In unserem Arbeitsteam betreuen wir über hundert verschiedene Anwendungen. Aus diesem Grund ist das Team stark ausgelastet, weshalb eine Arbeitsplanung mit einer agilen Vorgehensweise Sinn machen würde. Beim Testversuch zeigte sich bereits beim Start, dass die zu leistende Arbeit das Leistungsvermögen übersteigt.
Mit dem CAS-RQE habe ich mich für einen Kurs angemeldet, damit ich das richtige Handwerk für das Ermitteln von Anforderungen erlerne.
Auf dem Lernplan wurde aber auch noch die Einführung in die agilen Vorgehensweisen angepriesen.
Dies könnte für unser dreiköpfiges Arbeitsteam im Betrieb vermutlich ganz interessant sein, betreuen wir doch über hundert verschiedene Anwendungen für unsere Kundschaft. Einige Arbeiten laufen parallel. Sehr viele Arbeiten sind offen und können nur unter erhöhtem Aufwand abgeschlossen werden. Die Pendenzen der verschiedenen Anwendungen werden in selbstentwickelten Excelsheets geführt.
Dass hier eine Überlast besteht, versteht die Leserin / der Leser vermutlich von selbst.
Nachdem der Dozent SCRUM vorgestellt hatte, was aber eher für Softwareentwicklungsbetriebe geeignet ist, wurde über KANBAN doziert.
Dies scheint mir doch ganz interessant zu sein. KANBAN wurde ursprünglich für die Produktion entwickelt. In der Zwischenzeit wird die Methode aber auch in der Informatik eingesetzt. Mit KANBAN werden die parallelen Arbeiten auf ein Minimum reduziert. Einmal angefangene Pendenzen sind schneller erledigt und Engpässe besser sichtbar.
Start mit KANBAN
Bei KANBAN werden die verschiedenen Tätigkeiten auf einer KANBAN-Board mit verschiedenen Spalten und Zeilen festgehalten. Die Einteilung kann nach den eigenen Bedürfnissen vorgenommen werden.
Für unser Arbeitsteam war es wichtig, dass wir möglichst schnell und mit kleinem Aufwand, Minimal Viable Produkt MVP lässt grüssen, unsere Auslastung und Problematiken erkennen können. Also haben wir uns für eine Ausführung in Papierform entschieden.
Erfassung der Tätigkeiten
(Quelle: Philipp von Deschwanden)
Zuerst müssen bei KANBAN alle Tätigkeiten fein säuberlich auf einer sogenannten KANBAN-Karte festgehalten werden.
Pro Aufwand von 4 Stunden wurde eine Karte erfasst. Damit unterschieden werden kann, welches Teammitglied welche Tätigkeiten hat, wurden die Karten mit verschiedenfarbigen Punkten ergänzt. Für die Art der Aufwände haben wir verschiedene Zeichen (Kreis, Dreieck und Quadrat) eingesetzt.
Eine Anwendung macht uns besonders zu schaffen. Die Karten für diese Anwendung haben wir zusätzlich mit roter Farbe gekennzeichnet.
Da wir davon ausgegangen sind, dass wir einen riesigen Berg von Tätigkeiten und Pendenzen vor uns her stossen, haben wir den BackLog-Teil auf dem KANBAN-Board schon einmal vorsorglich in zwei Spalten aufgeteilt.
Arbeitsinhalt auf einer Ansicht ersichtlich
(Quelle: Philipp von Deschwanden)
Nach der Erfassung aller bekannten Aufwände war die Anzeige für unseren Arbeitsinhalt fertig. Übersichtlich ist zwar anders, aber wir hatten zum ersten Mal einen Überblick über unseren Berg an Arbeit.
Fazit vom Start
Obwohl wir mit dem Einsatz von KANBAN erst am Anfang stehen, haben wir bereits davon profitieren können.
Zum ersten Mal wurde uns das ganze Ausmass der Teamauslastung vor Augen geführt. Zwar kommt die Arbeit noch nicht in den Fluss, aber die Aufgleisung zur besseren Arbeitsaufteilung kann damit angegangen werden. Zudem hat sich gezeigt, dass eine weitere Arbeitskraft nötig ist, um die Aufwände zu bewältigen.
Der Start in Papierform hat sich gelohnt, nur so war eine Übersicht auf einen Blick zu schaffen. Sobald der grösste Berg abgearbeitet ist, werden wir auf eine digitale Version wechseln.
Mit KANBAN profitiert nicht nur das Team. Nein, es kann auch für die Führung als Ressourcen- und Durchlaufplanung für den ganzen Betrieb dienen.
