In unserer Organisation (NPO) wurden Spenden bisher an verschiedenen Standorten separat verwaltet. Die Spendenverwaltung lag teilweise im CRM, die Buchungswahrheit hingegen im ERP – allerdings ohne direkten Bezug zu den Spenderinnen und Spendern. Das führte zu Medienbrüchen, Doppelaufwänden und fehlender Transparenz. Mit der Migration ins ERP-CRM haben wir Spendenprozesse neu gedacht und einheitlich gestaltet.
Spenden sind für uns nicht nur finanzielle Beiträge, sondern Ausdruck von Vertrauen und Verbundenheit. Umso wichtiger ist es, dass ihre Erfassung und Verwaltung zuverlässig, nachvollziehbar und transparent erfolgt. Über die Jahre haben sich in unserer Organisation jedoch unterschiedliche Praktiken entwickelt: Mehrere Standorte empfingen Spenden über eigene Konten, doch nur die zentralen Dienste pflegten diese systematisch im CRM Dynamics. Die buchhalterische Wahrheit lag hingegen im Finanzmodul von Abacus (ERP) – jedoch ohne direkten Bezug zur spendenden Person. Diese Parallelwelten führten zu Inkonsistenzen, manuellen Überträgen, Klärungsaufwänden und erschwertem Reporting.
Im Rahmen der Initialisierungs- und Konzeptphase haben wir zur Orientierung zunächst unsere Systemlandschaft analysiert. Ausschlaggebend für die Veränderung war unsere IT-Strategie, die vorsah, CRM Dynamics langfristig auszuphasen und Funktionen konsequent in bestehende Systeme – insbesondere Abacus – zu überführen. Die Entscheidung für eine Migration war somit nicht nur eine Frage von Softwarefunktionen, sondern eine grundlegende Überlegung, wie wir unser Spendenmanagement als Gesamtprozess zukunftsfähig gestalten wollen.
Sehr schnell wurde deutlich, dass es sich nicht um ein reines IT-Migrationsprojekt handelt. Im Zentrum stehen Prozesse, Rollenverständnisse und Datenflüsse, die neu gedacht und abgestimmt werden müssen. Zur strukturierten Analyse und Zieldefinition haben wir verschiedene Methoden aus der Enterprise Architecture kombiniert:
- Capability-Ansatz, um zu klären, welche organisatorischen Fähigkeiten wir benötigen.
- BPMN 2.0, um IST- und SOLL-Prozesse detailliert zu modellieren.
- Systemlandschaftsmodellierung, um Systemaufgaben und Schnittstellen klar zu definieren.
Über den Capability-Ansatz wurden drei zentrale Fähigkeiten sichtbar, die das Spendenmanagement prägen:
- Spender- und Beziehungsmanagement: Beziehungen wertschätzend pflegen.
- Spendenverwaltung und Verdankung: Spenden korrekt erfassen und angemessen danken.
- Spendenverbuchung und Reporting: Finanzflüsse nachvollziehbar abbilden.
Bislang waren diese Fähigkeiten in unserer Organisation technisch und organisatorisch verteilt. Ein Teil lag im CRM Dynamics, ein anderer in Excel-Listen, und die eigentliche Verbuchung erfolgte im ERP – jedoch ohne Verbindung zur spendenden Person. Das führte dazu, dass ein gemeinsames Verständnis über Spender:innen nur schwer entstehen konnte.
In den modellierten SOLL-Prozessen zeigt sich nun ein neues Zielbild:
Die Spendenverwaltung und das Beziehungsmanagement werden künftig vollständig im Abacus ERP-CRM abgebildet, während die bereits etablierte Finanzbuchhaltung weiterhin das buchhalterische Fundament bildet. Ergänzend wird die Prozessverantwortung zentralisiert, sodass die zentralen Dienste künftig sämtliche Spenden verwalten und die Standorte transparente Informationen und die Möglichkeit zu individuellen Verdankungen erhalten.
Wir befinden uns aktuell am Übergang von der Konzeptphase zur Realisierung. Die organisatorischen Anpassungen sind definiert, die Prozesse abgestimmt und die Datenmigration vorbereitet.
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Dieser Blog-Beitrag wurde mit Hilfe von künstlicher Intelligenz erstellt.
