In meinem Arbeitsalltag erreichen mich Informationen und Aufträge aus ganz unterschiedlichen Richtungen: per E-Mail, Teams-Nachricht, über Jira oder über unser ERP-System. Dazu kommen spontane Anfragen, wiederkehrende Aufgaben und meine eigene To-do-Liste. Über die Jahre habe ich einen Weg gefunden, mit dieser Vielfalt umzugehen. Doch ist meine gewachsene Arbeitsweise auch heute noch die beste?
Um herauszufinden, ob ich digitale Hilfsmittel sinnvoll einsetze, wo Analoges besser greift und wo Brainpower gefragt ist, beleuchte ich einige Aspekte aus meinem Alltag.
Viele Anliegen, viele Perspektiven
Die Vielfalt meiner Rollen als Office Managerin, Assistentin und Marketingkoordinatorin prägt meine Arbeitsweise auf unterschiedlichen Ebenen:
- Zeitlich bin ich an Fristen mit diverser Dringlichkeit gebunden
- Ich wechsle zwischen den Sichtweisen der Führung, der Mitarbeitenden, der Kunden und anderen Anspruchsgruppen
- Inhaltlich stecke ich mal tief im Thema drin und trage Verantwortung, mal bin ich nur am Rande beteiligt
- Organisatorisch beachte ich Zuständigkeiten, Prozesse und Schnittstellen
- Technologisch bewege ich mich zwischen vielen digitalen Hilfsmitteln und Plattformen
Je nach Situation nutze ich andere Werkzeuge und Vorgehensweisen.
Priorisieren und Erinnern
Für die Erinnerung kommen verschiedene Tools zum Einsatz:
- Cateringzahlen bis Ende Monat melden: Outlook-Aufgabe
- Lizenzrechnung Ende Quartal verschicken: Termin im ERP
- Social-Media-Beitrag am Dienstag veröffentlichen: Jira-Task
- Dringendes für morgen früh: Post-it am Bildschirm
Diese Hilfsmittel erinnern mich. Die Priorisierung findet aber im Kopf statt, denn die tatsächliche Bedeutung und Dringlichkeit eines Anliegens muss ich selbst beurteilen.
Reflexion: To-dos nur einmal zu erfassen, gelingt mir nicht immer. Spielen mehrere Systeme zusammen, entsteht rasch Doppelspurigkeit. Hier könnten übergreifende Task-Management-Tools helfen.
Unterschiedliche Aufgaben, unterschiedliche Vorgehensweisen
Der Aufwand und die Art der Task-Bearbeitung variieren stark:
- Für neuen Website-Content investiere ich mehrere Stunden, recherchiere online (KI, Suchmaschinen), hole Fachwissen bei Kollegen, verfasse Texte in Word und pflege diese im CMS ein. Als Verantwortliche koordiniere ich Arbeitsschritte und Abhängigkeiten.
- Anders läuft’s bei Ein-/Austritten von Mitarbeitenden: Ich arbeite festgelegte Punkte aus einer Word-Checkliste ab. Die Schritte sind klar, rasch erledigt und vorausschauendes Mitdenken ist nicht nötig.
Selbst innerhalb einer Aufgabe habe ich unterschiedliche Arbeitsweisen. Beispiel Terminplanung:
- Die Meeting-Jahresplanung für verschiedene Gremien starte ich in Excel. Dank der übersichtlichen Darstellung aller Meetings können die GL und andere Betroffene die Termine im Zusammenhang eines ganzen Jahres prüfen. Danach verschicke ich die Einladung über den Outlook-Kalender.
- Mögliche Durchführungsdaten unserer Kurse fasse ich in einer E-Mail an alle Kursleitenden zusammen. Sie checken ihre Termine, geben Rückmeldung und ich plane die Daten im ERP.
- Die Termine für die Meetings im Team Administration plane ich selbstständig und lade die Gruppe über den Outlook-Kalender ein.
Reflexion: Es lohnt sich, die Terminplanung kritisch anzuschauen und neue Tools und Funktionen kennenzulernen.
Kommunizieren und Zusammenarbeiten
Je nach Situation wähle ich unterschiedliche Kommunikationswege:
- Beim Materialtransport an einen anderen Büro-Standort informiere ich meine Admin-Kollegin frühzeitig per E-Mail. Sie arbeitet in Teilzeit und muss die Weiterverarbeitung einplanen können, ohne dass andere für sie einspringen müssen. Die E-Mail wähle ich, weil die Informationen verbindlich festgehalten und bei Bedarf schnell wiedergefunden werden. Hat der Kurier das Material abgeholt und ist unterwegs zum anderen Standort, reicht hingegen eine kurze Chat-Nachricht an meine Kollegin.
- Die Wahl des Kommunikationswegs betrifft auch Meetings. Besprechungen finden meist online statt und bieten Ortsunabhängigkeit. Für das GL-Meeting reise ich aber bewusst an den jeweiligen Standort. Ich nehme nonverbale Signale und informelle Gespräche wahr und pflege persönliche Kontakte.
Reflexion: Entscheidend ist, was ich vermitteln möchte, wer die Information benötigt und ob es eher um Verbindlichkeit, einen schnellen Austausch oder den persönlichen Kontakt geht.
Fazit: Digitalisierung allein schafft keine Ordnung. Wichtig ist nicht das Tool selbst, sondern der bewusste und situationsgerechte Einsatz. Wer Gewohntes hinterfragt, kann seine Arbeitsweise weiterentwickeln und echten Mehrwert schaffen.
KI eingesetzt für Recherche-Unterstützung, Ideen/Sparring, Textentwurf, Sprache/Korrektur, Bildgenerierung
