Ein modernes Sekretariat ist mehr als eine blosse administrative Drehscheibe. Sein Potenzial reicht tief in die strategische Mitgestaltung hinein: Wer Abläufe hinterfragt, Schnittstellen verbessert und digitale Werkzeuge sinnvoll einsetzt, kann die Zusammenarbeit aktiv mitgestalten. Wie gelingt der Schritt vom reinen Organisieren zum bewussten Verbessern?
Administrative Arbeiten laufen oft im Hintergrund ab. Sie fallen erst auf, wenn etwas nicht funktioniert. Das Aufgabengebiet eines Sekretariats hat sich stark verändert und entwickelt sich weiter. Es geht längst nicht mehr um Termine, E-Mails und Dokumentenablage, sondern vielmehr um Koordination, funktionierende Abläufe und Prozessmanagement. Das Sekretariat denkt mit, erkennt Verbesserungspotenzial und gestaltet die Zusammenarbeit aktiv mit. Damit trägt es wesentlich dazu bei, das Fachpersonal zu entlasten. Drei Beispiele zeigen den Beitrag eines modernen Sekretariats.
Abläufe vereinfachen
Manche Arbeitsschritte waren früher sinnvoll, bieten heute aber kaum noch Mehrwert. Ein Beispiel dafür ist ein klassischer Formularprozess: Ein Formular wird ausgefüllt, unterschrieben, verschickt, überprüft, weiterverarbeitet, abgelegt, nochmals weitergeleitet, im System erfasst und erneut abgelegt. Solche Abläufe kosten Zeit und beanspruchen Ressourcen von unterschiedlichen Mitarbeitenden.
Deshalb lohnt es sich, Prozesse regelmässig zu hinterfragen: Warum wird das gemacht? Wer benötigt die Information tatsächlich? Wie viele Personen müssen involviert sein? Eine langjährige Gewohnheit ist kein ausreichender Grund, einen Ablauf unverändert beizubehalten. Es geht nicht darum, Aufgaben einfach zu streichen, sondern das Ganze als Zusammenspiel zu verstehen und den gesamten Ablauf zu prüfen. Das Sekretariat kann Fragen stellen, Verbesserungen anstossen und Lösungen entwickeln. Dazu gehören beispielsweise vereinfachte Formulare mit MS Forms oder automatisierte Abläufe mithilfe digitaler Workflows. So sinkt der Aufwand und es bleibt mehr Zeit für Aufgaben, die Fachwissen und persönliche Zusammenarbeit erfordern
Ordnung in der digitalen Ablage schaffen
Wer kennt es nicht? Eine digitale Ablagestruktur wird erstellt, eine entsprechende Handlungsanweisung festgehalten. Doch mit der Zeit wächst die Ablage unkontrolliert weiter. Mehrfachablagen, verschiedene Dokumentversionen, unterschiedliche Bezeichnungen. Am Ende verlieren alle den Überblick und es kostet viel Zeit, die richtige Datei zu finden oder herauszufinden, welches die aktuelle Version ist.
Wichtig sind wenige, klare Regeln. Wo werden welche Dokumente abgelegt? Wie werden Dateien benannt? Welche Ordnerstruktur gilt? Und mindestens ebenso wichtig ist die Pflege der Ablage. Nicht mehr benötigte Dokumente müssen archiviert oder gelöscht werden.
Das Sekretariat kann eine verständliche Struktur vorgeben, die für alle logisch und umsetzbar ist, und die regelmässige Pflege anstossen. Davon profitieren alle: Informationen sind schneller auffindbar, Rückfragen werden reduziert und Doppelspurigkeit vermieden.
Nutzung von digitalen Werkzeugen
Die Herausforderung liegt oft nicht in der Anzahl der verfügbaren digitalen Werkzeuge, sondern in der Auswahl und der sicheren Anwendung. Wir wissen, dass digitale Werkzeuge die Zusammenarbeit erleichtern und administrative Aufgaben effizienter machen. Es gilt, die passendsten Werkzeuge bewusst zu nutzen. Auch hier kann das Sekretariat eine wichtige Rolle übernehmen. Zuerst gilt es zu klären: Welches Problem soll gelöst werden? Wer soll damit arbeiten? Welchen konkreten Nutzen soll die Anwendung bringen? Eine Evaluation der bestehenden Anwendungen kann dabei hilfreich sein. Es braucht nicht zwingend immer neue Tools, manchmal reicht es, bereits bestehende Tools besser zu nutzen. Das Sekretariat identifiziert wiederkehrende, zeitraubende Routinen, beispielsweise die Terminabstimmung mit mehreren Beteiligten oder die Standardisierung von Antwort-E-Mails, und setzt passende Lösungen ein. Durch Automatisierungen oder gut strukturierte Vorlagen gewinnt das Team Zeit für Arbeiten, die nicht an eine Maschine delegiert werden können.
Weniger verwalten, mehr gestalten
Der Weg zum Sekretariat von morgen ist kein Ziel, das man einmal erreicht und dann abhakt. Es ist eine stetige Entwicklung. Es hinterfragt Abläufe, schafft Ordnung und setzt digitale Werkzeuge gezielt ein. Veränderungen reduzieren unnötigen Aufwand und schaffen Freiräume für die eigentlichen fachlichen Aufgaben. So wird das Sekretariat zur aktiven Mitgestalterin der Zusammenarbeit.
KI eingesetzt für: Recherche-Unterstützung, Struktur/Textentwurf, Sprache/Korrektur, Bildgenerierung
