Ortsunabhängig und digital arbeiten – heute bereits Alltag. Nur, wie führt man reine Online-Workshops durch? Das ist bestimmt Neuland für dich. Nutze dazu die im Netz existierenden interessanten Online-Tools. Auf kreative Art und Weise erarbeitest du zusammen mit den Teilnehmenden erfolgversprechende Lösungsansätze. Vorteile: Ergebnisse sind sofort sichtbar; Anfahrtswege fallen weg; Zeitersparnis; papierloses arbeiten u.v.m. Nachteile: Physische Anwesenheit fehlt; Diskussionen können schneller entgleiten. Ganz wichtig ist strukturiertes, diszipliniertes Moderieren und Arbeiten. So wird der Online-Workshop zum Highlight.
Workshops immer nur ortsabhängig durchführen? Keine Ausrede mehr. Diese kannst du von überall her mit geeigneten Online-Tools bequem realisieren und interessante Ergebnisse erarbeiten. Sei es für Teamworkshops, definieren von Anforderungen im Projektmanagement usw. In der aktuellen Situation sind derartige Remote-Workshops im Aufwind und die Akzeptanz steigt. In diesem Beitrag möchte ich meine praktischen Erfahrungen aus der geschäftlichen wie auch privaten Kommunikationswelt weitergeben.
Die Grundlagen dazu
Gute Vorbereitung ist das A und O. Verwende für den Workshop einen Desktopcomputer oder Laptop. Beim Laptop ist es hilfreich diesen an einen externen Monitor anzuschliessen, um ein grösseres Arbeitsfeld zu erhalten. Verzichte bei der Durchführung darauf ein Smartphone oder Tablet zu benutzen. Diese besitzen meist nur eingeschränkte Funktionalitäten und sind daher für längere Sessions nicht geeignet. Damit eine stabile und schnelle Internetverbindung gewährleistet ist, solltest du das WiFi ausschalten und das Übertragungsgerät direkt am Modem via Ethernetkabel anschliessen. Für ein optimales Hör- und Sprechergebnis ist ein Stereoheadset zu empfehlen, im Idealfall mit aktiver Geräuschunterdrückung. Aufgrund fehlender Mimik und Gestik sollte bei virtuellen Unterhaltungen unbedingt die Webcam eingeschalten werden. Steht dir keine zur Verfügung, kannst du die Kamera deines Smartphones z. B. mittels der App «DroidCam» (Android) oder «iVCam Webcam» (iOS) nutzen. Nehmen zahlreiche Personen am digitalen Workshop teil, ist es sinnvoll vorab gemeinsame «Knigge-Regeln» zu definieren. Beim Teilen des Bildschirms (Screen-Sharing) sollten möglichst alle Unterlagen im Querformat und Vollbildmodus angezeigt werden. Achte darauf, dass die Skalierung des eigenen Bildschirms allenfalls für Präsentationen angepasst wird.
Wie ich mich in einem virtuellen Workshop verhalten sollte
Bevor die Session startet solltest du dich 5 bis 10 Minuten vorher einloggen, um zu testen ob alles funktioniert. Als teilnehmende Person einer Onlinebesprechung solltest du immer auf Stumm (Mute) schalten. Nur wenn du sprichst, solltest du diese Taste deaktivieren. Ansonsten störst du die anderen mit Umgebungsgeräuschen. Unterbrechungen oder kurze Abwesenheiten kannst du im laufenden Betrieb durch die Chat-Funktion mitteilen. Somit beeinträchtigt man die Audioübertragung des oder der Sprechenden nicht.
Als Moderator eines virtuellen Workshops
Der Lead eines Workshops wird durch den Moderator sichergestellt. Als solcher solltest du dich mindestens 10 bis 20 Minuten vorher einloggen, alles testen, um einen reibungslosen Ablauf der Onlinesession zu gewährleisten. Nach einer kurzen Einleitung sollte immer eine Agenda folgen, damit die Teilnehmenden über den Ablauf orientiert sind. Ergänzend können definierte Regeln bzw. eine kurze Verhaltenserläuterung fürs Meeting folgen. Als Moderator steht dir bei bestimmten E-Collaboration-Tools die Möglichkeit zur Verfügung, virtuelle Gruppenräume einzurichten. Dies ist sinnvoll, wenn Personengruppen einzelne Themen getrennt erarbeiten sollen. Dazu eignet sich z. B. Zoom sehr gut. Hilfreiche Tools wie Miro können ein Whiteboard mit zusätzlichen Möglichkeiten ersetzen. Eine Doodle-Umfrage hilft Abstimmungen zu erleichtern. Ein Kahoot-Spiel sorgt zwischendurch für Abwechslung oder Slido kann nützlich sein für Q&A-Sessions. Das sind nur einige Beispiele, im Internet findest du noch weitere nützliche und kostenloste Tools. Damit ist eine ähnlich erfolgreiche Zusammenarbeitsform möglich, wie physisch vor Ort. Für die virtuell Teilnehmenden solltest du immer wieder kurze Pausen einplanen. Am besten jede Stunde, für fünf Minuten.
Was noch zu sagen ist
Personen, die noch nie mit solchen Formen der E-Collaboration gearbeitet haben, mag dieses Thema suspekt sein. Wird diese Art der Zusammenarbeit gut geplant, erklärend und spannend aufgebaut, desto eher kann man die Leute dazu animieren mitzumachen. Wie heisst es doch: Übung macht den Meister. Digitale Kollaboration eignet sich ebenso gut, wie «physische Workshops», für zielführende und ergebnisreiche Meetings. Und ja, auch hier passieren Fehler – das ist menschlich. Auch in der digitalen Welt steht die Menschlichkeit als wichtigstes Gut der Kooperation an erster Stelle. Probiert es aus!
