Projektbezogene E-Mails zu suchen, kostet Zeit, Nerven und Konzentration.
In meinem Projektalltag begleitete mich dieses Problem jahrelang.
Die Lösung basiert auf Microsoft 365 Business Premium und verwendet ausschliesslich Standard‑Connectoren in SharePoint und Power Automate.
Das Ergebnis: weniger Suchen, mehr Übersicht und ein sauberer Projektabschluss.
Zentrale Datenbasis: SharePoint als Ausgangspunkt
Die Basis der Lösung bildet SharePoint als zentraler Ort für alle projektbezogenen Informationen. Die Liste «Projekte» dient als führende Informationsquelle. Beim Erfassen eines neuen Projekts werden folgende Angaben hinterlegt:
- Projektnummer
- Projektname
- Projektleitung
- Status
- Startdatum
Aus Projektnummer und Projektname wird automatisch der Wert «KategorieNameOutlook» gebildet. Dieser Name dient später als eindeutige Kategorie für projektbezogene E-Mails in Outlook.
Beim Speichern eines neuen Projekts wird der erste Power‑Automate‑Flow ausgelöst. Dieser erstellt den Projektordner in der Dokumentbibliothek «Projektunterlagen» und legt automatisch die definierten Unterordner an. Die Ordnerstruktur ist flexibel und kann jederzeit erweitert werden. So steht eine einheitliche und klare Ablage zur Verfügung. Die Projektbeteiligten werden in einer separaten «Unternehmerliste» gepflegt und einem Projekt zugeordnet. Ihr aktiver Status ist entscheidend für die spätere E-Mail‑Verarbeitung.
Flow 2: Automatische Kategorisierung eingehender E-Mails
Der zweite Flow ist der Kern der Lösung. Er wird bei jeder eingehenden E-Mail ausgelöst und sorgt für die automatische Projektzuordnung.
Zuerst prüft der Flow, ob der Absender in der Unternehmerliste vorhanden und aktiv ist. Trifft das zu, wird die E-Mail als projektbezogen erkannt. Parallel dazu analysiert der Flow den Betreff und den Textinhalt der E-Mail. Er vergleicht diese mit der Projektnummer und dem Projektnamen. Sobald eine der beiden Prüfungen zutrifft, weist der Flow der E-Mail automatisch die entsprechende Projektkategorie zu.
Sind Projektbeteiligte gleichzeitig in mehreren Projekten aktiv, vergibt der Flow absichtlich mehrere Kategorien an eine E-Mail. In diesem Fall müssen die Kategorien bei der E-Mail‑Bearbeitung noch bereinigt werden.
Diese Entscheidung ist pragmatisch: Kategorien zu löschen, ist in der Regel schneller, als Kategorien manuell zuzuordnen. Für die korrekte Farbdarstellung der Kategorien in Outlook müssen diese einmalig erstellt werden. Wichtig ist, dass der Kategorienname exakt dem Wert der SharePoint‑Spalte «KategorieNameOutlook» entspricht, auf den der Flow zugreift.
Warum E-Mails nicht automatisch archiviert werden
Eine vollständig automatische, rückwirkende Archivierung am Projektende, inklusive Löschen der E-Mails, war lizenzbedingt nicht zuverlässig umsetzbar. Die Abfrage von E-Mail‑Kategorien erfordert den Zugriff auf die Outlook‑Mail‑API (Microsoft Graph), was eine Premium‑Lizenz voraussetzt. Statt diesen Schritt zu erzwingen, wurde bewusst ein kontrollierbarer Weg gewählt. Dank der automatischen Kategorisierung sind relevante E-Mails jederzeit auffindbar. Die Archivierung erfolgt am Projektende manuell durch Verschieben der kategorisierten E-Mails in den Projektordner und reduziert sich dadurch auf wenige Klicks.
Flow 3: Strukturierter Projektabschluss
Wird ein Projekt abgeschlossen und der Status in der Liste «Projekte» auf «Archiviert» gesetzt, startet der dritte Flow. Er verschiebt den Projektordner in den Archivbereich «Z_Projekte_Archiviert», setzt das Enddatum und deaktiviert die zugehörigen Einträge in der Unternehmerliste. So wird verhindert, dass für abgeschlossene Projekte weiterhin E-Mails kategorisiert werden.
Nutzen der Gesamtlösung
Durch das Zusammenspiel von SharePoint und Power Automate entsteht ein durchgängiger Prozess über den gesamten Projektlebenszyklus. Projektbezogene Informationen, Dokumente und E-Mails sind von Beginn an strukturiert erfasst und klar zugeordnet. Besonders Flow 2 unterstützt den Projektalltag, indem projektbezogene E-Mails frühzeitig kategorisiert und für die spätere Archivierung vorbereitet werden.
Fazit
- Die Kombination aus SharePoint und Power Automate verbessert die Projektorganisation mit überschaubarem Aufwand.
- Die automatische E-Mail‑Kategorisierung schafft Übersicht und reduziert Suchzeiten deutlich.
- Bei einer späteren Lizenzerweiterung kann das System problemlos ausgebaut werden.
- Insgesamt ist eine praxisnahe, nachvollziehbare Lösung entstanden, die den Projektabschluss zuverlässig unterstützt.
Dieser Blogbeitrag wurde mit Unterstützung von KI erstellt.
