Smart Service Portal“: Gemeinsam mit den Gemeinden hat der Kanton Aargau eine E-Transkriptionsplattform realisiert, über die Einwohnerinnen und Einwohner zahlreiche kantonale oder kommunale Behördengänge elektronisch und rund um die Uhr durchführen können.
- „Open Government Data“-Portal: Über dieses Portal des Kantons können offene und frei zugängliche Verwaltungsdaten gefunden, ausgewertet und auch ausserhalb der Verwaltung weitergegeben werden.
Digitalisierung auch „nach innen“
Das sind zwei grossartige Beispiele dafür, wie sich die kantonale Verwaltung als serviceorientierte Organisation positioniert und das erklärte Ziel der digitalen Verwaltung schrittweise vorantreibt. Jedoch sind innerhalb von kantonalen Verwaltungen umfangreiche Datenbestände vorhanden, die der Öffentlichkeit nicht als offene Verwaltungsdaten zur Verfügung gestellt werden können. Sie werden vielmehr durch die Mitarbeitenden für eine verwaltungsinterne Aufgabe gesammelt, aufbereitet und ausgewertet. Eine erfolgreiche Digitalisierung innerhalb des öffentlichen Sektors bedeutet also nicht nur, digitale Angebote für externe Anspruchsgruppen zur Verfügung zu stellen. Es bedeutet auch, die digitale Transformation hinsichtlich der eigenen Aufgaben voranzutreiben.
Die Smartness der Verwaltungsmitarbeitenden
In einer Zeit, in welcher Konzepte wie „Smart Government“ den öffentlichen Sektor prägen, stellt sich die Frage, was es zum smarten Mitarbeitenden braucht, der diese Digitalisierung „nach innen“ mitgestalten und prägen kann. Die folgenden mitarbeiterbezogenen Erfolgsfaktoren berücksichtigen einerseits die Besonderheiten von Verwaltungsangestellten und gelten andererseits als zentral für den Prozess hin zu einer digitalen Verwaltung:
- Haltung: Daten können von den Mitarbeitenden noch stärker als strategisches Gut angesehen werden, die es systematisch und effizient zu nutzen gilt.
- Kulturwandel: Gefässe und Zeitfenster müssen von Arbeitgeberseite her geschaffen werden, damit Mitarbeitende sich mit innovativen digitalen Möglichkeiten auseinandersetzen und diese trotz risikoaversem Umfeld erproben können.
- Fähigkeiten: Die Mitarbeitenden der öffentlichen Verwaltung müssen neue methodische, technologische und bereichsübergreifende Fähigkeiten aufbauen, damit neue Aufgaben der digitalen Transformation bewältigt werden können.
- Arbeitsweise: Die digitale Transformation verlangt die Weiterentwicklung der stark funktionsbezogenen hin zu einer kollaborativen, agilen Arbeitsweise und die stärkere Gewichtung des Wissensmanagements.
- Einbezug und Ermutigung: Der Digitalisierungsprozess fordert einen starken Einbezug und die kontinuierliche Ermutigung der Mitarbeitenden, ihre fachspezifische Kompetenz im Rahmen des Transformationsprozesses einzubringen.
Von Arbeitgeberseite sind gezielte Investitionen nötig, wenn diese Faktoren berücksichtigt werden sollen. Im Gegenzug bewirken sie jedoch, dass die digitale Transformation auch im öffentlichen Sektor ihr volles Potential entfalten kann und sich positiv auf Ressourcen und Effizienz auswirkt.
