Wer kennt es nicht aus dem eigenen Unternehmen? Wieder einmal haben sich die Umsätze anders entwickelt als man es sich vorgestellt hat. Mal liegt er höher als geplant, mal tiefer. Die einzige Konstante ist das Unverständnis, wieso sich die Zahlen so entwickelt haben.
Dieser Blog handelt von den Erfahrungen bei meinem aktuellen Arbeitgeber, einer schweizweit tätigen Firma im Laborbusiness, und dem aktuellen Versuch, den Forecast zu verbessern.
Prognosen sind besonders schwierig, wenn diese in die Zukunft gerichtet sind
Winston Churchill
Wie sah der bisherige Prozess aus?
Der bisherige Prozess war sehr simpel. Basierend auf der Umsatzentwicklung der letzten Monaten wurde die Entwicklung der nächsten Monate geschätzt. Geschätzt ist das zutreffende Wort: häufig war der Wunsch der Vater des Gedankens.
Die Festsetzung der Beträge wurde oft von der gewünschten Zielgrösse her abgeleitet und die Beträge so lange aufgeblasen, bis dass das gewünschte Ergebnis erreicht wurde. Die Ernüchterung kann dann am Ende des Berichtszeitraums, als das Ziel weit verfehlt wurde.
Wie könnte ein Prozess aussehen?
Anhand der Gespräche mit Involvierten haben sich folgende Kernpunkte und Anforderungen an den Prozess herauskristallisiert:
– Einfach
– Systemunterstützt
– Realistisch
– Opportunites mitberücksichtigen
– Forecast ist eine Schätzung
Einfach
Der Forecast soll die Verkäufer nicht von ihrer Tätigkeit sprich den Kundenbesuchen abhalten. Ziel muss es deshalb sein, einen einfachen Prozess zu etablieren.
Systemunterstützt
Es ist aufwändig, manuell einen Forecast zu erstellen. Es soll deshalb eine systemunterstützte Lösung geschaffen werden, welche mit einem Algorythmus einen Forecast berechnet. Diese Werte sollten jedoch auf verschiedensten Dimensionen wie z.B. auf Kundenebene oder Regionen durch Key-User manuell adjusted werden können.
Diese Adjustment sollen transparent ersichtlich sein.
Realistisch
Die Zahlen sollen realistisch und ehrlich sein
Der Forecast soll zeigen, ob man «auf Kurs» ist. Denn das ist das Hauptziel des Forecasts: er soll ein Kontrollinstrument sein, mit welchem Probleme früh aufdeckt werden und noch genügend Zeit bleibt, Massnahmen zu ergreifen.
Denn wenn es schlecht läuft, soll der Forecast das auch zeigen.
Ehrlichkeit erfordert Mut
Opportunities mitberücksichtigten
Opportunities sollen im CRM systematisch bearbeitet und nach der Wahrscheinlichkeit der Realisierung klassifiziert werden.
Je nach Einschätzung soll das Umsatzpotential in den Forecast einfliessen.
Forecast ist eine Schätzung
Ein Forecast kann nicht zu 100% genau sein
Es ist eine Illusion, eine exakte Vorhersage treffen zu können. Geschäfte werden mit Menschen gemacht und nicht alles lässt sich antizipieren. Insbesondere Umwelteinflüsse, wie in unserer Branche zum Beispiel Anpassungen bei den gesetzlichen Rahmenbedingungen können nur schwer vorhergesagt werden.
Den Versuch, diese ebenfalls mit zu berücksichtigen, ist für die Phase 2 geplant 😊 Zuerst machen wir aber den ersten Schritt.
Fazit
Einen guten Forecast zu erstellen, ist kein Selbstläufer! Mit den obigen Schritten bin ich aber überzeugt, auf dem richtigen Weg zu sein. Die ersten Ergebnisse sind tatsächlich sehr vielversprechend – wir arbeiten daran 😊
