Wie die Pflicht zur E-Rechnung die Digitalisierung bei Unternehmen beschleunigt

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Die Digitalisierung ist ein oft zitiertes Thema in den Medien, doch viele Unternehmen fällt die Umsetzung schwer. Das soll sich in Europa nun ändern – mit Auswirkungen auf die Länder ausserhalb von Europa.

Seit vielen Jahren bieten Unternehmen den elektronischen Versand von Rechnungen an, doch noch immer setzen selbst grosse Unternehmen auf den klassischen Postversand. Die E-Rechnung bietet dabei viele Vorteile, wie einen schnelleren Versand, fehlerfreie Übernahme ins ERP-System und einen höheren Automatisierungsgrad.

Aufgrund der neuen EU-Richtlinie 2014/55/EU müssen alle Unternehmen, die mit Bundesbehörden handeln, seit November 2020 die Rechnungen nun elektronisch übermitteln. Dies gilt so für alle europäischen Länder bzw. für Unternehmen, die mit den Europäischen Ländern handeln. Das Ziel der EU ist klar und sinnvoll: Die Digitalisierung vorantreiben.

E-Rechnung wird Pflicht im B2G-Bereich

Wer gilt als öffentlicher Auftraggeber?

Im Gesundheits- und Sozialwirtschaftsbereich werden vor allem Krankenhäuser und Krankenkassen zu den öffentlichen Auftraggebern zählen. Aber auch Behörden wie Arbeitsagenturen, Finanzämter, die Polizei und die Bundeswehr werden schon bald mit diesem neuem Rechnungsformat zu tun haben. Gleiches gilt für Universitäten und ähnliche Einrichtungen. Viele KMUs und Konzerne stehen in einer Geschäftspartnerschaft mit solchen öffentlichen Auftraggebern: Das reicht von der Belieferung der Krankenhauskantine, über die Büroausstattung auf dem Amt bis zur Lieferung von Spezialteilen für die Flotten von Polizei und Feuerwehr.

Jedes Land hat dabei einen gewissen Auslegungsspielraum, was die Details der Übermittlung von Daten angeht. Statt einer einfachen Papierrechnung, wird nun alles Digital übermittelt. Das heisst, alle Parteien müssen sich an ein Format oder Schema halten. In Deutschland heisst dieses Format für die elektronische Rechnung XRechnung.

Formate der XRechnung

Das XRechnung-Format kann dabei in zwei verschiedenen Formaten gegliedert werden

  • UBL (Universal Business Language)
  • CII (Cross Industrie Invoice)

Die beiden Formate unterschieden sich dabei in der Syntax und Anwendungsbereich. Mit der UBL-Syntax lassen sich viele Dokumententypen abbilden, neben Rechnungen gehören dazu z. B. auch Bestellungen und Preislisten. Dies ermöglicht es Unternehmen nicht nur das Minimum zu erfüllen (die Rechnung elektronisch zu verschicken), sondern ermöglicht eine umfassende Digitalisierung im Unternehmen. Im Unterschied dazu beschränkt sich der CII-Syntax ausschliesslich auf Rechnungen.

Die öffentlichen Einrichtungen der Bundesrepublik Deutschland erwarten die E-Rechnung über eine spezielle Schnittstelle (beispielsweise X.400, AS2, OFTP2, SFTP oder Peppol). Peppol ist dabei ein sehr weit verbreitetes Netzwerk zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen, das zu diesem Zweck auch von io-market verwendet wird.

Was müssen Rechnungssteller berücksichtigen?

Um eine elektronische Rechnung durch den Rechnungssteller bzw. -sender korrekt adressieren zu können, muss der Empfänger der Rechnung eindeutig identifizierbar und adressierbar sein. Dies geschieht über die Leitweg-ID. Die Leitweg-ID wird im Standard XRechnung über das Feld “Käuferreferenz”  angegeben und muss als Pflichtangabe auf jeder E-Rechnung vorhanden sein. Die Leitweg-IDs erhalten Unternehmen dabei ausschliesslich von Bund und Ländern.

Vorteile der elektronischen Rechnung

Unternehmen können bei der Erstellung und beim Versand von elektronischen Rechnungen im Vergleich zur Papiervariante bis zu der Hälfte der Kosten einsparen. Ebenso spart die elektronische Archivierung enorm viel Platz und infolgedessen auch Kosten: Von nun an müssen Unternehmen nicht mehr unzählige Regalreihen mit Ordnern befüllen. Dank dem neuen Rechnungsformat genügt es, einfach nur ausreichend Speicherplatz vorrätig zu haben – oder auf einen entsprechenden Dienstleister zu setzen.

Der größte Vorteil der xRechnung liegt allerdings darin, dass diese wie bereits erwähnt, vollkommen automatisiert weiterverarbeitet werden kann. Rechnungen können flexibel von Abteilungsleitern on-the-go freigegeben oder kontrolliert werden, da alle Informationen ohnehin digital vorliegen. Diese Vorgehensweise spart zusätzlich Zeit und Geld ein. Laut Schätzungen der EU sollen durch diese neue Technologie europaweit Einsparungen in Milliardenhöhe erzielt werden. Die neue EU-Richtlinie 2014/55/EU bringt also nicht nur neue Vorgaben für Unternehmen mit sich, sondern bietet den Unternehmen die Chance einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung der Unternehmensprozesse zu wagen. Die io-market AG unterstützt Unternehmen aus der ganzen Welt die Digitalisierung voran zu bringen.

E-Rechnung

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About Author

Alik Alexander Papikyan ist IT-Projektleiter bei io-market AG und bloggt über ein aktuelles Thema im Bereich Digitalisierung.

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