Niemand wollte sie doch sie kam trotzdem: die Corona-Pandemie. Die gewohnten Alltagsroutinen und Arbeitsabläufe mussten innert kürzester Zeit umgestellt werden. So auch die Zusammenarbeit in Projekten. Wo es vorher regelmässigen Kontakt vor Ort gab, braucht es heute neue Mittel und Wege um sich mit den Projektbeteiligten auszutauschen und zusammenzuarbeiten.
Microsoft Teams ersetzt die Sitzungszimmer
Sitzungen mit dem Management, den Projektmitarbeitern, den Lieferanten und Partnern finden nicht vor Ort, sondern online in virtuellen Sitzungsräumen statt. Telefon- und Webkonferenzen sind das neue Medium, um mit den Projektbeteiligten jederzeit und von überall zu kommunizieren. Einer der gebräuchlichsten und bekanntesten Plattformen dafür ist Microsoft Teams. Mit Microsoft Teams kann man den Konferenzteilnehmern online Präsentationen zeigen, gemeinsam auf einen Bildschirm der Konferenzteilnehmer schauen, sehen welcher Teilnehmer/in gerade spricht und vieles mehr. Dabei ist es sehr empfehlenswert die Videokamera anzulassen. Dadurch werden die Gespräche persönlicher und das Gegenüber hat ein Bild von der Person, die grade spricht.
Microsoft Teams kann aber auch als Kollaborationsplattform genutzt werden. Für das Projekt relevante Dokumente können in Microsoft Teams zentral abgelegt werden. Diese sind dadurch für alle Projektbeteiligten jederzeit und von überall verfügbar. Die einzigen Voraussetzungen an die Projektbeteiligten sind ein Teams-Account und ein Zugang ins Internet. Zudem können die Projektbeteiligten dadurch gleichzeitig am selben Dokument arbeiten, was die Zusammenarbeit erleichtert. Wichtig ist, dass alle Projektbeteiligten möglichst mit derselben Kollaborationsplattform arbeiten, sonst wird es schnell komplex, braucht einen hohen manuellen Aufwand und führt zu redundanten oder inkonsistenten Daten.
Miro ersetzt das Whiteboard
Das Besprochene muss visualisiert werden. Wo früher Flipchart und Magnetwände zum Einsatz kamen, sind es heute digitale Lösungen wie Mural oder Miro die für die gemeinsame Visulisierung entwickelt wurden. Einige Kollaborationsplattformen wie Microsoft Teams bieten auch eine integrierte Whiteboard-Funktion an, die dafür genutzt werden kann.
Telefonate und Chat Funktionen ersetzten die Ganggespräche
Kurz über den Stuhl schauen oder im Gang noch ein kleines Detail der vorherigen Sitzung klären, ist im Homeoffice nicht mehr möglich. Und mal eben schnell ins Büro vorbeigehen, um der Sache Nachdruck zu verleihen, fällt auch weg. Als Projektleiter/in werden Sie jetzt mehr telefonieren oder chatten müssen. Dafür bieten Kommunikationsplattformen wie Skype for Business oder Microsoft Teams die Chat- oder Telefonfunktion. Und «Ja», man darf im Jahr 2021 noch telefonieren und sollte das auch während der Homeoffice-Zeit vermehrt tun. Wenn der persönliche Eindruck wichtig ist, wie beispielsweise bei kritischen Themen und Konflikten, empfiehlt es sich einen Videoanruf zu tätigen.
CoffeeCalls ersetzen die Kaffeepausen
Am schwierigsten ist es den sozialen Kontakt im Homeoffice aufrecht zu erhalten. Den meisten Mitarbeitern fehlt der zwischenmenschliche Austausch im Homeoffice. Darunter leidet nicht nur die Psyche der Mitarbeiter, sondern auch die Zusammenarbeit.
Warum immer nur dann Microsoft Teams starten, wenn es etwas projektbezogenes zu besprechen gibt? Microsoft Teams und Co. lassen sich auch für eine virtuelle Kaffeepause nutzen. Organisieren Sie doch einfach täglich um 09:00 eine freiwillige virtuelle Kaffeepause für das gesamte Projektteam. Diese soll dazu dienen den Smalltalk, der früher in der Cafeteria geführt wurde, online durchzuführen. Reden Sie über das vergangene Wochenende oder über die Familie. Dies ermöglicht den Mitarbeitern sich auszutauschen und auf andere Gedanken zu kommen, was sich positiv auf die Zusammenarbeit auswirkt.
Weiterführende Links zum Thema
BAG Coronavirus: Coronavirus BAG
Seco Arbeiten zu Hause: Arbeiten zu Hause – Homeoffice
