Jedes Unternehmen oder zumindest jeder Vorgesetzte kennt diese Frage: „Wie informiere ich meine Mitarbeitenden zeitnah und zielgerichtet über den geeigneten Kanal?“ Im folgenden Blogbeitrag wird aufgezeigt, wie ein mittelgrosses Unternehmen im Lebensmittelsektor den Informationsfluss über die Software SharePoint für Produktionsmitarbeitenden digital aufgegleist hat.
Ausgangslage
In den meisten Produktionsbetrieben der Lebensmittelbranche sind die Mitarbeitenden nicht mit einem eigenen Laptop ausgerüstet. Deren Kernaufgabe ist die Herstellung der verschiedenen Produkte mit der damit verbundenen Sicherstellung der Qualität. Folglich werden Produktionsmitarbeitende weniger oder gar nicht mit administrativen Arbeiten wie E-Mail schreiben, Dokumentationen erstellen oder mit der Anwendung von verschiedenen Softwareapplikationen konfrontiert. Aus wirtschaftlichen Gründen macht es daher keinen Sinn, jedem Mitarbeitenden einen Laptop mit einem firmenspezifischen Konto zur Verfügung zu stellen.
In der heutigen Zeit der Informationsüberflutung stellt sich für Führungspersonen speziell im Schichtbetrieb häufig die Frage, wie die Mitarbeitenden zeitnah und zielgerichtet zu den Informationen gelangen. Da den Führungskräften die meisten Dokumente in digitaler Form vorliegen, macht es keinen Sinn die Informationen in analoger Form an die Mitarbeitenden weiterzugegeben. Welche Führungskraft kennt nicht stetig geänderte Einsatz- und Ferienpläne oder Arbeitsanweisungen? Dazu kommen Informationen über Sicherheit, Kennzahlen, interne Öffnungszeiten, Telefonnummern und unzählige weitere Aushänge. Der Zeitaufwand für die Aktualisierung des analogen Infoboardes, geschweige denn die physischen Ausdrucke ist unverhältnismässig und nicht im ökologischen Sinne.
SharePoint
Das beschriebene Unternehmen arbeitete im administrativen Bereich bereits seit längerer Zeit erfolgreich mit dem SharePoint. SharePoint ist eine Webanwendung von Microsoft, die unter anderem folgende Anwendungsgebiete abdeckt:
- Zusammenarbeit, beispielsweise das Verwalten von Projekten oder die Koordination von Aufgaben
- Soziale Netzwerke, beispielsweise persönliche Webseiten, Team-Webseiten, Diskussionsgruppen und Blogs
- Intranetportale
- Content-Management über Dokumentenmanagement-Funktionen, Inhaltsverwaltung, Metadaten und benutzerangepasste Suchfunktionen
Viele Dokumente wie Arbeits- und Ferienpläne, Arbeitsanweisung, Qualitätshandbücher usw. sind bereits auf SharePoint Bibliotheken abgelegt. Somit ist die Voraussetzung gegeben, dass das Informationstool SharePoint auch für Produktionsmitarbeitende zum Einsatz kommt.
Interdisziplinarität zwischen IT und Produktion
| Do’s | Dont’s |
| ·Suche nach geeigneter Informationssoftware im Unternehmen | ·Perfekte Lösung für alle Bereiche anstreben (besser nur abteilungsbezogen) |
| ·Pilotversuch | ·Erwarten, dass alle Informationen von Anfang an benutzerfreundlich zur Verfügung stehen (KVP) |
| ·Individuelle Anpassung der Informationsmöglichkeiten auf der Software (keine Gesamtlösung über alle Bereiche anstreben) | |
| ·Design Thinking Ansatz (Iteration) | |
| ·Einbezug des Endanwenders |
Durch Einbindung der internen IT wurde nach einer geeigneten Lösung gesucht, wie SharePoint den Benutzern ohne Laptop und Firmenaccount zur Verfügung gestellt werden kann. Der Lösungsansatz war einen Touch TV mit einem eigenen Computer und eigenem Account. Die Entscheidung für den Touch TV fiel aufgrund der Flexibilität jedes Mitarbeitenden. Jeder kann selbst entscheiden, wann er welche Informationen abholen will. Die Mitarbeitenden können zielgerichtet nach ihren Bedürfnissen die Informationen abholen und müssen nicht warten, bis sie die Informationen erhalten, wie das der Fall bei einer Power Point Präsentation wäre, die im „repeat mode“ auf einem Monitor abläuft.
Für die verschiedenen Abteilungen wurden teamgerechte SharePoint-Seiten aufgebaut. Durch das Berechtigungskonzept von SharePoint kann anschliessend bestimmt werden, auf welche Bibliotheken und Dokumente der Benutzer Zugriff haben soll. So kann z.B. gewährleistet werden, dass die Mitarbeitenden nur die Leseberechtigung haben und Dokumente nicht am Touch TV bearbeiten können. Weiter kann sichergestellt werden, dass nur Seiten oder Dokumente angesehen werden können, die der Seitenadministrator, in diesem Fall der Teamleiter, frei gibt. Durch die Ausschaltung des virtuellen Keypad am Touch TV kann der Seitenadministrator auch YouTube Videos zur Verfügung stellen, ohne dass er Bedenken haben muss, dass die Benutzer auf Seiten abspringen, die nicht den betriebsinternen Regularien entsprechen.
Der Endanwender kann von der Hauptseite aus mit einfachen Klicks auf die Kacheln der verschiedenen Informationsbibliotheken (Video) zu den gewünschten Dokumenten gelangen.
Die Mitarbeitenden können selbst bestimmen, wann sie sich welche Informationen abholen. Zusätzlich dient der Touch TV den Führungskräften als tägliches Shopfloor Management.
Weiterführende Links zum Thema
Design Thinking https://www.hrtoday.ch/de/article/was-ist-eigentlich-design-thinking
