Die öffentliche Verwaltung vereint Rechtsstaatlichkeit, Transparenz, Sicherheit und Stabilität, während Digitalisierung Schnelligkeit, Agilität und Innovation eröffnet. Dieses Spannungsfeld macht die digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung besonders anspruchsvoll. Wirtschaft und Gesellschaft schreiten rasch voran, doch die Verwaltung wirkt auf den ersten Blick oft zurückhaltend und träge. Ist die öffentliche Verwaltung überhaupt digitalisierbar?
Transformation ist King
Digitalisierung ist kein technischer Mechanismus, sondern ein Transformationsprozess: gemäss Fachpersonen leistet neue Technologie nur rund 30 % des Wandels, die anderen 70 % kommen von Personen bzw. aus dem System, in dem man als Person tätig ist. Was passiert aber, wenn dieses System aus wichtigen Gründen gar (amts-)hierarchisch ist und durchwegs politisch gesteuert wird? Reicht es zu sagen: «Ab morgen arbeiten wir alle agil»?
Digitalisierung ist nicht optional
Bevölkerung und Wirtschaft erwarten heute Dienstleistungen der öffentlichen Hand, die so intuitiv funktionieren wie private Onlineangebote. Ohne Digitalisierung leidet nicht nur die antragsstellende Partei, sondern auch die Leistungsfähigkeit der Verwaltung selbst:
- Effizienzgewinne durch automatisierte Prozesse
- Transparentere Prozesse für Leistungsbezüger
- Geringere Kosten für alle Parteien
- Bessere Zusammenarbeit über Behörden hinweg
- Attraktivere Arbeitsplätze für Verwaltungen in Zeiten akuten Fachkräftemangels
Politische Rahmenbedingungen als Zünglein an der Waage
Digitalisierung ist eine Grundvoraussetzung dafür, dass der Staat auch zukünftig funktionsfähig bleibt. Doch die zuständige Behörde hat nicht den freien Entscheidungsraum, wie wir diesen erwarten würden. Entscheidet in der Privatwirtschaft der Verwaltungsrat als oberstes Gremium über Budget und gibt in der Regel relativ freie Hand für die Umsetzung an die geschäftsleitenden Personen, so ist in der Verwaltung ein Heer an Vorgaben und Regulatorien zu berücksichtigen. Eindrücklich zeigt dies die systematische Rechtssammlung des Kantons Luzern. Nebst einer Kaskade an Zielen aus einer Legislaturperiode des Parlamentes heraus bis hinunter zum Leistungsauftrag der Dienststellen, können jederzeit die Pläne einer Verwaltung durch politische Vorstösse wie beispielsweise Postulat und Motion beeinflusst werden.
Auch die kantonalen Beauftragten des Datenschutzes stellen in ihrer Rolle konkrete und konsequente Anforderungen an die Verwaltung, sei es als Hüter der Personendaten oder als Verfechter der Datensouveränität. Vor allem im Bereich der besonders schützenswerten Personendaten sind die Ansprüche des Datenschutzteams sowie der Bürgerinnen und Bürger sehr hoch. Aber auch das Beschaffungsrecht mit einer tiefen Limite von CHF 150’000 pro Projekt für eine «freie» Beschaffung stellt für modernes, inkrementelles und agiles Projektmanagement eine klare Hürde.
Mindset als Gamechanger
Viele Digitalisierungsprojekte scheitern nicht an der Technik, sondern am fehlenden kulturellen Fundament. Ein effektiver Wandel benötigt ein durchgängiges digitales Mindset:
- In der Verwaltung selbst: Offenheit für neue Arbeitsweisen, Prozessdenken, klare Verantwortlichkeiten, Bereitschaft zur Automatisierung. Neuen Kulturwerten.
- In der Exekutive: Mut zu strategischen Prioritäten, Förderung von Innovation, Schaffung der organisatorischen Grundlagen.
- In der Legislative: Verständnis für langfristige Investitionen, auch wenn der Effekt nicht sofort sichtbar ist. Sicherstellung der regulatorischen Voraussetzungen.
Gerade in Zeiten von makroökonomisch und makropolitisch „heissen Phasen“ aber auch in Phasen knapper finanzieller Mittel ist dieses Mindset entscheidend. Digitalisierung darf kein „Nice to have“ sein.
Ist eine Digitalisierung also unmöglich in der öffentlichen Verwaltung?
Eine Verwaltung kann nicht autonom entscheiden, wie viel und wie schnell sie sich digitalisiert. Budgethoheit und Zielsetzung liegen bei der Legislative, also beim Parlament. Hingegen trägt die Exekutive – also Regierung mit ihren Departementen/Amtsleitungen – die Verantwortung für die Umsetzung. Sie muss Prioritäten setzen, Projekte orchestrieren und den internen Kulturwandel vorantreiben. Das benötigt mehr Zeit und Durchhaltevermögen als in der freien Marktwirtschaft, ist aber machbar und mit einzelnen Projekten bereits sichtbar für Bürgerinnen und Bürger.
Fazit
Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung benötigt eine durchgehende Priorisierung der involvierten Parteien. Sie gelingt, wenn eine Kultur dafür geschaffen ist, Ziele klar definiert sind, diese politisch breit getragen werden sowie die monetären Mittel langfristig gesichert sind.
