Der «Bottom-up»- und der «Top-down»-Ansatz schliessen sich bei der digitalen Transformation in der öffentlichen Verwaltung nicht aus. Dies zeigt ein Erfahrungsbericht aus der Stadt Adliswil. Das verbindende Element ist die Digitalisierungs-Roadmap. Dabei werden die übergeordneten Strategien mit den Digitalisierungsideen aus der Bevölkerung und Verwaltung systematisch verknüpft.
Soll die digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung über die drei föderalen Staatsebenen koordiniert «Top-down» umgesetzt oder besser mit konkreten Projekten und kleinen Schritten rasch „von der Basis aus“ vorangetrieben werden? Die bisherigen Erfahrungen der Stadt Adliswil zeigen, dass sich die zwei Ansätze nicht ausschliessen. Der «Bottom-up»-Ansatz erlaubt rasche Erfolge durch die Umsetzung von Einzelprojekten. Ein strategisches Vorgehen priorisiert, nutzt Synergien und behält das Ganze im Auge. Es braucht jedoch ein verbindendes Element zwischen rasch umgesetzten Einzelprojekten und der übergeordneten Strategie; im Falle von Adliswil ist das die Digitalisierungs-Roadmap. Sie verknüpft den übergeordneten, strategischen Ansatz mit den einzelnen Projektideen und Anliegen aus der Bevölkerung und der Verwaltung. Digitalisierungswürdige Prozesse werden damit identifiziert und priorisiert sowie mit Vorhaben von Bund und Kanton in Beziehung gesetzt.
Adliswil als «early adopter»
Seit 2014 treibt Adliswil die Digitalisierung in der Stadtverwaltung aktiv voran. Verschiedene Einzelprojekte zur Digitalisierung wurden umgesetzt, mit dem Ziel, den Einwohnerinnen und Einwohnern sowie Unternehmen rasch und konkret einen Mehrwert zu schaffen. Dazu zählt eine neue Website als zentralen Informations- und Kommunikationskanal, verschiedene Online-Dienste und ein Chatbot.
Damit die Transformation nach raschen Einzelerfolgen nicht ins Stocken gerät, muss sie mehr sein als die Digitalisierung von analogen Formularen. Diese Transformationsvorhaben sind für eine einzelne Verwaltung – insbesondere auf der Stufe Gemeinde – aufgrund der Abhängigkeiten und Kosten meist nicht mehr alleine zu bewältigen. Sie bedürfen einer engen Koordination und Kooperation mit anderen Gemeinwesen, insbesondere mit dem Kanton.
Digitalisierungs-Roadmap
Da kommt für Adliswil die Digitalisierungs-Roadmap ins Spiel. Sie bezieht auf der einen Seite die Strategien von Bund und Kanton Zürich mit ein. Auf der anderen Seite werden alle Digitalisierungsideen der Ressorts aus der Stadtverwaltung systematisch erfasst, bewertet und priorisiert. Darin fliessen auch konkrete Wünsche und Anforderungen der Bevölkerung mit ein. Speziell gewichtet werden die Projekte, die in Zusammenarbeit mit dem Kanton im Rahmen von „egovpartner“ geplant und realisiert werden.
„egovpartner“ ist ein partnerschaftliches Netzwerk von Gemeinden, Städten und Kanton, das nutzerzentrierte und effiziente digitale Verwaltungsprozesse und Dienstleistungen für Einwohnerinnen und Einwohner sowie für Unternehmen fördert. Damit soll „egovpartner“ die Digitalisierung und digitale Transformation der öffentlichen Verwaltungen im Gebiet des Kantons Zürich beschleunigen (Quelle: egovpartner ZH).
Mit der Digitalisierungs-Roadmapt entsteht eine Darstellung der priorisierten Digitalisierungsprojekten über die nächsten vier Jahre, die dem Stadtrat Adliswil (Exekutive) für die Legislatur 2022-2026 als Orientierungshilfe und Steuerungsgrösse dienen.
Die Vorteile der Digitalisierungs-Roadmap liegen auf der Hand. Einerseits werden nach wie vor die Projektideen von der Basis berücksichtigt, wo der Nutzen oder der Handlungsdruckt am direktesten beurteilt werden kann; andererseits sorgt die Verbindung mit den übergeordneten Strategien und deren Vorhaben für eine Kompatibilität über die Staatsebenen hinweg. Ganz nach dem „egovpartner“- Motto «Gemeinsam zum digitalen Service public».
