Was haben bunte Zettel an einer Wand mit agiler Methodik zu tun? Viele Teams nutzen unterschiedliche agile Frameworks, um in der heutigen VUCA-Welt mithalten zu können. Kanban ist eine dieser Change / Management Methoden mit dem Ziel, den Workflow eines Teams zu visualisieren. Durch Transparenz ist jederzeit ersichtlich, wo ein Team steht und wohin es geht → von links nach rechts auf dem Board; nach dem Pull-Prinzip.
Taskboard
Was macht ein Taskboard aus? Der Klassiker besteht aus den bekannten drei Spalten „to do“; „doing“; „done“. In der Spalte „to do“ werden alle zu bearbeitenden Aufgaben (Tasks) auf kleinen farbigen Zetteln notiert, sogenannte Karten oder Tickets, diese werden anschliessend ans Board gepinnt. Wenn eines dieser Tickets nun bearbeitet wird, zieht man den Zettel von links nach rechts um zu symbolisieren, dass das Ticket neu in der Spalte „doing“ ist. Womit das Pull-Prinzip, das Ziehen von Tickets in die nächste Spalte, auch schon erklärt wäre. Um zu zeigen, dass eine Arbeit abgeschlossen ist, wird das Ticket in die letzte Spalte „done“ ganz rechts verschoben.
Dieses einfache Prinzip eignet sich vor allem für kleinere Arbeiten wie beispielsweise die „Ämtli“ im Haushalt zu regeln.
Kanbanboard
Der auffälligste Unterschied zum Taskboard ist die Abbildung des Workflows. Soll heissen, es werden mehr Spalten benötigt, die wiederum in die bekannten „doing“/„done“ unterteilt sind. So wird in den einzelnen Teilschritten ersichtlich, wie lange die Durchlaufzeit ist oder wo beispielsweise durch Abhängigkeiten von Dritten (work of others) zu Blockaden kommt. Dies sind wichtige Erkenntnisse für das Verständnis des Workflows eines Teams. Zusätzlich können in den Spalten sogenannte „definition of ready“ (DoR) und „definition of done“ (DoD) ergänzt werden. Mit diesen jeweiligen Anforderungen/Kriterien ist allen Teammitgliedern klar, wann ein Ticket weiterbearbeitet werden kann. Mit der DoD wird auch die dezentrale Entscheidung sowie das eigenverantwortliche Arbeiten gefördert, da Inhalte in Form einer Checkliste abgearbeitet werden können. Durch das Setzen von WIP-limits (work in progress) wird der Workflow in bestimmten Spalten begrenzt. Dies wiederum fördert das Peer-to-Peer Learning, welches die Bildung kleiner Gruppen vorsieht, die gemeinsam ein Ticket bearbeiten und so miteinander und voneinander lernen und den Arbeitsfluss konstant halten.
Kanban – go with the flow
Um Kanban anzuwenden, benötigt man ein cross-funktionales Team, ein analoges oder digitales Kanbanboard zur Visualisierung des Workflows, eine Dienstleistung oder ein Produkt und die Implementierung von Events (z.B. die Planung (replenishment) des nächsten Workflows). Das heisst, du wählst mit deinem Team aus, welche Tickets als nächstes in die erste Spalte gezogen werden. Durch die „definition of ready“ sind alle notwendigen Informationen/Anforderungen vorhanden, um das Ticket auf das Kanbanboard zu ziehen. Das daily stand-up vor dem Board dient dazu, sich als Team einen Überblick über den aktuellen Stand der Arbeit zu verschaffen und das weitere Vorgehen zu besprechen. Mit Klebepunkten können Blockaden (z.B. Lieferfristen) oder Termine eingetragen werden, um die Bearbeitungszeit visuell darzustellen.
Eine Retrospektive (Feedback-Zyklus) findet am Ende jedes Tickets oder nach der Lieferung statt, abhängig davon, was zu Beginn durch das Team definiert wurde. Dabei werden der Workflow und die Zusammenarbeit im Team kritisch hinterfragt um voneinander zu lernen und sich anzupassen. Veränderungen am Kanbanboard sind normal und sogar gewünscht, diese werden auch als „Kaizen“ bezeichnet.
Durch die Erstellung von WIP-Limits können Workflows optimiert und Engpässe (Bottlenecks) reduziert werden. Darüber hinaus fördert die Implementierung von WIP-Limits auf dem Kanbanboard die Fokussierung.
Es ist wissenschaftlich erwiesen, dass die Fähigkeit zum Multitasking (task switching) einen grossen Einfluss auf die Wechselkosten (switching costs) hat (Baethge & Rigotti, 2010).
Weitaus bekannter ist das Gesetz von Little, welches den Zusammenhang von langfristigen Mittelwerten in einem stabilen System beschreibt.
Zum Schluss: Kanban in einem Satz
Die Visualisierung eines mit WIP-Limits begrenzten Workflows, welcher nach dem Pull-Prinzip funktioniert und eine Iteration durch „Kaizen“ schafft.
