Die richtigen Stakeholder, zum richtigen Zeitpunkt, für die richtigen Inputs – genau das braucht es, um den Brei nicht zu verderben oder plötzlich ein anderes Menü auf dem Tisch steht. Wenn du schon zu Beginn sorgfältig auswählst, dann gelingt es dir – hier einen Rezeptvorschlag aus der Küche der Requirement Engineers.
Du willst ein Projekt zum Fliegen bringen? Das ist von vielen Faktoren abhängig. Das Wichtigste ist, dass du schon von Beginn an die richtigen Stakeholder an Bord hast. Als Projektleitung oder Requirement Engineer äussern dir gegenüber die unterschiedlichsten Personen Wünsche, Ideen, Anforderungen etc.. Dies geschieht unkoordiniert und aus der Sicht der Inputgebenden ist alles projektrelevant. Doch was davon ist tatsächlich eine konkrete Anforderung? Und was davon ist wirklich projektrelevant? Eine Stakeholder-Map hilft dir zwar die relevanten Stakeholder aufzuführen, jedoch musst du diese zuerst noch identifizieren. Mit Hilfe des sogenannten Kontextdiagramms kannst du sie ausfindig machen.
Um zu den richtigen Anforderungen – und vor allem Stakeholder – zu kommen, braucht es ein Kontextdiagramm
Dank Kontextdiagramm Projektgrenzen erkennen. Um zu entscheiden, welche Inputs projektrelevant sind, muss du erst den Projektscope kennen, sprich, mit welchem Umfeld das Projekt oder der Prozess interagiert. Ist man nicht selbst die auftraggebende Person, sollte als Erstes beim Auftraggeber nachgefragt werden, ob der Scope und die Stakeholder bereits definiert sind.
Ist das nicht der Fall oder bist du selbst im Lead? Dann hilft folgendes Vorgehen:
- Projektscope festlegen. Wahrscheinlich gibt es bereits Stakeholder, die offensichtlich im Projekt involviert werden müssen. Mit ihnen lohnt es sich erste Gespräche zu führen und herauszufinden, was aus ihrer Sicht alles im Projektscope inbegriffen ist und was nicht.
Kommunikation ist ein wichtiges Werkzeug, um die Stakeholder an Bord zu holen
Hier ein paar Tipps zu Gesprächsführung
- Stakeholder-Liste und Map erstellen. Anschliessend erstellst du eine Stakeholder-Liste, auch wenn sie vorerst aus einer einfachen Auflistung der Namen besteht. Wichtig dabei ist, dass du interne, wie externe Stakeholder berücksichtigt. In einem zweiten Schritt teilst du die aufgeführten Stakeholder in einer Stakeholder-Map ein. Dort wird ersichtlich, wer was zum Projekt aussagen darf. Ebenfalls können weitere Informationen festgehalten werden, wie zum Beispiel, dass eine Beteiligte grosses Knowhow zum Projekt hat, obwohl sie nicht Entscheidungsträgerin ist. Diese beiden Schritte sind wichtig, damit du mit den richtigen Personen den nächsten Schritt durchführst.
Beispiel einer Stakeholder-Liste
Beispiel einer Stakeholder-Map
- Kontextdiagramm erarbeiten. Nun folgt die Kernaufgabe: Zusammen mit den identifizierten Stakeholdern erstellst du im Rahmen eines Workshops ein Kontextdiagramm. Dort schärfen du und die Beteiligten nochmals den Projektscope, indem aufgezeigt wird, mit welchen anderen Abteilungen, Systemen, Prozessen dein Projekt oder Prozess zusammenspielt und welche Datenflüsse ausgetauscht werden. Spätestens bei dieser Übung fällt dem Projektteam auf, ob ein Stakeholder (z.B. andere Abteilung) vergessen wurde, oder ob einer zu viel dabei ist, der seine Inputs zu einem angrenzenden Prozess/Projekt geben sollte.
Mehr Details zum Kontextdiagramm
- Stakeholder analysieren. Zum Schluss aktualisierst du die Stakeholder-Liste inkl. Rating in der Map und holst Gespräche mit denjenigen nach, die durch das Kontextdiagramm neu identifiziert wurden.
Jetzt kennst du den Umfang und die effektiv beteiligten Stakeholder. Von ihnen kannst du somit die geäusserten Wünsche, Ideen, Anforderungen aufnehmen und richtig beurteilen. Du hast nun die richtigen Zutaten für dein Requirements Engineering Rezept und bringst dein Projekt zum Fliegen!
Weiterführende Links:
