Bist Du in der Situation, dass deine hochqualifizierten IT-Mitarbeitenden, die medizinische Fachanwendungen weiterentwickeln, einen hervorragenden Job machen, jedoch noch keine strukturierte Übersicht über alle einmaligen und wiederkehrenden Aufgaben haben, da bisher alles ad-hoc gelöst wurde?
Mit dem neuen Planner von Microsoft 365 und einigen organisatorischen Maßnahmen löst Du das Problem.
Du willst hauptsächlich folgende Anforderungen erfüllt haben:
- Alle einmaligen und wiederkehrenden Aufgaben müssen übersichtlich für alle Mitarbeitenden an einem zentralen Ort als Kanban-Board und als Liste zur Verfügung stehen.
- Es sollen umfangreiche Filter- und Auswertungsmöglichkeiten bereitgestellt werden.
- Du willst eine schnelle Lösung und hast keine Zeit und Lust auf komplizierte und teure Softwarelösungen.
- Du willst, dass die Mitarbeitenden hinter der Lösung stehen.
In diesem Beitrag erkläre ich dir was der Planner bietet und wie wir organisatorisch sicherstellen, dass wir den Überblick behalten.
Die wertvollen Elemente unseres Kanban-Boards
- Das Board enthält beliebig viele, auf dein Aufgabengebiet passende Spalten, die den Lebenszyklus der Aufgaben darstellen. Die darin bewirtschafteten Aufgaben können mittels drag&drop in die nächste Phase übergeben werden.
- In der ersten, statischen Spalte werden die wiederkehrenden Aufgaben bewirtschaftet. Du verpasst also keine wichtigen und regelmäßig zu erledigenden Aufgaben mehr.
- Mit Checklisten innerhalb der Aufgaben kannst Du einzelne Teilaufgaben abwickeln, falls zum Beispiel mehrere Mitarbeitende an einer Aufgabe arbeiten.
- Die Aufgaben können beliebig kategorisiert werden und sind dann farblich gekennzeichnet. In unserem Fall unterscheiden wir nach Bezeichnung der jeweiligen Fachapplikation und ob es sich um Weiterentwicklungs- oder Supportanfragen handelt.
- Erledigte Aufgaben werden automatisch ausgeblendet und in unserem Fall in eine eigene Spalte „Erledigt“ verschoben. So können wir jederzeit ausweisen, wie viele Aufgaben gesamthaft erledigt wurden.
Durch das konsequente Setzen von Terminen und Zuweisen einer Aufgabe an deine Mitarbeitenden, haben diese durch ausgeklügelte Filterfunktionen die Möglichkeit, nur die ihnen zugewiesenen Aufgaben als Liste anzeigen zu lassen. Sie erkennen sofort welche Aufgaben anstehen oder überfällig sind.
Sämtliche relevanten Schritte werden innerhalb der Aufgaben als Kommentar erfasst. Der Fortschritt wird mittels Zeitstempel dokumentiert und kann nicht mehr rückgängig gemacht werden.
Zudem werden alle Teammitglieder mit einer eMail-Benachrichtigung über den aktuellen Stand informiert sobald ein Kommentar erfasst wurde.
Sind wertvolle Informationen (Spezifikationen) vorhanden, die Du in Dokumenten verfügbar hast und den Aufgaben anhängen willst? Dann nutze die sehr hilfreiche Funktion „Anlage hinzufügen“ um beliebig viele Anhänge hochzuladen.
Du erhältst durch umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten (Diagramme, Zeitpläne) Auskunft darüber welche Anzahl an Anfragen und Kategorien, mit welcher Priorität dein Team realisiert hat und wo ihr in Verzug seid.
Mit organisatorischen Maßnahmen die Bewirtschaftung sicherstellen
Um die Bewirtschaftung dieser Vielzahl an Aufgaben sicherzustellen, schaffst Du – ganz nach dem Ansatz von Scrum – ein neues Gefäß: Das „(Weekly)-Standup“-Meeting“.
- Dieses findet immer am selben Wochentag zur selben Uhrzeit statt.
- Das Team bespricht neue Anfragen, priorisiert diese, weist sie jemandem zu, tauscht den Status der laufenden Aktivitäten aus, bespricht allfällige Hindernisse und feiert Erfolge.
- Das neu geschaffene Kanban-Board ist die Grundlage.
- Das Meeting ist begrenzt auf 30 Minuten. Danach geht es zusammen in die Kaffeepause.
- Schöner Nebeneffekt: Du stärkst den Team-Spirit immens!
Fazit und Optimierungspotential an die Adresse von Microsoft
Die beschriebenen Funktionen erfüllen unsere Anforderungen größtenteils. Wir sehen aber noch Optimierungspotential:
- Verschiebst Du einzelne Aufgaben in einen anderen Aufgabenplan, dann werden alle bisher erstellten Kommentare gelöscht – und Du verlierst so den wertvollen Verlauf.
- Es können keine zusätzlichen Felder geschaffen werden, die für den Eintrag von gewissen Werten wertvoll wären. Für uns nützlich wäre zum Beispiel ein Feld für den effektiv geleisteten Aufwand pro Aufgabe oder eine vorgängige Aufwandschätzung.
- Die eMail-Benachrichtigung bei der Kommentarfunktion ist hilfreich. Schön wäre es jedoch, wenn die Benachrichtigung auf nur einzelne Mitglieder eingegrenzt werden könnte und nicht jedes Mal alle mit einer Nachricht bedient würden.
