Für den Erfolg von Requirements Engineering sind gemäss Fachliteratur neun Grundprinzipien zu befolgen. Eines davon ist das gemeinsame Verständnis. Hinter diesem Begriff verbergen sich aber mannigfaltige Herausforderungen – insbesondere im globalen Kontext. Dieser Blogbeitrag fasst die Problematik zusammen und zeigt Lösungsansätze aus Sicht von einem Inhouse ERP Berater auf.
In meiner mehrjährigen Tätigkeit durfte ich einige ERP Einführungs- und Erweiterungsprojekte begleiten. Dies nicht nur in nationalem, sondern auch in internationalem Umfeld. In dieser Zeit bin ich zur Erkenntnis gekommen, dass nebst dem fachlichen Know-how auch das gemeinsame Verständnis für den Projekterfolg elementar ist.
Was ist das «gemeinsame Verständnis»?
Das gemeinsame Verständnis setzt sich aus zwei unterschiedlichen Arten zusammen. Beide sind wichtig, aber deren Kontrolle ist herausfordernd:
Explizites gemeinsames Verständnis
Dieses Verständnis kann durch ermittelte, vereinbarte und dokumentierte Anforderungen festgehalten werden. Dieses ist den Involvierten bekannt und im Bedarfsfall kann auf dieses zurückgegriffen werden. Das explizite Verständnis ist klassischerweise im Anforderungsdokument zu finden und ist somit ein Resultat aus dem Requirements-Engineering-Prozess.
Implizites gemeinsames Verständnis
Das implizite Verständnis basiert auf gemeinsamen Werten und angenommenen Wissen. Man geht davon aus, dass die Involvierten über dasselbe Verständnis verfügen. Dieses Wissen ist nicht festgehalten, sondern in den Köpfen vorhanden oder in deren Kultur verankert.
Was bedeutet dies? Das explizite gemeinsame Wissen ist einfacher sicherzustellen. Voraussetzung hierzu ist eine gemeinsame Kommunikationssprache. Dies ist in meinem Umfeld Englisch. Aber auch in solchen Fällen können Verständigungsprobleme auftreten. Viel aufwändiger und vielschichtiger gestaltet sich das implizite gemeinsame Verständnis. Denn ein unterschiedlicher Kulturkreis gepaart mit einer anderen Zeitzone und anderer Muttersprache, muss sorgfältig Rechnung getragen werden. Im nachfolgenden Abschnitt folgen bewährte Tipps aus der Praxis, unterteilt in die beiden Arten.
Tipps aus der Praxis
Explizites gemeinsames Verständnis
- Zentral geführter Glossar. Dieser muss stets aktuell und den Involvierten bekannt sein.
- Anforderungen und Bedürfnisse zentral festhalten. Unbedingt das Dokument mit den Involvierten durchsprechen und regelmässig prüfen.
- Obschon Englisch eine Weltsprache ist, bedeutet dies nicht, dass alle Involvierten dieser mächtig sind. Darum Grafiken, Zeichnungen oder Screenshots zur Verdeutlichung einsetzen.
- Möglichst bald einen Prototyp erstellen. Im ERP-Umfeld eignet sich der Aufbau von einer Testumgebung am besten dazu.
Implizites gemeinsames Verständnis
- Sich vor dem Projektstart eingehend mit der Kultur auseinandersetzten. Sollte dieses Wissen nicht vorhanden sein, unbedingt externe Beratung beiziehen. Eine Investition in dieses Know-how ist sinnvoll und gut investiertes Geld um einen Projekterfolg zu unterstützten.
- Nebst den kulturellen Gegebenheiten unbedingt auch die Hierarchie beachten. Ein unbewusstes Übergehen kann einiges an Problemen verursachen. Auch mit Kritik vorsichtig umgehen. Je nach Kulturkreis kann diese aus eigener Erfahrung anders interpretiert werden. Davon abgeleitet muss eine klare Kommunikation etabliert werden: Wer interagiert mit wem? Wer rapportiert an wen? Wer ist in welcher Rolle tätig?
- In Zeiten von Reisebeschränkungen und aufkommenden Videokonferenzen dürfen Workshops vor Ort nicht gänzlich vergessen gehen. Aus meiner Erfahrung können Defizite im gemeinsamen Verständnis auf diese Weise einfacher identifiziert werden. Denn Gesten abseits des Videobilds, aber auch die vorherrschende Stimmung kann über Videotelefonie nicht vollends wahrgenommen werden. Zudem sind solche Besuche fördernd für das kulturelle Verständnis auf beiden Seiten.
Weiterführende Links:
Effizientere Projekte durch interkulturelle Kompetenz! (HSLU Blogbeitrag): https://blog.hslu.ch/informatik-wb/2021/05/04/effizientere-projekte-durch-interkulturelle-kompetenz/
8 Tipps für internationale Zusammenarbeit im Projektmanagement: https://www.braintool.com/blog/8-tipps-internationales-projektmanagement/
Erfolgsfaktoren im internationalen Projektmanagement: https://www.projektmagazin.de/internationales-PM
