«Wir sind agil!» – ein Satz, welcher ihr sicherlich auch immer wieder hört. Wir wissen alle, Worte allein reichen nicht aus, um die Realität zu zeigen, Taten müssen folgen. Nach meinen ersten Projekten in der Abteilung IT ziehe ich ein Resümee: Im nachstehenden Blog erzähle ich euch, wie wir im Team mit kleinen Schritten mehr Agilität in Prozessen und Projekten erreichen und was wir als nächstes realisieren.
In der dynamischen VUCA-Welt wird die Agilität in Unternehmen immer wichtiger. Anpassungsfähigkeit und proaktives Handeln sind entscheidend. Umso wichtiger ist es agile Arbeitsformen im Unternehmen gewinnbringend einzuführen. Uns helfen diese Methoden, u. a. Initiativen und Ideen aus Kanban und Scrum, um uns Schritt für Schritt zu verbessern.
Standortbestimmung
Als Group IT erbringen wir Dienstleistungen für über 15 Gesellschaften in der Med-Tech-Branche. Dabei trifft die Abteilung auf viele Anforderungen und Einflüsse von aussen sowie komplexe Prozesse. Projekte bearbeiten wir nach dem klassischen Wasserfallprinzip. Bei Projekten mit hohem technischen Charakter wenden wir teilweise die Methoden Scrum und SAFe mit an, wobei wir hier auf die Hilfe von externen Projektleitenden zurückgreifen. Ziele von uns sind es, das «Gärtchen-Denken» zukünftig noch weiter aufzulösen, die Kommunikation zu verbessern und so mehr Transparenz zu erlangen.
Erste Erfolge
Nach meinem internen Wechsel von der Unternehmenskommunikation in die IT habe ich gemerkt, dass uns Initiativen aus der agilen Arbeitsweise und mehr Kommunikation bei der täglichen Arbeit helfen können, uns zu verbessern. Nachfolgend erläutere ich zwei besondere Erfolge, welche uns unterstützen, agiler, effizienter und transparenter zu sein:
- Retrospektiven: Das Thema Retrospektiven bearbeitet und lebt das Team intensiv. Folglich gehören die Retrospektiven in Workshops und Projekten zu den Standard-Traktanden. Dadurch erhält das Team wertvolle Erkenntnisse und leitet daraus Massnahmen ab.
„Retrospektiven sind Teamtreffen, deren Ziel es ist, aus der Vergangenheit zu lernen. … Die Teammitglieder schauen also gemeinsam zurück und bewerten, was gut und was schlecht gelaufen ist.“ – Peter Rössler, abgerufen von it-agile.de
- Projekt Radar (Kanban-Board): Um einen guten Überblick über die geplanten und laufenden Projekte zu erhalten, hat das Team mit Hilfe der Kanban Methode einen «IT Projekt Radar» für die Abteilung mit eigens definierten Spalten ins Leben gerufen. Das Tool regt zu interessanten Diskussionen an. Durch das Hinunterbrechen der IT-Strategie auf greifbare Projekte weiss nun jeder Mitarbeitende, was läuft und was als nächstes ansteht.
Nächste Massnahmen
Um unsere erwähnten Ziele zu erreichen, haben wir als nächstes Folgendes vor:
- Einführen Kanban-Board: In meinen Projekten führe ich aktuell Kanban-Boards ein. Wir starten mit den Spalten «To Do», «in Bearbeitung», «Testing», «User-Testing», «Realize» und «Done». Das Board designen wir im Planner und greifen es in wöchentlichen Meetings auf. Durch das Diskutieren in Meetings und Retros erhalten die verschiedenen Fachexpert:innen einen Einblick in die Arbeitsbereiche der anderen.
- Einführen des Pull-Ansatzes und Setzen von WIP-Limiten: Um Überlastung zu verhindern und Engpässe frühzeitig zu identifizieren, setzen wir im Kanban-Board WIP-Limiten, um die Effizienz und Qualität der Arbeit zu steigern. Neue Aufgaben holen die Mitarbeitenden erst ab, wenn bestehende Aufgaben abgearbeitet sind und die maximale WIP-Limite unterschritten ist. Dies ermöglicht es dem Team, den Fortschritt zu verfolgen, sich auf laufende Aufgaben zu fokussieren und eigenständig zu entscheiden, wann neue Arbeiten in den Prozess gezogen werden.
- Brücke Business und IT: Während meinen Tätigkeiten in der Unternehmenskommunikation habe ich mir ein sehr gutes Netzwerk innerhalb der Organisation aufgebaut. Somit kann ich dazu beitragen, dass «Gärtchen-Denken» abzubauen. Expert:innen aus Business und IT vernetze ich in Zukunft aktiv und bringe sie miteinander ins Gespräch. Ziel ist es, das gegenseitige Verständnis zu fördern und die IT als Enabler und nicht als Dienstleister wahrzunehmen.
Persönliches Fazit
Zuerst habe ich mir überlegt: Machen diese Methoden in unserem Unternehmen sinn? Wie können wir diese umsetzen? Mein Fazit: Man findet viele Ausreden nicht mit agilen Arbeitsweisen zu beginnen. Die Kunst besteht jedoch darin, einen ersten Schritt zu machen, auszuprobieren und sich laufend zu entwickeln – ganz nach dem Ansatz des MVP.
