Wer im Büro mit Copilot, Power Automate & Co. arbeitet, sollte wissen, wohin die Reise geht. Sonst weiss bald niemand mehr, was im Hintergrund passiert und ob das Ergebnis stimmt. Mit neun klaren Schritten behältst du Reiseziel und Flughöhe im Blick und automatisierst Prozesse, ohne dass dein Unternehmen in Turbulenzen gerät.
KI-Anwendungen, Agenten und Tools zur Prozessautomatisierung erleichtern den Arbeitsalltag, erhöhen die Durchlaufgeschwindigkeit und steigern die Kapazität. Sie machen aber auch Fehler: Sie sind nur so gut wie die Menschen, die sie aufgesetzt haben. Nach dem Motto «Garbage in, garbage out» produzieren sie Müll, wenn man sie mit Müll füttert. Automatisiere deshalb nur Prozesse, die du von A bis Z verstehst.
Dummerweise kann man eine KI-Anwendung nicht belangen. Verantwortlich bleibt ein Mensch, denn «Das war die KI» zählt weder bei Behörden noch bei der Kundschaft. Du musst Inputs, Verarbeitungsschritte und Ergebnisse kennen und prüfen. Auch wenn der Autopilot fliegt, sollte im Cockpit jemand wissen, wo das Reiseziel liegt.
Aus meiner Erfahrung mit Prozessautomatisierungen ist eine Checkliste mit neun Punkten entstanden, mein persönliches Bordbuch für den sicheren Landeanflug:
- Prozess verstehen und aufzeichnen
- Wie läuft der Prozess heute ab, und warum (Gesetze, Branchenvorgaben, interne Regeln)?
- Welche Inputs gibt es, und woher kommen sie?
- Welche Abteilungen sind beteiligt, und wo liegen kritische Schnittstellen?
- Wie muss das Ergebnis aussehen?
- Wie lange dauert der Prozess, wie oft läuft er, und lohnt sich die Automatisierung überhaupt?
Zeichne den Prozess auf und zerstückle ihn in Teilschritte, falls du lieber klein anfangen möchtest.
- Unnötige Schritte streichen
- Würde jemand merken, wenn der Prozessschritt fehlt? Falls nicht: weg damit.
- Ausnahme: Schritte, die Gesetze oder Branchenvorgaben verlangen. Die bleiben, auch wenn sie unbeliebt sind.
Wer einen schlechten Prozess automatisiert, erhält einen schnellen schlechten Prozess.
- Medienbrüche vermeiden
- Ausdrucken, unterschreiben, einscannen, abtippen kostet Zeit und produziert Tippfehler.
- Bleib möglichst durchgängig digital.
Ein einziges PDF, das von Hand in ein Excel übertragen wird, lässt den Effekt verpuffen.
- Datenschutz klären
- Welche Daten darf das Tool verarbeiten (Personendaten, Geschäftsgeheimnisse)?
- Wo werden sie gespeichert (Cloud, Ausland)?
- Hol Datenschutz, Compliance und IT ab, bevor du startest.
So ersparst du dir eine harte Zwischenlandung.
- Team involvieren
- Schreibe Anleitungen und teile den Prozess mit mindestens einer weiteren Person (Stellvertretung sicherstellen).
- Hol das Team ab und mach es mit dem neuen Prozess vertraut.
Wer den Prozess täglich lebt, kennt Stolpersteine, die in keinem Diagramm stehen.
- Mit Stakeholdern absprechen
- Welche anderen Abteilungen sind involviert, und welche Anforderungen und Ansichten haben sie?
- Überarbeitet eine andere Abteilung gerade ihre Schritte desselben Prozesses?
- Berücksichtige die gesamte Prozesskette und hol die Schnittstellen früh an Bord.
Automatisiert eine Abteilung ohne Absprache, passen die Schnittstellen schnell nicht mehr zusammen.
- Kontrollen einbauen
- Teste vor dem Start mit Testdaten und vergleiche das Ergebnis mit dem manuellen Prozess.
- Setze bei kritischen Ergebnissen auf das Vier-Augen-Prinzip.
- Mach Stichproben, auch wenn alles rund läuft. Hinterfrage das Ergebnis.
- Sorge für nachvollziehbare Protokolle (Audit-Trail).
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.
- Notfallplan bereithalten
- Was passiert, wenn die Automatisierung ausfällt oder Mist baut?
- Der manuelle Prozess muss weiterhin beherrscht werden.
Bleibe sattelfest und allzeit bereit, den Prozess wieder analog auszuführen.
- Periodischer Prozessreview
- Gibt es neue gesetzliche oder branchenspezifische Vorgaben?
- Haben sich die Anforderungen geändert?
- Macht der Prozess in der aktuellen Form noch Sinn?
Plane feste Termine ein, etwa jährlich oder bei jeder relevanten Änderung. Prozesse sind keine Weine: Sie werden mit dem Alter nicht automatisch besser.
Hinweis: Diese Checkliste ist weder abschliessend noch eine Erfolgsgarantie, sondern ein Kompass für deinen Flug. Sie automatisiert keinen Prozess, sondern nennt die Punkte, die du dabei berücksichtigen musst. Die Flugplanung bleibt deine Sache.
Fazit: Automatisiere mit offenen Augen. Wer Ziel und Flughöhe kennt, darf den Copiloten ans Steuer lassen. Die Landung bleibt trotzdem Handarbeit.
Dieser Blogbeitrag wurde mit Unterstützung von KI erstellt. KI eingesetzt für: Recherche-Unterstützung, Struktur/Textentwurf, Sprache/Korrektur, Bildgenerierung
