KI ist längst Teil unseres Arbeitsalltags. Viele von uns nutzen ChatGPT, Claude oder ähnliche Werkzeuge, um Texte zu erstellen, Informationen zusammenzufassen oder Probleme schneller zu lösen. Auch ich greife regelmässig auf KI zurück, etwa beim Strukturieren von Texten, beim Schreiben von Skripten oder als Unterstützung bei Troubleshooting.
Die Vorteile liegen auf der Hand: KI spart Zeit, erhöht die Effizienz und hilft, Routineaufgaben schneller zu erledigen. Gleichzeitig beobachte ich jedoch, dass sensible Informationen oft unüberlegt in KI-Systeme eingegeben werden. Dabei gerät eine wichtige Frage in den Hintergrund: Was passiert eigentlich mit diesen Daten?
Personendaten sind mehr als Namen und Adressen
Viele Menschen verbinden Datenschutz in erster Linie mit Namen oder Adressen. Das Schweizer Datenschutzgesetz geht deutlich weiter. Als Personendaten gelten alle Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen.
Dazu gehören beispielsweise Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Personaldaten, Kundennummern, Fotos oder Angaben über Mitarbeitende und Kundinnen. Werden solche Informationen in ein KI-System eingegeben, handelt es sich um eine Bearbeitung von Personendaten. Deshalb müssen auch bei der Nutzung von KI die Vorgaben des Datenschutzes eingehalten werden.
Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) weist darauf hin, dass vor der Eingabe von Daten geprüft werden sollte, welche Informationen verarbeitet werden und ob die datenschutzrechtlichen Grundsätze eingehalten sind.
Zwei Fragen, die ich mir vor jedem Prompt stelle:
Muss die KI diese Daten wirklich sehen?
Ein zentraler Grundsatz des Datenschutzes ist die Verhältnismässigkeit. Vereinfacht bedeutet das: Es sollen nur diejenigen Daten bearbeitet werden, die tatsächlich notwendig sind.
Statt ein vollständiges E-Mail mit Namen, Telefonnummern und Kundendaten einzufügen, reicht oft eine anonymisierte Version. Aus «Max Muster von der Firma XY» wird beispielsweise «Mitarbeiter A». In vielen Fällen kann die KI dieselbe Aufgabe erfüllen, ohne die Identität der betroffenen Personen zu kennen.
Mein persönlicher Merksatz lautet deshalb: So viele Daten wie nötig, so wenige wie möglich.
Darf ich diese Daten überhaupt verwenden?
Selbst wenn nur wenige Daten verarbeitet werden, bedeutet das nicht automatisch, dass die Nutzung zulässig ist.
Das Datenschutzgesetz verlangt, dass Personendaten rechtmässig bearbeitet werden. Je nach Situation erfordert dies eine Einwilligung der betroffenen Person, eine gesetzliche Grundlage oder ein überwiegendes Interesse – wie beispielsweise bei Verträgen, wenn Daten benötigt werden, um einen Vertrag vorzubereiten oder abzuwickeln.
Besonders vorsichtig sollten Unternehmen mit vertraulichen Informationen, Personaldaten oder Kundendaten umgehen. Wer solche Daten ungeprüft in externe KI-Dienste eingibt, kann gegen interne Vorgaben oder datenschutzrechtliche Anforderungen verstossen.
Das grösste Risiko sitzt oft vor dem Bildschirm
Die meisten Datenschutzprobleme entstehen nicht durch die Technologie selbst, sondern durch deren Nutzung. Mitarbeitende handeln dabei selten absichtlich fahrlässig. Unter Zeitdruck ist es verlockend, ein Dokument direkt in ein KI-Tool zu kopieren und sich schnell unterstützen zu lassen.
Genau deshalb braucht es neben technischen Schutzmassnahmen auch klare Regeln und Sensibilisierung.
Drei mögliche Massnahmen für den verantwortungsvollen KI-Einsatz
- Klare KI-Richtlinien definieren
- Anonymisierung und Datenminimierung fördern
- Daten nach Schutzbedarf klassifizieren
Fazit
KI wird aus unserem Berufsalltag nicht mehr verschwinden. Die entscheidende Frage ist nicht mehr, ob wir KI nutzen sollen, sondern wie wir sie verantwortungsvoll einsetzen.
Wer sich vor jedem Prompt fragt, ob die Daten wirklich notwendig sind und ob deren Verwendung erlaubt ist, reduziert Risiken erheblich. Datenschutz beginnt nicht bei der Technologie, sondern bei den Entscheidungen der Menschen, die sie nutzen.
Weiterführende Links zum Thema
KI Tools; wie es um den Schutz der Daten geht
Deklaration KI-Nutzung: Struktur/Textentwurf, Sprache/Korrektur, Bildgenerierung
