Wenn sich eine grosse, eher schwerfällige kantonale Verwaltung in Richtung Agilität, agile Führungsprinzipien und agiles Projektmanagement bewegt – und dies in Zeiten von Corona – führt das zu einigen Herausforderungen. Die Dienststelle Informatik des Kantons Luzern (DIIN) zeigt, wie es gehen kann und wie die Digitale Transformation unterstützt und das Gelingen teilweise überhaupt ermöglicht.
Agilität ist in vieler Munde und wird in einigen Firmen seit längerem praktiziert. Auch in Verwaltungen etabliert sich diese Arbeitsform. Wie bringt man aber diese eher starren, schwerfälligen Institutionen zu einem solchen Change? Mein spontaner Gedanke:
Der richtige Mindset verbunden mit dem richtigen Toolset.
Warum überhaupt «agil»?
Die Welt verändert sich und die Probleme werden komplexer, Lösungen sind nicht vorhersehbar und der Kunde kennt seine Anforderungen nicht genau und sie verändern sich laufend. Mit der Digitalisierung entstehen zudem stetig neue Technologien.
Agile Vorgehens- und Denkweisen helfen im Kontext von Unsicherheit und Komplexität, da uns das Bekannte oft nicht mehr weiterhilft. Es handelt sich also um eine neue Herangehensweise, um dieser Komplexität flexibel, proaktiv, antizipativ und initiativ zu begegnen und die Kundenanforderungen im Zentrum zu halten.
Das agile Manifest:
Das agile Manifest stellt Präferenzen den eher traditionellen Artefakten gegenüber.
- Individuen und Interaktionen stehen über Prozessen und Werkzeugen.
- Funktionierende Software steht über einer umfassenden Dokumentation.
- Zusammenarbeit mit dem Kunden steht über der Vertragsverhandlung.
- Reagieren auf Veränderung steht über dem Befolgen eines Plans.
Quelle: Manifesto for Agile Software Development (agilemanifesto.org)
Der Projektleiter und Hauptantreiber für Agilität in der DIIN (Dienststelle Informatik) sagt: «Die DIIN stellt sich auf ein sich stark änderndes Umfeld ein. Angetrieben durch die Digitalisierung richtet sie sich nach neuen Betriebsmodellen und Technologien aus. Dies umfasst auch den Einsatz von agilen Methoden. Um die lean-agile Arbeitsweise zu verankern, nutzt die DIIN das Scaled Agile Framework (SAFe) als Modell für die Organisation. In mehreren Agile Teams, die in einem Agile Release Train organisiert sind, arbeitet die Dienststelle an den künftigen Lösungen. »
Quelle: scaledagileframework.com
Seit Sommer letzten Jahres wird mit der grossen Kelle angerührt: die Transformation wird systematisch, konsequent und mit hoher Managementattention, top-down durchgeführt. Es sind fast alle Mitarbeitenden (knapp 100) der DIIN direkt und viele weitere Verwaltungseinheiten indirekt betroffen.
Beeindrucken sind die sogenannten PIP (Programm Increment Planning). Diese haben im Juni, September und Dezember 2021 stattgefunden mit dem Ziel, alle Beteiligen auf die Arbeiten der nächsten 10-12 Wochen einzustimmen, bzw. miteinander abzustimmen, Abhängigkeiten und Risiken zu erkennen und Arbeitspakete zu schnüren. Vermehrt kam Interesse auf bei den Kundinnen und Kunden der DIIN aus den anderen Departementen und es ist eine Sog-Wirkung festzustellen: am letzten PIP kamen u.a. Gäste aus Zürich, dem EWL und der Stadt Luzern um zu sehen und zu lernen.
Vor Corona hätten diese Anlässe in passenden Räumlichkeiten stattgefunden und mit entsprechender Infrastruktur (Flipcharts, Whiteboards, etc.).
Durch die beschleunigte Digitalisierung, durch den Einsatz von guten, funktionierenden Tools (Miro, Jira, Confluence, MS-Teams) und die sehr gut vorbereiteten und durchgeführten Anlässe online, konnten diese grossen Meetings erfolgreich digital durchgeführt werden.
Was heisst das nun für andere Verwaltungsmitarbeitende?
Lernen, wie man einen solchen kulturellen Wandel herbeiführen kann! Wir müssen und wollen uns künftig mit dem Thema Agilität auseinandersetzen, denn es gibt überall Komplexität, Projekte mit IT-Relevanz und Digitalisierung. Neue Methoden in der Verwaltung einzusetzen erhöht die Attraktivität des Arbeitgebers, was qualifizierte Mitarbeitende anzieht – und die Verwaltungsmitarbeitenden bleiben arbeitsmarktfähig.
Gelingensfaktoren
Aus meiner Sicht sind folgende, nicht abschliessende, Faktoren für eine erfolgreiche Implementierung wichtig und führen zum Schlussfazit:
- Machen, nicht reden: ausprobieren, vorleben, experimentieren anstatt Konzepte schreiben
- Blick nach aussen: was machen andere Industrien wirkungsvoller und was können wir davon nutzen?
- Management Attention: es braucht Fahnenträger, es braucht Disziplin und den Willen zu Gestalten
- Funktionierende Tool: die digitale Infrastruktur muss funktionieren, leicht bedienbar und einfach verständlich sein
- Grundhaltung: Zentrale Ausrichtung und dezentrale Ausführung
Fazit: Have the right mindset and use the right toolset.
Quelle: cloud-science
Quellen und weiterführende Links:
www.informatik.lu.ch/Aktuelle_Projekte/SAFe
