Genau DAS zu bekommen, was du in der aktuellen Situation erwartest oder benötigst, dann war der Prozess – der zu diesem Ergebnis / deinem Nutzen geführt hat – richtig.
Wie das Ergebnis zu Stande kam, ist nicht wichtig, Hauptsache das Ergebnis passt perfekt.
Gute Prozesse zu gestalten bedeutet deshalb zuerst, sich auf das Ergebnis zu fokussieren.
Seit Jahrzehnten werden laufend Staumeldungen gesammelt und, seit dem Aufkommen von Lokalradios, mit Hörermeldungen ergänzt. Wer zur richtigen Zeit Radio hört, bekommt die Information, wo es wieviel Stau hat.
Und was möchtest du wirklich wissen? Eigentlich nur wie du ich am schnellsten von A nach B kommst und wann du ungefähr dort bist. Die Staumeldungen helfen da nur zum Teil weiter!
Kombiniert mit verschiedenen möglichen Routen und einer Zeitschätzung, ist der Nutzen des Ergebnisses, wie es zum Beilspiel Google mit Routenvorschlägen liefert, viel wertvoller.
Am schnellsten von A nach B gelingt wahrscheinlich über die Route mit den wenigsten Staus. Für die Ermittlung der idealen Route, dem besten Ergebnis, ist es wichtig zu wissen, wo es Stau hat. Die Stauinformation als solches ist kein wirklich nützliches Ergebnis.
Der Prozess Routenplanung von Google zeigt dir also die freie Strasse (wenn es sie gibt 😉).
Das Ergebnis definiert die Anforderungen an den Prozess
Das richtig gute Ergebnis ist der Erfolgsgarant für den Prozess. Deshalb beschäftigen wir uns zuerst mit dem zu liefernden Ergebnis. Das gilt sowohl für manuelle Prozesse, gemischte Prozesse (Mensch mit Softwareunterstützung) oder reinen Softwareprozessen (Programme wie z.B. Googles Routenplanung).
Dabei sind folgende Fragen, je nach Situation adaptiert, zu beantworten:
- Wer bekommt das Ergebnis
- Unter welchen Rahmenbedingungen bekommt er es
- Was erwartet er
- Wie soll es aussehen
- Wieviel
- Was macht der Empfänger damit
- Welche Verwendung könnte erleichtert oder gar aktiv unterstützt werden
- Was kann dem Empfänger noch zusätzlich geboten werden
Mindestens in einer ersten Phase sollten die Anforderungen lösungsneutral sein. Eine Anforderung «es braucht eine Liste mit allen Staus», gemäss obigem Beispiel, schränkt die möglichen Lösungen stark ein und führt zu einer Einengung des Prozessergebnisses.
Das Ergebnis als Aufgabenstellung für die Prozessgestaltung
Mit dem präzise formulierten, erwarteten Ergebnis ist nun die Aufgabe für den Prozess klar. Mit der Fragestellung welche Merkmale eine gute Aufgabenerfüllung des Prozesses hat, gelangen wir zu den Prüfkriterien, die im Rahmen des Prozesses zu erfüllen sind.
Somit können die notwendigen Tätigkeiten und Funktionen für die Ausführung, den eigentlichen Prozess bzw. das Programm beschrieben werden. Wichtig ist dabei auch die Frage wer/wie – Mensch oder Maschine (Software) – um die Potentiale der Digitalisierung optimal zu realisieren.
Auch gute Prozesse erzielen nicht immer auf Anhieb das beste Ergebnis
Die laufende Überprüfung des Prozessergebnisses auf Verbesserungsmöglichkeiten ist eine elementare Aufgabe des Prozessmanagements. Entspricht das Ergebnis den Anforderungen, werden die Merkmale zur guten Aufgabenerfüllung erreicht? Die Abweichungen sollen systematisch ermittelt und die daraus erkannten Anpassungen als kontinuierliche Verbesserung in die Ausführung einfliessen.
Und wie mit einem gutem Prozess und mit Kreativität auch noch freie Strassen erreicht werden können, siehst du auf dem folgendem Video
