Die digitale Transformation ist in allermunde. Häufig hört man Aussagen wie «wir digitalisieren unser Unternehmen» und eigentlich gemeint damit war «wir nutzen Teams als Kommunikationsmittel und unsere Dokumente sind nun auf Sharepoint». Aber es gehört natürlich vielmehr dazu. Einen wesentlichen Beitrag zur digitalen Transformation kann durch die Automatisierungen von Geschäftsprozessen erzeugt werden.
Wie wird man also einer Digitalen Transformation gerecht?
Leider gibt es dazu kein Wundermittel! Es ist eine komplexe Tätigkeit, ein Unternehmen oder auch nur einen Fachbereich zu transformieren. Es gibt viele Hürden, die bewältigt werden müssen. Die Überzeugungsarbeit fängt bereits bei der Geschäftsleitung an und geht bis zu den Sachbearbeitern. Viele davon sind anfangs skeptisch, und manche stellen sich sogar ganz in den Weg. Obendrein hat jeder Fachbereich seine eigenen angepassten Systeme, die mittlerweile als unverzichtbar gelten und nicht mehr wegzudenken sind.
Oft verteidigen Fachbereiche ihre individuellen «Gärtchen» – ihre spezifischen Systeme, Prozesse und Wissensgebiete – aus Angst vor Kontrollverlust oder Veränderung.
Es existieren viele «Gärtchen», in die man treten könnte. Oft verteidigen Fachbereiche ihre individuellen «Gärtchen» – ihre spezifischen Systeme, Prozesse und Wissensgebiete aus Angst vor Kontrollverlust oder Veränderung. Aber anstatt auf die möglichen Problematiken einzugehen, widme ich mich hier einem «Happy Path» und wir stellen uns mal vor, all diese Probleme wurden bereits beseitigt. Wir können uns somit auf eine spannende Umsetzung mit einer Digitalisierungsplattform freuen.
(Bildquelle: chatgpt.com).
Einsatz einer Digitalisierungsplattform
Wir haben also eine IT-Umgebung mit einer grossen Diversität an Systemen und bestehende Prozesse, welche nicht immer vollständig dokumentiert sind. Und genau hier kommt unsere Digitalisierungsplattform ins Spiel! Mit einer Plattform lassen sich mit Leichtigkeit verschiedene Systeme anbinden. Sie bietet eine zentrale Infrastruktur, um Prozesse ganzheitlich zu betrachten und zu automatisieren. Anstatt viele «Teilprozesse» in den jeweiligen Systemen zu haben, ermöglicht es die Plattform den gesamten Prozess abzubilden. Die Vernetzung aller Systeme bietet somit einen durchgängigen, unterbrechungsfreien Informationsfluss. Und das Beste, die «BPMN-Dokumentation» wird bei einer Implementierung kostenlos miterzeugt und bleibt somit auch immer aktuell! Natürlich darf dann nicht nur der technische Prozess abgebildet werden.
einfache Orchestrierung von Benutzern, Prozesse und Anwendungen
Vorteile und Herausforderungen von Digitalisierungsplattformen
Diese Konstellation bietet einer Plattform viele Vorteile, einer davon ist die einfache Orchestrierung von Benutzern, Prozesse und Anwendungen. Dabei können harmonisch geführte Workflows entstehen. Die Benutzer müssen sich bei einem geführten Prozess um fast nichts mehr kümmern, die Aufgaben erhalten sie direkt von der Plattform und sind nicht in drei verschiedenen Anwendungen verstreut oder kommen per Mail. Wenn die Aufgabe geöffnet wird, haben die Benutzer direkt alle notwendigen Informationen. Sie können gleich mit der eigentlichen Tätigkeit beginnen und sobald diese Aufgabe abgeschlossen wird, kümmert sich die Plattform um alles weitere. Das heisst die Plattform könnte bei Abschluss beispielsweise:
Die Kundendaten im ERP anpassen, eine Mutationsaktivität im CRM anlegen, eine Kundenbestätigung versenden und zeitgleich eine neue Aufgabe für den Kundenbetreuer erzeugen.
Durch solche Automatisierungen ist das Potential der Zeitersparnis enorm, zudem wird auch die Qualität des Prozesses verbessert. Arbeitsschritte werden zusammengefasst und Medienunterbrüche eliminiert. Der Benutzer wird durch den Prozess geführt und seine Eingaben werden validiert. So entfällt die Notwendigkeit, sich in der heutigen schnelllebigen Welt alles merken zu müssen. Und der Mitarbeiter kann seine Ressourcen für andere wichtigen Themen einsetzen.
Plattformen können zudem «Processmining» betreiben, um wichtige KPI’s (Key Performance Indikators) aufzuzeichnen. Diese liefern eine fundierte, datenbasierte Grundlage für Analysen. So können Sie nicht nur Prozesse gezielt optimieren, sondern auch frühzeitig mögliche Trends oder neue Geschäftschancen erkennen.
Ein weiterer Vorteil ist, wie einfach ein Prozess entwickelt werden kann. Ein Mitarbeiter braucht keine Erfahrung als Softwareentwickler um einen normalen Prozess digitalisieren zu können. Es ist viel wichtiger das die Anwender der Plattform das Business verstehen, denn ihre Kunden sind die internen Mitarbeiter und Fachabteilungen. Sie werden somit schnell ein Bindeglied zwischen IT und Business. Die Möglichkeit Prozesse selbstständig umzusetzen zu können ist ein Schlüsselfaktor. Diese reduziert die Abhängigkeit zu Softwarelieferanten vehement und beschleunigt je nach Eigeninitiative die digitale Transformation des Unternehmens.
Bevor Prozesse optimiert werden können, ist es besonders wichtig, sie zuerst zu analysieren und zu verstehen
Leider ist diese Möglichkeit Prozesse selbst abzubilden auch verlockend. Es verleitet schnell auf Automatisierungen zurückzugreifen, ohne vorher zu prüfen, inwiefern dieser Prozess bereits tauglich für eine Digitalisierung ist. Bevor Prozesse optimiert werden können, ist es besonders wichtig, sie zuerst zu analysieren und zu verstehen. Ein Ablauf welcher unnötigen Arbeitsschritte oder viele manuelle Eingriffe erfordern, kann nie richtig funktionieren. Dies führt dann zu neuen Problemen und mindert vehement die Akzeptanz für weitere Automatisierungen. Auch die Vorstellung das eine Digitalisierung eines Prozesses einmal fertig wäre, ist ein Trugschluss. Ein Prozess muss leben können, um sich den Gegebenheiten anzupassen. Werden neue Anforderungen an einen Prozess nicht umgesetzt, entstehen zwangsläufig unerwünschte Workarounds!
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Sind Digitalisierungsplattformen: Ein Gamechanger für Automatisierungen?
Ja! Sofern die grundlegenden Voraussetzungen und die Herangehensweise stimmen. Andernfalls wird die Plattform nur zu einem weiteren „Gärtchen“ in eurer Systemlandschaft.
