KI schreibt E-Mails, fasst Meetings zusammen und bringt Struktur in komplexe Informationen. Das klingt vielversprechend: Wir arbeiten effizienter und gewinnen Zeit!
Aber mal ehrlich: Sind unsere Arbeitstage dadurch wirklich entspannter geworden? Oder nutzen wir die gewonnene Zeit um noch mehr zu erledigen?
Ich erlebe häufig, dass uns KI zwar schneller macht, unsere To-do-Listen aber trotzdem länger werden. Deshalb beschäftigt mich weniger die Frage, wie viel Zeit KI spart, sondern vielmehr: Was machen wir eigentlich mit dieser Zeit?
Schneller ist nicht automatisch besser!
KI ist längst Teil unseres Büroalltags. Sie hilft uns bei Texten, Präsentationen, Protokollen oder Zusammenfassungen. Und das betrifft nicht nur Personen in Assistenzrollen. Auch in HR, Finance, Marketing, Management können viele Arbeitsschritte heute deutlich schneller erledigt werden.
Genau hier liegt für mich aber auch eine Gefahr: Wenn ich für eine Aufgabe statt 30 Minuten nur noch zehn brauche, habe ich zwar 20 Minuten gewonnen. Meistens beginne ich jedoch sofort mit der nächsten Aufgabe.
Am Ende habe ich mehr erledigt, fühle mich aber nicht unbedingt entlasteter.
Deshalb sollten wir uns nicht nur fragen: Was kann KI für uns schneller erledigen? Viel wichtiger ist die Frage: Was möchten wir mit der gewonnenen Zeit besser machen?
Zeit für das, was KI nicht übernehmen kann!
KI kann Informationen verarbeiten, Inhalte strukturieren und Vorschläge machen. Sie kann mir aber nicht die Verantwortung abnehmen.
Ich muss beurteilen, ob eine Antwort korrekt ist, ob sie zur Situation passt und welche Konsequenzen daraus entstehen. Je schneller Informationen verfügbar sind, desto wichtiger werden für mich deshalb kritisches Denken, Priorisierung und Qualitätskontrolle.
Und dann gibt es Aufgaben, die sich nicht einfach in einen Prompt übertragen lassen: Beziehungen aufbauen, Zwischentöne wahrnehmen, unterschiedliche Interessen zusammenbringen oder in einer schwierigen Situation das richtige Gespräch führen.
Genau dafür möchte ich die gewonnene Zeit nutzen. Denn hier entsteht aus technischer Effizienz ein echter menschlicher Mehrwert.
Erst nachdenken, dann automatisieren!
Im CAS Digitales Officemanagement beschäftige ich mich mit der Frage, wie digitale Werkzeuge unseren Arbeitsalltag sinnvoll unterstützen können.
Eine Erkenntnis ist mir dabei besonders wichtig geworden: Digitalisierung bedeutet nicht, möglichst viele Tools einzusetzen oder jeden bestehenden Arbeitsschritt zu automatisieren.
Bevor wir einen Prozess beschleunigen, sollten wir uns fragen: Brauchen wir diesen Prozess überhaupt?
Vielleicht braucht es weniger Schritte. Vielleicht können wir Abstimmungen vereinfachen. Vielleicht ist eine Aufgabe inzwischen sogar überflüssig.
Erst wenn ein Prozess vernünftig gestaltet ist, sollte Technologie ins Spiel kommen. Sonst digitalisieren wir lediglich alte Gewohnheiten und erledigen sinnlose Arbeit noch schneller.
Effizienz braucht ein Ziel!
Auch mein Verständnis von Produktivität hat sich verändert. Produktiv zu sein bedeutet für mich nicht, möglichst viele Aufgaben zu erledigen.
Produktivität kann auch heissen, sich für eine wichtige Entscheidung Zeit zu nehmen, ein persönliches Gespräch zu führen, einen bestehenden Ablauf zu hinterfragen oder eine Idee zu entwickeln.
KI kann uns Freiräume schaffen. Was wir daraus machen, entscheiden wir selbst!
Die wichtigste Frage im digitalen Arbeitsalltag lautet deshalb nicht:
Was kann KI für mich erledigen? SONDERN vielmehr: Was kann ich dank KI besser machen?
Quelle: Inspiration aus dem Modul I & II, Dozent Markus Dobbelfeld und Thomas Kohler
KI eingesetzt für: Struktur, Korrektur und Beitragsbild
Kirsten Kunzendorf ist Executive Assistant bei Swiss Life Asset Managers und bloggt aus dem Unterricht des CAS Digitales Officemanagement.
