Auftraggeber und Projektleitung wünschen sich in Projektteams die besten Mitarbeitenden. „Zankapfel“ sind in der Regel die Mitarbeitenden mit dem grössten Fachwissen, da sie von der Linienorganisation ebenso benötigt und nur ungern für Projekte freigestellt werden. Der Einsatz von Robotic Process Automation RPA kann hier Abhilfe schaffen, in dem Software-Roboter hochvolumige, regelbasierte Standardprozesse übernehmen und die für das Projekt benötigten Mitarbeitenden im Tagesgeschäft entlasten.
In den öffentlichen Verwaltungen kommt erschwerend hinzu, dass zusätzlich benötigtes Personal für Projekte nicht rasch finanziert und angestellt werden kann. Die Personalkredite sind plafoniert und die Vorgaben für eine Erhöhung sind, aus «Steuerzahlersicht» zurecht, streng. Der politische Prozess beansprucht Zeit und der Ausgang der Debatte ist oft ungewiss. Klar, moderne Verwaltungen werden heutzutage mit Globalbudget ausgestattet und es besteht die Möglichkeit, den Personalaufwand zu Lasten des Sachaufwands temporär zu erhöhen. Aber gerade in Informatikprojekten, wenn es beispielsweise darum geht Fachanwendungen zu erneuern, benötigt es auch in den Sachmitteln mehr finanzielle Mittel.
„Kann RPA dieses Dilemma lösen?“
RPA ist in der Privatwirtschaft schon länger ein dankbarer Freund und Helfer. In der öffentlichen Verwaltung hingegen wird RPA noch wenig eingesetzt. Einige kantonale (bspw. Zürich, Bern oder Freiburg) sowie kommunale Verwaltungen (bspw. Stadt St. Gallen) kennen und setzen RPA bereits erfolgreich ein. Die Bundesverwaltung hingegen ist etwas zaghafter unterwegs, sie steht noch am Anfang und beginnt erst jetzt das Potential für sich zu entdecken.
Welche Prozesse sind geeignet?
RPA eignet sich für Prozesse die häufig ausgeführt werden, regelbasiert sind, kein menschliches Urteilsvermögen benötigen und über ein möglichst hohes Transaktionsvolumen verfügen. Sie beinhalten idealerweise, der Einfachheit wegen, strukturierte Daten. Die Auswahl und Beurteilung der geeigneten Geschäftsprozesse erfolgt idealerweise zusammen mit dem externen, technischen Umsetzungspartner.
«Attendend oder unattended; das ist hier die Frage!»
Aus betriebswirtschaftlicher Sicht liegen die Vorteile eher bei einer «Unattended RPA-Lösung». Dieser „Bot“ erledigt autonom einfache Aufgaben mit sehr grossem Volumen im Hintergrund und dadurch ist die Entlastung der Mitarbeitenden grösser. Für den Einstieg kann sich aber ein «Attended-Bot» durchaus lohnen. Sie sind häufig günstiger, schneller realisiert und unmittelbar durch die Mitarbeitenden einsetzbar. Dadurch, dass bei dieser Lösung die Mitarbeitenden den Bot starten, mit ihm interagieren und ihn quasi als Assistenten einsetzen entsteht eine Vertrautheit. Diese kann durchaus als wichtiger Erfolgsfaktor der Digitalen Transformation, bei der mitunter ein neues «Mindset» von den Mitarbeitenden erwartet wird, betrachtet werden.
«Darfs äs Bitzeli meh si?»
Diese – meist in der Metzgerei gehörte – Frage gilt es auch beim Einsatz von RPA zu beantworten. Denn je nach Komplexität des Prozesses, der gewünschten Entlastung der Mitarbeitenden, sowie des zu erreichenden Kundennutzes, lohnt es sich zu überlegen, den ausführenden RPA-Roboter mit künstlicher Intelligenz (KI) anzureichern.
Wie viel Personal kann für Projekte «freigeschaufelt» werden?
Theoretisch kann ein Bot 24 Stunden pro Tag an 7 Tagen in der Woche bzw. 365 Tagen im Jahr arbeiten, was 8’760 Stunden ergibt. Der Mensch kommt bei einer 42-Stunden-Woche und 220 gerechneten Arbeitstagen auf 1’848 Stunden pro Jahr. Dazu gilt es zu berücksichtigen, dass der RPA-Roboter – sofern er gut programmiert ist – weniger fehleranfällig ist und über eine höhere Arbeitsgeschwindigkeit verfügt. Einverstanden, dies sind alles theoretische Werte, aber trotzdem:
„Was für ein brachliegendes Potential!“
RPA ist weit mehr als ein Freund und Helfer in der Not der Verwaltung. Sinnvoll ausgebaut und eingesetzt, kann diese Technologie ein wichtiges Element der Digitalen Transformation der Bundesverwaltung sein. Nutzen wir sie!
