Die Basisanforderungen an ein Projekt kennen die meisten: es muss ein Ziel definiert sein, der Ressourcen sind begrenzt und die Einmaligkeit ist gegeben. So einfach so klar. Trotzdem werden viele Projekte nicht erfolgreich abgeschlossen. Welche wichtigen Eckpunkte sollten also Projektverantwortlichen immer wieder überprüft, damit das eigene Projekt auf Erfolgskurs bleibt?
Verschiedene Studien in den letzten Jahren zeigen auf, dass eine erhebliche Anzahl von IT-Projekten nicht erfolgreich abgeschlossen werden konnten. Die Gründe dafür sind so vielfältig wie es Projekte gibt. Grundsätzlich stehen dahinter aber meist die gleichen grundlegenden Themen: die Projektziel, die Kommunikation und das Ressourcenmanagement. Als Projektleiterin oder Projektleiter muss man sich diesen Problemfeldern bewusst sein. Bereits bei der Projektvorbereitung sind Strategien zu deren Bewältigung festzulegen. Das nützt aber wenig, wenn die Strategien und Massnahmen nicht im Verlaufe des Projektes immer wieder überprüft und Anpassungen vorgenommen werden. Denn es liegt in der Natur von Projekten, dass sie Veränderungen hervorrufen, die nicht immer absehbar und planbar sind. Dabei hilft sich immer wieder folgende Fragen zu stellen und gemachte Annahmen zu hinterfragen.
Ist die Zielvorgabe für alle klar und passt der Projektumfang zu den Zielen?
Eine smarte Zielformulierung hilft einfach verständliche und kontrollierbare Ziele festzuhalten. Dabei ist es wichtig, dass diese Ziele gründlich mit den Auftraggebenden diskutiert sind. Es muss sichergestellt sein, dass alle Beteiligten die Ziele kennen sowie ein gemeinsames Verständnis davon haben. Hierbei wird der Fokus häufig auf die messbaren Bestandteile der Ziele fokussiert und deren Realisierbarkeit nicht gründlich hinterfragt. Dabei ist dies ein ausschlaggebender Punkt, ob ein Projekt erfolgreich sein kann oder Ziele gesteckt werden, die gar nicht im geplanten Projektumfang abgegolten werden können.
Sind die Stakeholder identifiziert und wird mit ihnen ausreichend kommuniziert?
Kommunikation ist eine der Hauptaufgabe in Projekten, insbesondere bei IT-Projekten. Gerade die IT-Projekte haben häufig abteilungsübergreifende Auswirkungen auf unterschiedliche Personen. Zudem ist in der heutigen Zeit der Digitalisierung die IT-Projekte hoher Management-Attention ausgesetzt. Es ist wichtig für Projektleitende die Übersicht zu behalten, wer vom Projekt betroffen ist und wie mit diesen Personen/Abteilungen umgegangen werden soll. Es sind meistens mehr Personen als ursprünglich gedacht. Im Verlauf eines Projektes kommen immer wieder neue Ansprechpersonen dazu oder bestehende fallen weg. Folglich ist ein aktives Stakeholder- und Kommunikationsmanagement vor und im Projekt von hoher Priorität, z.B. basierend auf einer RACI-Matrix.
Sind die Ressourcen auf das Projekt abgestimmt und ist noch genügend Spielraum für Unvorhergesehenes vorhanden?
Bei der Zeit, beim Geld und beim Personal ist es stets das Gleiche – es gibt immer zu wenig davon. Und meistens wird es im Verlauf vom Projekt noch knapper. Um Schwankungen im Projekt abfangen zu können, müssen bei der Ressourcenplanung unbedingt Puffer eingerechnet werden. Sind diese in absehbarer Zeit aufgebraucht, sollten Priorisierungen vorgenommen werden. Was kann aus dem Projektumfang/Backlog rausgenommen werden um das Gesamtergebnis des Projektes nicht zu gefährden? Gibt es die Möglichkeiten von Outsourcing von Teilprojekten oder Aufgaben? Diese und ähnliche Fragen sind zu klären. Ansonsten besteht die Gefahr, dass das Projektteam überlastet wird, was zu Qualitätseinbussen, Verzögerungen und zu weiteren Ressourcenengpässen führt, wenn die Leute kündigen.
