Online Meetings werden einen immer wichtigeren Bestandteil unseres Arbeitsalltages. Durch die Corona Pandemie wurde diese Entwicklung stark beschleunigt. Deshalb ist es sehr wichtig, diese Meetings optimal zu gestalten.
Der Gebrauch von Videokonferenzen oder Online-Meetings nimmt rapide zu. 2018 prognostizierten Analysten für diesen Markt Wachstum von 12 Prozent bis 2023 – pro Jahr. Durch die Corona Pandemie wurde diese Entwicklung nochmals massiv beschleunigt.
Grundsätzlich sind die heutigen Online-Meeting-Lösungen einfach zu benutzen. In einigen Punkten unterscheidet sich das Erlebnis aber von einem physischen Meeting. Ich machte solche Erfahrungen, als ich vor Jahren begonnen habe, als Leiter eines internationalen Netzwerkteams, solche Lösungen intensiv zu nutzen. An diese Situation habe ich diesen Frühling öfters zurückgedacht, als viele Leute begonnen haben, zum ersten Mal solche Lösungen einzusetzen.
Was gilt es für ein optimales Online-Meeting zu beachten?
Der Ort
Für ein Online-Meeting sollte man sich einen Ort suchen, an dem man ungestört arbeiten kann. Notfalls hilft auch ein Headset mit Geräuschunterdrückung. Der ruhige Ort ist aber sicher vorzuziehen.
Dazu sollte der Ort gut ausgeleuchtet sein. Man sollte auch kein Fenster im Hintergrund haben oder dieses abdunkeln. Sonst sind die Kontraste für die Kamera zu gross, und man erscheint als schwarzer Schatten im Meeting. Der Hintergrund sollte keine privaten Einblicke gewähren oder die anderen Teilnehmer ablenken.
Die Tools
Viele der Online-Meeting-Lösungen sind sich der Benetzung und dem Funktionsumfang recht ähnlich. Trotzdem sollte man sich gut überlegen, für was man die Lösung einsetzen will. Ist es zum Beispiel für einen Kurs oder eine Schulstunde, ist eine Lösung mit der Möglichkeit einer Aufteilung für Gruppenarbeiten von Vorteil.
Viele Lösungen haben auch ein Whiteboard integriert. Falls eine Lösung in diesem Bereich nicht so stark ist, gibt es gute Apps, z.B. Digital Whiteboard von Microsoft, oder online Services.
Die Vorbereitung
Sehr wichtig ist eine gute Vorbereitung. Man sollte sich dem Anlass entsprechend kleiden. Es gibt keinen Grund, andere Kleider anzuziehen, als wenn man sich vor Ort in der gleichen Gruppe treffen würde.
Unnötigen Stress kann mit einer frühzeitigen Einwahl vermeiden werden. Um die Technik zu überprüfen, bieten die meisten Lösungen Testmeetings an, welche jederzeit für eine Einwahl bereitstehen.
Wie bei allen Meetings ist eine gut strukturierte Agenda für die Effizienz von grossem Vorteil.
Die Methoden
Beim Sprechen sollte man immer wieder in die Kamera schauen. Dadurch fühlen sich die Kolleginnen und Kollegen angesprochen und bleiben aufmerksam.
In grösseren Runden sollte das eigne Mikrofon auf «mute» gestellt werden, wenn man sich nicht nicht gerade aktiv an der Diskussion beteiligt.
Für die sprechende Person ist es sehr wichtig, dass sie Feedback bekommt. Auch wenn es zusätzlicher Aufwand ist für ein kurzes «Ja» das Mikrofon einzuschalten, für ein aktives Meeting ist dieses Feedback sehr wichtig. Auch andere Formen von Feedback wie ein gut sichtbares Nicken oder ein Daumen nach oben sind hilfreich. Gewisse Lösungen bieten auch visuelle Einblendungen für «Klatschen» oder «Daumen nach oben» per Knopfdruck an.
Die persönliche Beziehung
Wenn es die Umstände zulassen, sind periodische physische Treffen Kitt für die nächsten Online-Meetings. Gerade weil diese physischen Meetings das eine oder andere persönliche Gespräch vor und nach dem Meeting fördern. Persönlich ziehe ich es absolut vor, Personen erst mal von Angesicht zu Angesicht zu treffen und kennen zu lernen. Das vereinfacht spätere online Meetings massiv.
Neben einer guten Vorbereitung ist wohl die aktive Teilnahme der wichtigste Punkt. Durch eine aktive Teilnahme und Feedbacks unterstützt man den Besprechungsleiter bei einem effizienten Meeting und selber wird man durch die gute Präsenz viel positiver wahrgenommen.
Quellen
– https://www.reportbuyer.com/product/5732638/global-video-conferencing-market-analysis-forecast-to-2023.html
– https://www.microsoft.com/de-ch/microsoft-365/microsoft-whiteboard/digital-whiteboard-app
