Bei Self Service BI (SSBI) stehen die Nutzer*innen im Fokus. Diese erhalten ein intuitiv bedienbares Werkzeug, mit welchem sie eigenständig Daten analysieren und flexibel Auswertungen erstellen können. Ziel ist es, schnell und einfach an die für die individuelle Fragestellung oder Entscheidung benötigten Informationen zu kommen und diese zu nutzen. Aber wie funktioniert das konkret? Wer sind diese Nutzer*innen? Und auf was müsst ihr für eine erfolgreiche Einführung achten?
Controller*innen sehen sich zunehmend damit konfrontiert, Auswertungen zeitnaher und zweckgerichteter zur Verfügung zu stellen. Die Änderungshäufigkeit der Inhalte steigt zudem kontinuierlich an, was vermehrt zu Anfragen von Ad-hoc-Auswertungen führt. Ein Berichtswesen mit vorwiegend statischen Standardberichten erfüllt die aktuellen Anforderungen häufig nicht mehr. Heutzutage sind dynamische Auswertungen gefragt, um situativ und individuell die gewünschten Informationen zu generieren.
Dabei ist klar: Wenn ein Unternehmen vermehrt datengestützte Entscheidungen treffen soll, müssen die Entscheidungsträger*innen die Daten verstehen. Dies gelingt am besten, wenn sie sich selbst intensiv mit diesen beschäftigen.
Besteht aber nicht die Gefahr von «Wildwuchs», wenn eigene Reports kreiert werden dürfen? Das Konzept des SSBI klingt einleuchtend, bringt aber in der Praxis einige Herausforderungen mit sich.
Folgende Empfehlungen sollen euch helfen die Herausforderungen rund um SSBI erfolgreich zu meistern:
- Wählt ein benutzerfreundliches und intuitives SSBI-Tool
Voraussetzung für Self Service ist ein einfach zu verstehendes und zu bedienendes BI-Tool, welches auch von Nutzer*innen ohne grosse IT-Kenntnisse genutzt werden kann (z.B. können vorhandene Datensätze einfach per Drag & Drop in anschauliche Grafiken umgewandelt werden).
- Legt eine zentrale, validierte Datengrundlage fest
Als Grundlage für alle Auswertungen sollte eine gemeinsame Dateninfrastruktur sein, die auf interne und externe Datenquellen zugreift und diese verbindet (Single Source of Truth) . Eine der grössten Herausforderungen bei SSBI ist die Datenqualität. Will man eine hohe Akzeptanz erreichen, muss diese auf jeden Fall sichergestellt werden können. Umso mehr, wenn die Daten als Entscheidungsgrundlage verwendet werden.
- Werdet euch über die unterschiedlichen Zielgruppen bewusst
Nutzer*innen haben unterschiedliche Bedürfnisse und Kenntnisse. Die ihnen zur Verfügung gestellten Möglichkeiten sollten darauf abgestimmt sein. In der Regel lassen sich die Zielgruppen in die folgenden drei Kategorien einteilen:
- Legt eine Data Governance fest
Mit einer Data Governance werden Regeln und Rollen festgelegt, wie und von wem der Zugriff auf die Datensätze erfolgen darf. Damit werden überaus wichtige Aspekte der Datensicherheit und des Datenschutzes berücksichtigt («Need to know»-Prinzip). Zudem hilft es den Nutzer*innen, wenn ihnen nur Daten angezeigt werden, welche ihrer Rolle entsprechen (nach dem Motto «Weniger ist mehr»).
- Erstellt Richtlinien fürs Reporting
Damit die Informationen schnell und richtig interpretiert werden können und man eine gemeinsame «Sprache» entwickelt, sind Regelungen für eine einheitliche Visualisierung hilfreich. Setzt dabei z.B. vermehrt auf interaktive Dashboards, bei denen die Nutzer*innen nach Belieben filtern und die Daten aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten und untersuchen können. Um «Wildwuchs» zu vermeiden, sollten neu erstellte Standardreports in einem Review-Prozess überprüft und freigegeben werden, bevor sie veröffentlicht werden.
Fazit
Die Konzeption und Implementierung müssen gut durchdacht und geplant sein. Jedes Unternehmen sollte für sich die ideale Ausprägung bestimmen. Dabei empfiehlt sich bei der Einführung schrittweise vorzugehen (z.B. Einführung als Pilot in einem Fachbereich, bevor für die breite Masse ausgerollt wird) und klare Regeln festzulegen. Der Fokus sollte zudem auf die Nutzer*innen und deren Befähigung liegen.
Quellen und weiterführende Informationen zum Thema:
