Agil zu sein, ist zurzeit in aller Munde – und dies nicht nur in der Softwareentwicklung. Lesen Sie hier, in welchen Bereichen und Themengebieten auch die öffentlichen Verwaltungen von den agilen Ansätzen profitieren können.
Öffentliche Verwaltungen haben heutzutage noch immer den Ruf, bürokratische und unflexible Strukturen aufzuweisen. Langsame und nicht mehr zeitgemässe Prozesse sind weitere Kritikpunkte, welche häufig an den öffentlichen Verwaltungen kleben. Doch stimmen diese Vorurteile? Und könnten Ansätze von agilen Methoden weiterhelfen? Aus meiner Sicht zweimal ein klares Ja!
Zum besseren Verständnis meiner Einschätzung müssen wir uns zuerst der Definition des Begriffs «Agilität» widmen. «Agil sein» bedeutet heute vieles. Im vorliegenden Kontext (also auf unternehmerischer und organisatorischer Ebene) sind folgende Interpretationen des Begriffs aus einer Studie der ZHAW spannend:
- Unternehmerische Fähigkeit, schnell und flexibel auf Unvorhergesehenes zu reagieren
- Vernetztes Arbeiten / Kundenperspektive statt Silodenken
- Kontinuierliches Hinterfragen von Zielen
In den nächsten Zeilen werde ich die drei Interpretationen mit persönlichen Kommentaren durchleuchten. Zudem erkläre ich, inwiefern damit das verstaubte Image der öffentlichen Verwaltungen verbessert werden könnte.
Unternehmerische Fähigkeit, schnell und flexibel auf Unvorhergesehenes zu reagieren
Für Unternehmen in der Privatwirtschaft ist es selbstverständlich, dynamisch auf neue Anforderungen und Bedürfnisse zu reagieren. Ohne diese Flexibilität (oder Agilität) würden diese Unternehmen im Normalfall schnell vom Markt verschwinden. Bei öffentlichen Verwaltungen besteht dieser Konkurrenzkampf gewöhnlich nicht. Diese Tatsache – sowie einzuhaltende Regularien und Formalitäten – führen oftmals zu langatmigen und unflexiblen Abläufen.
Doch wie kann man diesem Umstand Abhilfe schaffen? Meines Erachtens beginnt «agil sein» bei jedem / jeder einzelnen Mitarbeitenden. Es gibt für praktisch alle Probleme eine Lösung, sofern man flexibel und unvoreingenommen handelt. Mit diesem Mindset könnte man auch die öffentlichen Verwaltungen einen grossen Schritt voranbringen.
Vernetztes Arbeiten / Kundenperspektive statt Silodenken
Diese Ansätze sind ebenfalls nicht neu. Leider fehlt mir das «gesamtheitliche Denken» gegenwärtig in den öffentlichen Verwaltungen. Viel zu oft wird nur im Eigeninteresse oder im Interesse der Abteilung gehandelt – der Blick auf das «grosse Ganze» geht verloren.
Auch die öffentlichen Verwaltungen führen ihre Dienstleistungen für eine Kundschaft durch (interne wie auch externe). Hier muss man – wie in der Privatwirtschaft – vom Silodenken wegkommen und den Fokus auf die Kundinnen und Kunden legen. Dabei ist es manchmal sinnvoll, sich bewusst in sein Gegenüber zu versetzen und dessen Perspektive einzunehmen, um ganzheitliche Lösungen zu entwickeln.
Kontinuierliches Hinterfragen von Zielen
Das kontinuierliche Hinterfragen von Zielen ist eine essenzielle Fähigkeit eines erfolgreichen Unternehmens. Aus meiner Sicht besteht auch hier Potential nach oben bei den öffentlichen Verwaltungen. Oftmals werden Tätigkeiten durchgeführt, ohne zu hinterfragen, warum man etwas so macht, wie man es macht. „Ist so, weil war so, weil bleibt so“ lautet das Motto. Würde man diese Aktivitäten oder gar das grundlegende Ziel davon hinterfragen, käme man zu ganz neuen Ansätzen.
Fazit
Agilität in den öffentlichen Verwaltungen ist kein Widerspruch. Wie Sie aber unschwer meinen Zeilen entnehmen können, beginnt vieles von «agil sein» in den Köpfen jedes / jeder Einzelnen selbst. An dieser Stelle muss angesetzt werden, damit zukünftig ein Schritt nach vorne gemacht und das volle Potential ausgeschöpft werden kann.
