In fast allen Unternehmen kommen sie zum Einsatz – die KPIs! Für die einen sind sie ein nüchternes Steuerungsinstrument, für die anderen ein Mittel der Kontrolle. Beides kann stimmen: Es hängt davon ab, wie wir Kennzahlen definieren, wie wir darüber sprechen und wofür wir sie nutzen. In diesem Beitrag zeige ich, welche KPIs im Artikelstammdaten-Prozess helfen – und wie klare Kommunikation Vertrauen statt Misstrauen schafft.
Was sind KPIs?
Doch beginnen wir von vorne, wofür steht die Abkürzung KPI eigentlich?
KPI bedeutet Key Performance Indicator – auf Deutsch Leistungskennzahl. Sie beschreibt messbare Werte, mit denen wir verfolgen, ob ein Ziel erreicht wird. Im Artikelstammdaten-Prozess geht es vor allem um Qualität (Wie fehlerfrei sind unsere Daten?), Tempo (Wie schnell sind sie nutzbar?) und Wirtschaftlichkeit (Welche Kosten oder Erträge hängen daran?). Gute KPIs sind relevant für das Geschäft, leicht zu erheben und direkt beeinflussbar.
Warum KPIs oft nach Kontrolle klingen
Kennzahlen zeigen schonungslos, wo Potenzial liegt – und genau das macht sie so heikel. Wer täglich mit komplexen Aufgaben arbeitet, erlebt eine «rote Zahl» schnell als persönliche Bewertung. Damit KPIs nicht als Kontrolle empfunden werden, braucht es klare Kommunikation: Wir nutzen Zahlen, um Prozesse zu verbessern – nicht um Schuldige zu suchen. Ebenso wichtig ist Mitbestimmung: Das Team legt gemeinsam fest, welche drei bis fünf KPIs wirklich zählen. Abweichungen gelten nicht als Vorwurf, sondern als Hinweis. Dabei spielt die Sprache eine zentrale Rolle. Wir sagen: «Wir erreichen das Ziel gemeinsam» statt «Du hast die Zahl verfehlt». So entsteht Motivation statt Kontrollgefühl.
Fünf wirkungsvolle KPI’s im Artikelstamm
Im Artikelstammdaten-Prozess hat sich ein kleines, ausgewogenes Set bewährt. Die Erst-Durchlauf-Genauigkeit zeigt, ob ein Datensatz auf Anhieb «durchläuft» – also ohne Korrekturen direkt freigegeben werden kann. Jeder fehlerfreie Durchlauf spart Zeit und Abstimmungsschleifen. Die Publikations-Durchlaufzeit misst, wie lange es dauert, bis ein Datensatz in allen Zielsystemen verfügbar ist – sie macht Time-to-Market sichtbar und zeigt Engpässe auf. Der Vollständigkeits-Score prüft, ob Pflichtfelder wie Produktname, Abmessungen oder Preise ausgefüllt sind. Eine niedrige Dublett-Rate hält den Bestand sauber und verhindert doppelte oder fehlerhafte Artikel. Und die Änderungs-Durchlaufzeit zeigt, wie schnell Anpassungen umgesetzt werden. Zusammen wirken sie wie ein Kompass: Sie weisen die Richtung, wenn Qualität, Struktur und Tempo ins Gleichgewicht gebracht werden sollen.
Kommunikation macht den Unterschied
Kennzahlen überzeugen erst, wenn alle verstehen, wozu sie dienen. Darum sollten sie immer mit Kontext geteilt werden. Mithilfe von Visualisierungen wie Ampeln oder Trendpfeilen lassen sich Fortschritte verständlich darstellen. Im Mittelpunkt stehen dabei Entscheidungen und Nutzen – nicht Schuldzuweisungen. Regelmässiger Austausch schafft Vertrauen. Jeder Fortschritt und Erfolg sollte gewürdigt werden – auch die kleinen.
Einführung in vier Schritten
- Klarheit schaffen: Jede KPI erhält eine kurze Übersicht mit Zweck, Formel, Quelle, Zielwert und Verantwortlichen.
- Pilotphase: Ein Team testet die Kennzahlen und gibt regelmässig Feedback.
- Rituale etablieren: In jeder Retrospektive werden drei KPIs besprochen und zwei Verbesserungen beschlossen.
- Rollout: Wenn Definition und Zusammenarbeit funktionieren, folgen weitere Bereiche – Akzeptanz und Qualität wachsen gemeinsam.
Häufige Fehler – und wie du sie vermeidest
Der häufigste Fehler ist, zu viele Kennzahlen gleichzeitig zu verfolgen. Mehr als fünf lenken ab. Auch Ziele ohne Spielraum führen selten zum Erfolg: Besser ist eine Leitplanke, die Entwicklung zulässt, statt starrer Grenzwerte. Und schliesslich gibt es noch die bekannte Goodhart-Falle: „Wenn eine Kennzahl zu einem Ziel wird, ist sie keine gute Massnahme mehr“. Was bedeutet: Sobald Teams nur auf die Zahl hinarbeiten, statt auf das eigentliche Ziel, verliert die Kennzahl ihre Aussagekraft. Generell gilt: was gemessen wird, wird optimiert – manchmal auf Kosten anderer Ziele.
Fazit
KPIs sind weder Feind noch Wundermittel. Richtig gewählt und gut erklärt schaffen sie Klarheit, beschleunigen Entscheidungen und stärken die Zusammenarbeit. Wer den sozialen Aspekt ernst nimmt, verwandelt vermeintliche Kontrolle in ein gemeinsames Ziel – und macht den Artikelstamm vom Stolperstein zum Wettbewerbsvorteil.
Dieser Blog-Beitrag wurde mit Hilfe von KI optimiert.
