HERMES ist die Projektmethode des Bundes mit klaren Phasen und Rollen. Die Version 2022 ermöglicht neu klassische, agile und hybride Ansätze. Das agile Projektvorgehensmodell Scrum bringt Transparenz und frühe Ergebnisse in Verwaltungsprojekte. Für erfolgreiche Agilität braucht es Mut, Schulungen und Pilotprojekte. Der Wandel ist ein Prozess.
HERMES – eine kurze Einführung
HERMES ist die standardisierte Projektmanagementmethode des Bundes und wird vor allem in der öffentlichen Verwaltung eingesetzt. HERMES selbst zeichnet sich durch klare Strukturen aus. Die Methode bietet fünf Szenarien für unterschiedliche Projektarten an. Jedes Szenario umfasst definierte Phasen, Module, Aufgaben, Ergebnisse sowie die dazugehörigen Rollen. Damit lässt sich die Methode in unterschiedlichen Projekten einsetzen.
So funktioniert das HERMES Phasenmodell – einfach erklärt
Projekte werden in klar definierte Phasen unterteilt. Sie reichen von der Initialisierungsphase bis zur Abschlussphase. Jede Phase wird Schritt für Schritt durchlaufen. So bleibt der Projektverlauf gut strukturiert. Mit der neuen Version HERMES 2022 wurde die Methode weiterentwickelt. Ziel war es, mehr Agilität zu ermöglichen. Agile Projektmanagementmethoden wie Scrum werden nun stärker berücksichtigt. Ob ein Projekt klassisch oder agil umgesetzt wird, zeigt sich bereits am Anfang und wird in der sogenannten Initialisierungsphase festgelegt. Die Auswahl der Vorgehensweise erfolgt individuell für jedes Projekt.
Ein Projekt muss nicht rein klassisch oder rein agil durchgeführt werden. Es kann auch hybrid gestaltet werden. HERMES 2022 definiert ein hybrides Vorgehen als eine Kombination aus klassischem und agilem Projektmanagement. Der Wechsel zwischen diesen Vorgehensweisen erfolgt gezielt. Er findet zwischen der Initialisierungsphase und der Abschlussphase statt.
Vorteile von Scrum in der öffentlichen Verwaltung auf einen Blick
Bessere Transparenz innerhalb des Teams und gegenüber Stakeholdern:
- Durch die verschiedenen Scrum- Meetings wie das Daily Scrum, das Sprint Planning oder die Sprint Reviews wird die Kommunikation regelmässig gefördert.
Frühe Projektergebnisse:
- Durch die kurzen Sprintzyklen kann das Projektteam früh Zwischenergebnisse liefern. Das motiviert und zeigt allen: Es geht voran!
Bessere Steuerung trotz wenig detaillierter Anforderungen:
- In vielen Verwaltungsprojekten sind die Anforderungen in den Ausschreibungsunterlagen oft nicht sehr genau. Häufig sind sie nur auf High-Level Ebene beschrieben. Das führt schnell zu Unklarheit im Projektverlauf. Scrum fördert durch die kurzen Zyklen die enge Zusammenarbeit mit den Stakeholdern. So können sich das Projektteam und die Stakeholder regelmässig abstimmen und ihre Ergebnisse präsentieren. Dadurch lassen sich Fehler oder Unklarheiten frühzeitig erkennen und zeitnah korrigieren.
Fokus auf den tatsächlichen Nutzen:
- Regelmässige Meetings fördern bedarfsorientierte Ergebnisse. So entsteht ein nutzbares Produkt mit hoher Qualität.
Mitarbeitermotivation:
- Scrum fördert Eigenverantwortung sowie den Austausch und die kontinuierliche Verbesserung. In der öffentlichen Verwaltung kann so eine neue Dynamik und stärkere Identifikation mit dem Projekt entstehen.
Was braucht es in der öffentlichen Verwaltung für agiles Projektmanagement?
Raum für neues Denken
Agiles Arbeiten braucht Spielräume und Mut. Mut, Bestehendes zu hinterfragen, Verantwortung zu teilen und Ergebnisse iterativ zu entwickeln. Dazu gehört auch, dass Führungskräfte loslassen können und Mitarbeitende die Chance erhalten, sich in neuen Rollen auszuprobieren.
Ausbildungen
Agile Methoden sind wichtig, aber ohne das passende Mindset bleiben sie wirkungslos. In Schulungen sollten Führungskräften und Mitarbeitenden daher vor allem vermittelt werden, was Agilität bedeutet. Werte wie Transparenz, Feedbackkultur und Offenheit für Veränderungen müssen auf allen Stufen verankert werden.
Pilotprojekte
Agilität in der öffentlichen Verwaltung einzuführen, heisst nicht, gleich das ganze System umzuwälzen. Der Einstieg gelingt am besten über kleine Pilotprojekte. Diese sollten sichtbar sein, gut begleitet werden und transparent kommuniziert werden.
Let’s go
Agilität in der Verwaltung ist kein Sprint, sondern ein Weg mit vielen Lernmomenten – aber er lohnt sich.
Quellen:
Dieser Blog wurde mit Unterstützung des Sprachmodells von ChatGPT erstellt.
