Scannen und speichern, so einfach ist Digitalisierung in der Theorie und trotzdem liegt noch bei vielen der analoge Papierberg zu Hause. In diesem Blog zeige ich dir die Vorteile des digitalen Büros, Hilfsmittel dazu und was uns betreffs Zugänglichkeit bewusst sein muss.
Entwicklung der Digitalisierung
Bereits vor 45 Jahren hat George E. Pake (damals Head of Xerox Corp’s Palo Alto Research Center) vorausgesagt, dass wir eines Tages vor Bildschirm und Tastatur sitzen und Knöpfe drücken. „I don’t know how much hard copy I’ll want in this world[1].“ Der Prozess der Digitalisierung ist offensichtlich im Gange. Aus verschiedenen Gründen sind wir aber noch von hard copies umgeben. Ein aktuelles Beispiel aus der Arbeitswelt im Zusammenhang mit der Corona Krise unterstreicht dies. Das Bundesamt für Gesundheit sammelt die Fallmeldungen per Fax, Post oder telefonisch [2].
Wie weit digitalisiert sind wir denn zu Hause in unseren privaten Büros und was sind gute Gründe zur Digitalisierung?
Vorteile der Digitalisierung
Es gibt viele Gründe, unsere persönlichen Daten zu digitalisieren. Eine Forschungsstudie mit 39 Personen zum Thema „Going Paperless with Electronic Data Safes: Information Ecology Fit and Challenges“ hat folgendes über die Motivation der Digitalisierung genannt [3]:
- Schutz vor Verlust
- streben nach dem papierlosen Büro
- allgegenwärtiger (besserer) Zugang
- Verwendung in digitalen Transaktionen
- Platz sparen
- verbesserte sharing Funktionen
Hilfsmittel und Möglichkeiten
Neben lokalen Möglichkeiten mit Harddisks gibt es auch die Möglichkeit, Daten online zu speichern. Es gilt dort, ein geeignetes Tool zu finden, wo wir die digitalisierten persönlichen Daten speichern, finden, verwalten und organisieren können. So gibt es neben NAS oder Eigenkreationen diverse Filehosting Anbieter. Die Bekanntesten dort sind Dropbox, Google Drive, iCloud, Microsoft OneDrive, Spider Oak und WeTransfer [4]. Diese online Verwaltung bietet neben den allgegenwärtigen Zugriffsmöglichkeiten auch den des Zugriff für Drittpersonen.
Bewusstsein im Umgang mit persönlichen Daten
Mit der Einführung der «Data Value Zone» bietet die bereits erwähnte Forschungsarbeit Hilfe im Umgang mit unseren persönlichen Daten an [3]. Diese Zonen helfen zu verstehen, auf welchem Level die Herausforderungen der Cloud Services sind, wenn sie gleichzeitig persönlichen wie auch Speicher mit sharing Funktionen anbieten.
Data Value Zones [3]
Die Core Zone ist der Ort, wo sehr private Informationen und Daten gespeichert werden. Ein Beispiel ist ein verschlüsselter Passwort Manager, der (eigentlich) Niemandem Zugang erlaubt. Der Inhalt der Personal Zone ist persönlich und kommt von Ausserhalb oder wurde dort erzeugt – zum Beispiel Backups. Für den Informationsaustausch ist die Sharing Zone gedacht. Ausgewählte Inhalte der Personal Zone können dort hinein, wie zum Beispiel Fotos oder Bankdaten. Die sharing Funktion kann hier in einem kontrollierbaren Masse ausgeführt werden. Schliesslich kommen dann Plattformen wie Facebook, LinkedIn und Co., welche sich in der Public Zone befinden – hier ist der Zugriff annähernd uneingeschränkt.
Zusammengefasst ist die Digitalisierung im Gange und die Vorteile liegen auf der Hand. Beim Umgang mit unseren Daten müssen wir uns aber stets bewusst sein, welche Tools uns in welchem Masse unterstützen und für was wir sie einsetzen können/möchten in Bezug auf deren Sicherheit.
Ist dein Büro schon papierlos? Wie hast du das organisiert?
Bin gespannt auf eure (digitalen) Kommentare!
Quellenverzeichnis
[0] Titelbild, Analoger Papierberg, Shutterstock, Mai 2020
[1] Artikel, Business Week, 30. Juni 1975
[2] BAG Meldeformular, https://www.bag.admin.ch/bag/de/home/krankheiten/infektionskrankheiten-bekaempfen/meldesysteme-infektionskrankheiten/meldepflichtige-ik.html, Mai 2020
[3] Pfister J., Schwabe G., Going Paperless with Electronic Data Safes: Information Ecology Fit and Challenges, International Conference on Information Systems (2016), https://www.zora.uzh.ch/id/eprint/129483/1/viewcontent.pdf
[4] Cloud Storage, https://de.wikipedia.org/wiki/Filehosting, Mai 2020
