Du hast Anforderungen aufgenommen, KPIs geprüft, ein sauberes Dashboard gebaut. Und dann nutzt es kaum jemand wie geplant. Genau das ist mir passiert. Drei Lehren aus einem BI-Projekt im Finanzumfeld, die in keinem Lehrbuch so deutlich stehen: warum «ein Bericht für alles» schwerer ist als jede technische Hürde, und was ich heute anders machen würde.
Das Reporting in meinem damaligen Unternehmen, einem Finanz- und Versicherungsdienstleister mit rund hundert Mitarbeitenden und einem Vertrieb von tausend Personen, war historisch gewachsen. Reports hatten sich angesammelt, ergänzt, vervielfältigt. Dieselbe Kennzahl tauchte in mehreren Auswertungen auf. Die Zahlen waren konsistent. Das war nicht das Problem. Kaum jemand wusste aber mehr, welcher Report für welche Frage gedacht war. Wo prüfe ich Vertragsabläufe? Im Kundenreport, der auch Verträge zeigt? Oder im Vertragsreport mit Details? Je nach Frage musste man wissen, wo man fündig wird.
Als Business Analyst mit Datenfokus übernahm ich das Aufräumen. Die Idee: Ein zentrales Dashboard sollte 80 % der typischen Fragen beantworten, schnell, übersichtlich und einheitlich. Wer tiefer einsteigen wollte, nutzte weiter die bestehenden Reports. Mit einer Single Source of Truth wollten wir genau das schaffen: einen Ort, an dem die wichtigsten Zahlen verbindlich stehen. Ich nahm Anforderungen auf, prüfte KPIs, baute Prototypen. Das Dashboard war fachlich und technisch sauber umgesetzt. Anforderungen hatte ich vor allem bei Enthusiasten und Vielnutzenden geholt. Sie kannten die Reports am besten. Am Tag des Rollouts kam von der breiten Masse der Satz, den ich nicht erwartet hatte: «Ach, noch ein Report.»
Lehre 1: Ein neues Tool ersetzt keine eingespielte Arbeitsweise
Ich hatte gefragt, was Nutzende brauchen. Ich hatte nicht gefragt, was sie loslassen müssen, damit sie das Neue annehmen. Power BI war längst etabliert. Berichte gab es genug. Was viele machten: Sie öffneten den Bericht, klickten auf «Nach Excel exportieren» und arbeiteten dort weiter. Mit eigenen Filtern, Notizen, Pivot-Tabellen. Das alte Excel war kein altes Tool, sondern eine eingespielte Arbeitsweise. Self-Service-BI verspricht, dass sich Fachabteilungen selbst bedienen. Viele taten das längst. Nur eben nicht im gewünschten Tool.
Lehre 2: Jeder erfüllte Wunsch weckt den nächsten
Ich machte Schulungen und erklärte das Dashboard: welche Filter wo sitzen, wie man drilldownt, was hinter einer KPI steckt. Was ich unterschätzte: Sobald die Leute sahen, wie viel das Dashboard kann, kamen die Wünsche. «Kann man hier noch etwas ergänzen?» «Geht das auch für dieses Attribut?» Bei tausend Nutzenden kommen tausend Meinungen. Jeder Wunsch war legitim. Zusammen aber hätten sie den Bericht, der Komplexität reduzieren sollte, wieder aufgebläht. Eine Definition zu finden, die für alle reicht und für niemanden zu viel ist, ist schwerer, als ich gedacht hatte. Wir protokollierten die Wünsche und prüften sie in einem Gremium aus erfahrenen Nutzenden. Dort entschieden wir, was in den Hauptbericht aufgenommen wird und was nicht.
Lehre 3: Vertrauen entsteht durch Menschen, nicht durch Visualisierungen
Am schwersten zu akzeptieren war: Ein neues Dashboard ist erst dann das neue Dashboard, wenn eine grössere Gruppe es als Referenz nimmt. Solange Nutzende weiter nach Excel exportieren oder nicht positiv darüber reden, bleibt deine Lösung eine Beilage. An den Zahlen lag es nicht. Die waren konsistent geblieben. Was wirklich half, waren überzeugte Stimmen aus dem Vertrieb, die das neue Reporting in ihren Teams sichtbar machten. Vertrauen entstand dort, wo jemand sagte: «Ich nutze das jetzt, schau mal.» Wie das Reporting heute genutzt wird, kann ich nicht sagen. Kurz nach dem Rollout ergab sich eine neue berufliche Möglichkeit, und ich habe gewechselt. Diesen Beitrag zu schreiben hat meine Neugier geweckt, wie es heute dort steht.
Was ich heute anders machen würde
Ich würde eine breitere Mischung von Nutzenden befragen, nicht nur die Vielnutzenden. Ich würde nicht fragen «Was brauchst du?», sondern «Zeig mir, wie du heute zu dieser Zahl kommst». Ich würde die Einführung im Alltag von Beginn weg mitdenken, nicht erst zum Schluss mit einer Schulung abhaken. Und ich würde Multiplikatorinnen und Multiplikatoren in der Fachabteilung suchen, statt zu hoffen, dass die Qualität des Berichts für sich spricht.
Das beste Dashboard ist nicht das mit den meisten KPIs. Es ist das, das regelmässig geöffnet wird, weil es die Arbeit erleichtert.
Dieser Blogbeitrag wurde mit Unterstützung von KI erstellt.
