SAP archiviert sicher, ist für schnelle Datenerfassung aber oft zu starr. SharePoint bietet Flexibilität, bleibt aber meist aussen vor. Wie bringt man beide Welten zusammen? In diesem Beitrag zeige ich dir, wie ein schlanker Pull Workflow die Lösung liefert. Ganz ohne teure Middleware, mit Power Apps und Power Query. Ein frischer Blick auf ein altbekanntes Problem: effizient und direkt umsetzbar.
Gerade im Maschinenbau ist SAP das digitale Rückgrat für die ISO 9001 Zertifizierung. Es garantiert Rückverfolgbarkeit und sorgt für die nötige Prozessdisziplin. Doch so zuverlässig die Daten dort archiviert sind, so starr ist oft die Erfassung von Dokumenten im Produktionsumfeld. Das Dilemma: Mächtige SAP Masken sind auf mobilen Geräten oft schwerfällig. Die Folge ist das fehleranfällige Abtippen von Vorlagen oder Notizzetteln.
Die Lösung entsteht durch das Zusammenspiel von SharePoint und Power Apps. Sie ermöglichen eine agile Datenerfassung direkt am Entstehungsort. Über einen Pull Workflow fliessen die erfassten Daten nahtlos in das offizielle SAP System und schliessen so die Lücke zwischen Flexibilität und Revisionssicherheit.
Das Grundproblem: Zwei Welten, ein Dokument
Die Schwierigkeit zeigt sich an der Schnittstelle: Operative Daten entstehen schnell und flexibel mit einer flexiblen Power App, während das offizielle, ISO relevante Dokument zwingend im SAP System abgelegt und verwaltet werden muss. Zwei Welten treffen aufeinander. Die eine bewegt sich agil, die andere ist auf langfristige Nachvollziehbarkeit und Sicherheit ausgelegt.
Der klassische Ansatz wäre ein teurer Konnektor, der die Daten von SharePoint nach SAP pusht. Das funktioniert, ist aber oft überdimensioniert und teuer im Unterhalt.
Dabei gibt es hierfür eine elegante Lösung: schlank, direkt und komplett mit Bordmitteln umsetzbar. Keine Spezialsoftware, kein komplexes Integrationsprojekt, sondern ein Ansatz, der die Stärken beider Systeme nutzt und die Lücke dazwischen schliesst.
Die Lösung: Der „Pull“ Workflow via Excel
Die Idee ist im Grunde einfach: Statt die Daten aktiv nach SAP zu übertragen, übernimmt die im SAP hinterlegte Excel Vorlage die Arbeit. Und zwar genau in dem Moment, in dem das Dokument geöffnet wird.
Schritt 1: SharePoint als Daten Hub einrichten
Alles beginnt mit einer SharePoint Liste. Diese dient als zentrale Datenquelle und wird über eine Power App befüllt, beispielsweise ein Monteur erfasst via Tablet die Rundlaufwerte eise Rotors direkt in einer Power App. Der Vorteil: Der Monteur arbeiten in einer vertrauten, modernen Oberfläche. Ein Login in SAP ist nicht nötig, ebenso wenig das umständliche Auschecken und spätere Einchecken eines Dokuments. Der Monteur kann sich voll auf seine eigentliche Arbeit konzentrieren, die Datenerfassung läuft einfach nebenbei.
Schritt 2: Der automatisierte „Pull“ Mechanismus
Anstatt Daten mühsam von SharePoint nach SAP zu schieben, nutzen wir eine intelligente Excel Vorlage, die sich beim Öffnen exakt die Informationen zieht, die sie benötigt.
Die Technik dahinter nutzt Power Query als unsichtbaren Brückenbauer. In einer definierten Zelle (z. B. B3) hinterlegen wir den Filterwert, beispielsweise das PSP Element oder die Dokumentnummer. Diesen Wert schreibt SAP beim Generieren des Dokuments automatisch in die Datei. Power Query liest diesen Wert beim Starten sofort ein und steuert damit die SharePoint Abfrage im Hintergrund. Der Clou: Die gesamte Liste wird direkt über den eingelesenen Parameter gefiltert. So lädt das System präzise nur den Datensatz, der aktuell benötigt wird.
Dabei gilt es, zwei technische Feinheiten zu beachten: Damit der automatisierte Abruf problemlos funktioniert, müssen die Berechtigungen in SharePoint auf die entsprechenden Nutzenden gemappt sein. Weiter erfordert Power Query, dass die Excel-Datei an einem „vertrauenswürdigen Speicherort“ im Netzwerk liegt oder die Datenverbindung explizit vom User einmalig bestätigt wird. Diese Sicherheitsmechanismen stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff erhalten und keine unbefugten Skripte ausgeführt werden.
Schritt 3: Integration in SAP DMS
Die fertige Excel Vorlage wird als Originaldatei zu einer Dokumentart im SAP DMS hinterlegt. Hier kommt die SAP Desktop Office Integration (DOI) ins Spiel. In den Customizing Einstellungen lässt sich festlegen, dass SAP beim Öffnen des Dokuments automatisch Metadaten in die Excel Datei schreibt (z. B. erstellende Person, Datum oder Objektverknüpfungen). Diese Werte landen in vordefinierten Zellen, und Power Query weiss sofort, welche Daten es aus SharePoint „ziehen“ soll.
Schritt 4: Der Anwendungsmodus
Für die Nutzenden ist der Prozess denkbar einfach: Das Dokument wird in SAP gesucht und mit „Ändern“ ausgecheckt. Excel öffnet sich, und SAP schreibt automatisch den Filterwert in das vorgesehene Feld. Im Hintergrund erkennt Power Query den Wert, aktualisiert die Verbindung und zieht alle relevanten Informationen aus SharePoint nach. Die Nutzenden prüfen die Inhalte und checken das Dokument wieder in SAP ein.
Warum dieser Weg überzeugt
Kosteneffizient: Der Workflow basiert auf vorhandenen Bordmitteln (Power Apps, Power Query, SAP DOI). Es braucht keine teure Middleware oder API Entwicklung.
Saubere Datenhaltung: Ohne diesen Ansatz existiert keine strukturierte Datenbasis. Mit der SharePoint Liste entsteht eine zentrale, auswertbare Datenbank, die zum Beispiel direkt in Power BI visualisiert werden kann Gleichzeitig entsteht ein revisionssicheres Dokument in SAP. Damit sind die Grundlagen gelegt, um Prozesse langfristig zu analysieren, Schwachstellen zu erkennen und gezielt zu optimieren.
Automatischer Stempel: Durch den Check in / Check out Prozess des SAP DMS ist das Dokument nach dem Einchecken unveränderbar im Archiv versiegelt. Version, Zeitstempel und bearbeitende Person sind lückenlos dokumentiert.
Fazit
Die smarte Vorlage macht deutlich, dass es nicht immer ein grosses Integrationsprojekt braucht, um SAP und SharePoint sinnvoll miteinander zu verbinden. Oft reicht es, den Blickwinkel zu ändern: Statt Daten mit viel Aufwand in Richtung SAP zu schieben, lassen wir sie genau dann abrufen, wenn sie tatsächlich benötigt werden. Hat man diesen Ansatz einmal eingerichtet, merkt man schnell, wie viel reibungsloser und effizienter die Abläufe dadurch werden.
Dieser Blogbeitrag wurde mit Unterstützung von KI sprachlich optimiert und auf Korrektheit geprüft.
