Braucht es neben Email, MS Teams, Intranet etc. eine zusätzliche App zur internen Kommunikation? Für Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden ohne Computer am Arbeitsplatz unbedingt. Was es dabei zu beachten gilt, erfährst du hier.
Unternehmen sollten spätestens seit der Corona-Pandemie wissen, dass ein regelmässiger Austausch mit den Mitarbeitenden wichtig ist. Doch wie kommuniziert man virtuell mit Menschen, die keinen Zugang zu einem PC-Arbeitsplatz haben? Indem man sich für die Nutzung einer entsprechenden App, z.B. Beekeeper, entscheidet und von folgenden Vorteilen profitiert:
- Bilder und Videos sagen mehr als 1000 Worte
- Fast alle Mitarbeitenden besitzen heute ein Smartphone und können so erreicht werden
- Wichtige Informationen werden zeitnah allen Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt
- Interaktion mit allen Mitarbeitenden ist möglich
- Keine Schulung der Software nötig aufgrund der intuitiven Benutzeroberfläche
- Sichere Chat-Funktion und Nutzerverzeichnis
Im Sinne eines Erfahrungsberichts findest du nachfolgend die vier wichtigsten Schritte, die du bei der Einführung einer App zur internen Kommunikation beachten solltest:
Schritt 1 – die Geschäftsleitung für das Projekt begeistern
Ein digitales Projekt, das alle Mitarbeitende tangiert, muss in die übergeordnete Strategie der Unternehmenskommunikation eingebettet sein und zwingend von der obersten Führungsebene mitgetragen werden. Doch wie gelingt dies?
- Erstens indem der Nutzen für das Unternehmen anhand von Erfahrungsberichten vergleichbarer Firmen aufgezeigt wird. Nichts ist so vertrauenswürdig wie die persönliche Weiterempfehlung.
- Zweitens sollten den zusätzlichen Kosten mögliche Einsparungen gegenübergestellt werden. Wenn Drucksachen abgeschafft, veraltete Tools abgelöst oder Zeit eingespart werden kann, sind die wiederkehrenden Kosten der neuen Software kein Killerkriterium mehr.
- Zu guter Letzt muss das Management überzeugt sein, dass die vorgeschlagene Lösung die Grundziele der Informationssicherheit (Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit) erfüllt.
Schritt 2 – ein schlagkräftiges Projekt-Team bilden
Bei einem Unternehmen von 440 Mitarbeitenden genügt ein Kern-Team von vier Personen. Zwingend vertreten müssen die Bereiche IT und Personal sein. Zusätzlich benötigt das Projekt-Team mindestens eine Person, welche die Abteilung mit den meisten Mitarbeitenden ohne PC-Arbeitsplatz (z.B. Produktion) vertritt. In der Vorbereitungsphase sollten zusätzlich weitere Mitarbeitende aus verschiedenen Organisationseinheiten einbezogen werden. So ist sichergestellt, dass keine wichtigen Bedürfnisse und Fragen vergessen werden. Zudem können diese «Key-User» das Kern-Team beim Go-Live unterstützen.
Schritt 3 – Projektplan und Milestones
Ein Go-Live in vier Monaten ist realistisch, weil nicht viel «customized» werden kann. Der grösste zeitliche Aufwand liegt im Anlegen der Stammdaten (= Nutzer, Nutzergruppen und Berechtigungen). Daneben gilt es zu definieren, welche Funktionen der App genutzt und welche Inhalte bereitgestellt werden sollen.
Schritt 4 – einführen und ausprobieren
Es hat sich bewährt, dass vor dem offiziellen Go-Live alle Mitarbeitenden die App installiert und sich mindestens einmal eingeloggt haben. Dieser Prozess kann spielerisch mit einem kleinen Wettbewerb unterstützt werden. Der Startschuss der App erfolgt am besten im Rahmen einer Mitarbeiter-Info wo der Nutzen der App erklärt und auf die Spielregeln hingewiesen wird. Und das Wichtigste: die Organisation ermutigen loszulegen und auszuprobieren!
