Es freut mich, dass sie sich für meinen Blogbeitrag interessieren, daher gehe ich davon aus, dass sie in irgendeiner Form mit Projekten zu tun haben. In vielen Unternehmen werden Projekte von heute auf morgen strukturlos aus dem Boden gestampft, weil man sich gerade mit dem Thema befasst, sollten diese am liebsten schon übermorgen umgesetzt werden.

Daraus entstehen folgende Probleme:

• Es gibt keinen definierten Prozess für Projektideen
• Ich als Mitarbeiter bekomme kein Feedback ob meine Projektidee angenommen oder abgelehnt worden ist. Das motiviert mich nicht weitere Projektideen zu verfassen und aktiv mitzudenken
• Projekte werden nicht mit einem Raster bewertet, somit fehlen die Prioritäten und die Ausrichtung nach der Unternehmensstrategie und die Kenntnis der Wirtschaftlichkeit fehlt
• Wenn überhaupt sind nur unvollständige Projektanträge mit fehlenden Zielen vorhanden
• Ressourcen werden nicht geplant und führen zu Doppelbuchungen und Überlastung
• Es fehlt die Transparenz und der Überblick über alle Projekte
• Fehlendes Projektmanagement-Handbuch, in welchem genau geregelt ist, wie mit Projekten umgegangen wird

Es hat einen guten Grund, dass «den Wald vor lauter Bäumen nicht sehen» ein so beliebtes Sprichwort ist. Wenn Sie sich im Wald verirren, brauchen Sie kein Nachschlagwerk, um zu bestimmen, ob Sie von Tannen oder Fichten umgeben sind – Sie brauchen eine Karte und eine Idee davon, wo Sie stehen und wo Sie hinwollen.

“Wenn du nicht weißt, wohin du gehst… Wie kannst du erwarten, dass du da ankommst?” ~ Basil S. Walsh

Projekthochdruck? Verlust des Überblicks? Antriebslosigkeit? Versuchen Sie doch einmal Projektportfoliomanagement. Klingt gut, wie mach ich das?

Das Ziel von Projektportfolio-Management ist es mit Abhängigkeit der strategischen und wirtschaftlichen Relevanz, Kosten, Ressourcenbedarf und Terminen im Unternehmen an den richtigen Projekten mit dem grössten Mehrwert zu arbeiten.

Falls Sie zu einem Unternehmen zählen das kein Projektportfolie-Management führt, dann laden Sie in einem ersten Schritt diese Excel-Vorlage herunter. Tragen sie alle Projekte in Ihrem Unternehmen in die Vorlage ein und überlegen sie sich, ob die aufgeführten Projekte die folgenden Projektwürdigkeitskriterien erfüllen (die Kriterien passen sie individuell auf Ihr Unternehmen an). Nicht alle Vorhaben sind Projekte, vieles kann auch im Rahmen von Linienaufgaben abgearbeitet werden:

• Neuartigkeit: Das Projekt umfasst zumeist Aufgaben, die in dieser Form noch nicht durchgeführt wurden und sind daher neuartig.
• Einmalig: Die Tätigkeiten von einem Projekt sind immer einmalig und nicht zyklisch, um den definierten Zustand zu erreichen
• Zeitliche Begrenzung: Projekte sind immer zeitlich Begrenzt, also diese haben einen festen Anfangs- und Endzeitpunkt
• Finanzielle Abgrenzung: Ein Projekt sollte immer finanziell Abgegrenzt werden, überschreitet der Aufwand für eine Tätigkeit 20 Personentage (700Fr. / PT) sprich 14’000 Fr. dann ist es ein Projekt
• Abteilungen: mehrere Mitarbeiter oder Abteilungen sind involviert.
• Projektorganisation: Es benötigt eine Projektorganisation um es zu managen.

In einem zweiten Schritt schaffen Sie ein Projektportfolio-Gremium und definieren Sie einen Verantwortlichen, ein Projektportfolio-Manager, der diese Kernaufgaben wahrnimmt:

• Definieren und Initiieren von neuen Projekten
• Bewerten, priorisieren, genehmigen oder ablehnen von Projektanträgen mit dem Gremium
• Analysieren von Abhängigkeiten
• Gruppieren von Projekten (Programmen)
• Controlling der laufenden Projekte hinsichtlich Risiken, Ressourceneinsatz und Geschäftswertsteigerung
• Mit Koordinieren von laufenden Projekten
• Bewerten von beendeten Projekten und Erfahrungswerte sichern

Und bewerten Sie im Gremium die Projekte nach Strategie fürs Unternehmen und Wirtschaftlichkeit. Prozentual wird dann in einem Diagramm ersichtlich, welche die wichtigsten Projekte sind. Diese müssen dann nur noch realistisch mit den vorhandenen Ressourcen und Berücksichtigung des Budgets in eine Roadmap gesetzt werden (Das Diagramm ist in der Grafik unten ersichtlich).

Einen nachhaltigen Projektportfolio Prozess erstellen für die Zukunft…

Projektideen werden von der Unternehmensstrategien oder Teilstarategien abgeleitet oder entstehen aus dem Business heraus. Das Business hat die Möglichkeit ihre Verbesserungen oder Ideen mittels KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) via Mail einzubringen. Stellen Sie sicher, dass alle Projektideen an einem Ort zusammenlaufen, nutzen Sie am besten ein zentrales System (Ticket-System).

Die eingehenden Projektideen werden an einem Projektideen-Board mit dem Projektportfolio Gremium gesichtet. Im Gremium wird geprüft, ob die Projektidee anhand der definierten Projektkriterien projektwürdig sind und ob es lohnend ist, diese Idee weiter zu verfolgen. Ob nun die Projektideen angenommen werden oder nicht, in jedem Fall sollte der Antragsteller informiert werden, wie es darum steht nur so erkennen die Mitarbeiter, dass die Projektideen ernst genommen werden und man sich auch regelmässig damit befasst. Wird eine Projektidee als potenzielles Projekt erachtet, wird diese Idee einem geeigneten Projektleiter zugeteilt um in der Initiierungsphase davon ein Projektantrag zu erstellen.

Der vollständig ausgefüllte Projektantrag wird dem Projektportfolio-Gremium erneut zur Prüfung vorgelegt. Das Projekt kommt auf den Prüfstand und wird nach strategie fürs Unternehmen und nach der Wirtschaftlichkeit bewertet. Anschliessend entscheidet das Gremium, ob und wann das Projekt in die Roadmap passt und in Abhängigkeit der Ressourcen schlussendlich umgesetzt werden soll. Die Projektbewertung gibt Ausschlag, wie wichtig ein Projekt ist. Je relevanter für die Unternehmensstrategie und umso grösser die Wirtschaftlichkeit davon ist, desto früher sollte dieses in der Roadmap umgesetzt werden. Wichtig ist, dass das Projektportfolio regelmässig geprüft und aktualisiert wird, um ein erfolgreiches Projektportfolio-Management für die Zukunft zu schaffen.