Prozesse sollten stetig überprüft und verbessert werden, um den Best möglichen Output zu generieren. Wenn es nun eine Änderung gab, welche den Prozess direkt beeinflusst und den Output verhindert, muss temporär ein Workaround implementiert werden, damit es keinen Stillstand gibt.
Wie kommt es zu einem Workaround:
Ein Workaround wird eingesetzt, wenn der bestehende Prozess angepasst werden muss, da der Standardprozess nicht mehr korrekt durchgeführt werden kann.
Dies kann zum Beispiel wie folgt vorkommen: Bei einer Produktkategorie muss eine Änderung an den Stammdaten vorgenommen werden zur Verfallsdatumsberechnung, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
Jedoch wurden die Abhängigkeiten zu den anderen Prozessen nicht analysiert und berücksichtigt, was zur Folge hatte, dass die automatisierte Wareneingangsbuchung nicht mehr funktionierte.
Damit der Prozess nicht komplett zum Stillstand kommt, wird ein Workaround eingeführt, bei dem der Wareneingang manuell verbucht wird.
Warum ein Workaround wichtig ist:
Ein Workaround wird meistens eingesetzt, weil der Standardprozess nicht umsetzbar ist. Ein Wrokaround ermöglicht es, den Prozess trotzdem weiterzuführen und einen Stillstand zu vermeiden. Ausserdem gewinnt man dadurch Zeit, um den Prozess an die neue Gegebenheit anzupassen und gegeben falls zu verbessern. Mit dem Workaround kann man daher einen Produktions-Stop umgehen, wenn auch mit Mehraufwand.
Gefahren eines Workarounds
Workarounds sollten immer nur als temporäre Lösungen angesehen werden und nicht als Prozesslösung. Die Gefahr jedoch bleibt, dass ein Workaround zu einem Standardprozess wird und eine Prozessverbesserung daher nicht umgesetzt wird. Ein Workaround verursacht meist keine Entwicklungskosten und wird daher oft als kostengünstige Lösung betrachtet. Es ist durchaus möglich, dass eine Prozessverbesserung eine Systemanpassung benötigt und dies dementsprechend auch einen Kostenaufwand bedeutet, was beim Workaround nicht der Fall ist.
Vermeiden von Workarounds
Um Workarounds zu vermeiden sollte man alle Änderungen am Prozess und an den Systemen immer zuerst analysieren und testen.
Hier sind drei Hilfsmittel, welche ich empfehlen kann um Workarounds oder unerwartete Ereignisse zu verhindern.
- Systemkontextdiagramm: Mit diesem Diagramm kann man gut überprüfen, wer alles bei einer Änderung als Stakeholder betroffen sein könnte. Bei einer Stammdatenänderung des Verfallsdatums lässt sich anhand des Diagramms erkennen, in welchen Prozessen und Systemen das Datum verwendet und gepflegt wird. Dadurch können die relevanten Stakeholder schnell und frühzeitig identifiziert und einbezogen werden.
- IST-/SOLL-Prozessmodellierung: Das Dokumentieren des bestehenden Prozesses und des zukünftigen Prozesses (Schritt für Schritt) hilft, alle Änderungen zwischen dem aktuellen und geplanten Prozess zu analysieren. Somit können Auswirkungen auf die Prozesslogik und die Beteiligten bereits im Requirements Engineering sichtbar gemacht werden.
- Testen der Änderung: Vor der Implementierung einer Änderung ins Produktivsystem sollte diese in einem Textsystem geprüft werden, das die gleichen Funktionen wie das Produktivsystem bietet. Ein vollständiger Testlauf im Testsystem zeigt, ob der Prozess wie gewünscht funktioniert. Da es meistens mehrere Möglichkeiten gibt, eine Buchung in einem System durchzuführen, müssen alle verschiedenen Buchungen getestet werden. Nachdem alle Buchungsvarianten getestet wurden, sollten zusätzliche Negativtests durchgeführt werden. Mit den Negativtests kann verhindert werden, dass fehlerhafte Buchungen im Produktivsystem durchgeführt werden können. Die Änderung sollte daher erst ins Produktivsystem übertragen werden, wenn alle Tests erfolgreich waren.
Fazit
Meine Erfahrung zeigte mir, dass viele Workarounds zu Standardprozessen werden und es dann sehr schwierig wird, sie wieder loszuwerden.
Daher empfehle ich, jede Änderung gründlich zu testen, damit es zu keinen Workarounds kommt. Wenn es dann doch zu einem Workaround kommt, muss dieser vollständig dokumentiert werden. Gleichzeitig sollte unmittelbar damit begonnen werden, eine Lösung zu finden, um möglichst bald wieder zum Standardprozess zurückzukehren.
