Ein Projekt scheint auf Abwegen zu sein und bei der Einführung zum Scheitern verurteilt. Dieser Erfahrungsbericht zeigt wie im Geschäftsbereich Gebäudetechnik von CKW mit agilen Zusammenarbeitsformen ein Projekt wieder auf die Erfolgsspur gebracht werden konnte.
Gegen Ende 2019 wurde die digitale Abwicklung von Serviceaufträgen bei CKW Gebäudetechnik eingeführt. Die Plattform, welche den Prozess abbildet, heisst mobileERP. Die Lösung basiert auf einer Webapplikation und CKW bezieht diesen Service bei der Firma WAS.ch GmbH.
Die digitalen Servicerapporte sollten den Papier-Prozess möglichst schnell ablösen. Aus zwei Gründen erreichten wir dieses Ziel nicht, wie wir uns das vorgestellt hatten:
- Die Mitarbeitenden in der Organisation wurden nicht auf diese elementare Digitalisierungsmassnahme vorbreitet – Stichwort Change-Management.
- Die eingeführte IT-Lösung war in der End-to-End Betrachtung nicht optimal ausgereift. Es fehlten im Prozess wesentliche Funktionalitäten.
Alle Projektbeteiligten haben diese beiden Umstände unterschätzt, was zu einem Akzeptanzproblem bei den Usern und deren Vorgesetzten führte. Unter diesem Aspekt konnten wir das Projekt nach dem Rollout nicht einfach abschliessen und zur Tagesordnung übergehen.
Wir überdachten unsere bisherige Vorgehensweise und trafen grundlegende Massnahmen:
- Aus dem Projekt wurde ein Programm, mit dem Zweck einer stetigen Weiterentwicklung des mobileERP.
- Da die User bislang zu wenig in die Entwicklung mit einbezogen wurden, bildeten wir ein Gremium mit Vertretern aus den einzelnen Organisationsbereichen. Sie sind die Satelliten, die alle Interessen sammeln, einbringen, diskutieren, spezifizieren, priorisieren und zur Implementation freigeben.
Die neue Vorgehensweise musste schnell Ergebnisse liefern, damit die Akzeptanz bei den Nutzern rasch anstieg und sich die Projektinvestitionen auszahlten.
Hierzu entwickelten wir zusammen mit WAS.ch GmbH ein eigenes, auf unsere Bedürfnisse massgeschneidertes Vorgehensmodell. Wir griffen aus den bekannten Frameworks Scrum, DevOps und SAFe das für uns Beste heraus.
Das Beste aus alt und neu
Somit praktizieren wir heute die agile Softwareentwicklung nicht in Reinkultur. Es ist eher eine Mischform aus den inkrementellen Methoden und den klassischen, plangetriebenen Vorgehensmodellen. Wir haben beispielsweise bereits für 2021 die Zeitpunkte für die einzelnen Sprints und die daraus abgeleiteten Deployments resp. Release-Zeitpunkte auf die Test- sowie Produktivumgebung festgelegt.
Mit den User Storys (US) beschreiben wir die vom Business gewünschten bzw. nötigen Funktionsbausteine. Die US an sich muss einfach und klar formuliert sein: „In der [ROLLE] als, möchte ich die [FUNKTION] implementiert haben, damit der [GRUND] erfüllt ist“. Zudem sind die Akzeptanzkriterien zu artikulieren, die später bei der Abnahme erbracht sein müssen.
Ein Release beinhaltet in der Regel 6 bis 12 User Storys, was ungefähr 50 Story Points entspricht. Anmerkung: Story Points sind eine Einheit, welche die Größe einer User Story angeben. Dabei orientieren wir uns an der Fibonacci-Reihe.
Verbesserte Zusammenarbeit durch agile Teamarbeit
Die Zusammenarbeit in agilen Arbeitsformen verlangt nach gegenseitigem Respekt und Vertrauen unter den Parteien. Aus einem ursprünglichen Auftraggeber-/Auftragnehmer-Verhältnis ist zwischen CKW und WAS.ch GmbH eine strategische Partnerschaft herangewachsen.
Der Grund dafür: Alle verstehen die agile Methodik und wenden sie im selben Sinne konsequent an. Weil alle Arbeitsschritte sichtbar sind, können die Teammitglieder ihre Aufgaben folgerichtig abarbeiten und jederzeit genau den Projektfortschritt ablesen.
„Für mich ist das Agile Manifesto und die Prinzipien dahinter Core – der Rest sind Werkzeuge, die man bei Bedarf zücken kann. Deshalb: Die Methoden kann man erlernen, jedoch die benötigte Kultur nur leben. Das wird in Projekten massiv unterschätzt“, sagt Martin Dörig, Geschäftsführer der WAS.ch GmbH.
Ergebnis
Mit der Neuausrichtung erreichten wir einen Maturitätslevel, der sich sehen lassen kann. Die Akzeptanz bei den Nutzern ist deutlich gestiegen, wie das quantitative Nutzerverhalten beweist: Anfangs 2020 erreichten wir einen Digitalisierungsgrad von 30 (Verhältnis Papier zu Digital) und aktuell sind es 75 Prozent. Die wertvollen und individuellen (qualitativen) Feedbacks der User weisen auf einen guten Einbezug der Mitarbeitenden hin. Sie realisieren, dass ihre Beiträge früher oder später in Form von nutzbringenden Funktionen in die Lösung einfliessen. Unsere Arbeit geht weiter. Das Ziel lautet: Bis Sommer 2021 einen Digitalisierungsgrad von annährend 100 Prozent zu erreichen.
Weiterführende Links zum Thema
CKW
WAS.ch GmbH
DevOps – Wikipedia
Scrum
SAFe 5.0 Framework – SAFe Big Picture
Fibonacci Reihe
