In vielen Unternehmungen wird zu viel gleichzeitig angepackt, denn alles scheint wichtig. Wer allerdings versucht alles gleichzeitig zu erledigen, erreicht meist nicht den gewünschten Effekt. Strategische Priorisierung in der IT bedeutet, Entscheidungen faktenbasiert und mutig zu treffen. Der Schlüssel ist, nicht mehr, sondern das Richtige zu machen – und dies transparent zu kommunizieren. In diesem Blog schreibe ich aus meinen Erfahrungen.
Nutzen statt Dringlichkeit
Neue Anforderungen, Ad-hoc Projekte und knappe Ressourcen kennt fast jede IT. Durch eine unklare und ständig ändernde Priorisierung geht zusätzlich Energie verloren. Die Folgen sind Verzögerungen, Überlastung des Teams sowie Frust und Ärger im Business. Das Vertrauen in die IT gerät ins Wanken. Eine klare Priorisierung nach dem Nutzen für die Unternehmung statt der Dringlichkeit oder der (subjektiven) Wichtigkeit ist dabei der Erfolgsfaktor. Sobald ein neues Projekt oder eine neue Anforderung kommt, ist eine Erstanalyse und Bewertung durchzuführen. Die daraus resultierende Priorisierung hilft, die Aufgaben zielgerichtet und effizient abzuarbeiten.
Strategiefokus statt Schema F
Die Beurteilung des Nutzens ist je nach Unternehmung individuell. Essenziell ist jedoch, dass die strategischen Ziele der Unternehmung und die daraus abgeleiteten strategischen Ziele der IT für die Bewertung stehts im Fokus stehen. Damit die Priorisierung schnell erarbeitet werden kann, ist ein einfaches und verständliches Bewertungsraster einer komplizierten Logik vorzuziehen. Beispielsweise können für die Bewertung Aufwandsreduktion und Kostenreduktion, aber auch Komplexität und Umsetzungsaufwand eine Rolle spielen. Je nach Strategie können auch Themen wie Innovationsgrad oder verwendete Technologie entscheidend sein. Zudem ist eine Gewichtung der einzelnen Bewertungspunkten sinnvoll und gleichzeitig stark von den strategischen Zielen abhängig. Wichtig ist, dass innerhalb der Unternehmung Einigkeit herrscht, wie der Nutzen für die Unternehmung erarbeitet wird. Nur mit möglichst einheitlichen Bewertungen können diese verglichen werden und eine sinnvolle Priorisierung erreicht werden. Ein Fachgremium kann dabei helfen, die verschiedenen Bewertungen auf ein gleiches Niveau zu kalibrieren.
Entscheiden statt aufschieben
Auch mit einer durchdachten Bewertungslogik kann es passieren, dass zwischen der Durchführung einzelner Projekte eine Wahl getroffen werden muss. Dabei wird die Grundlage zu einem vertagten Entscheid selten signifikant besser. Es erfordert Mut zu entscheiden, gleichzeitig können nur wenige Personen in einer Unternehmung aufgrund einer einzigen Fehlentscheidung die gesamte Firma an die Wand fahren.
Kommunizieren statt schweigen
Sobald die Bewertung und damit die Priorisierung steht, kann mit effizienter Abarbeitung der Projekte und Aufgaben gestartet werden. Internen und externen Stakeholdern soll durch gezielte Kommunikation Klarheit verschafft werden. Niemand wartet gerne auf die Umsetzung seiner Anfrage, jedoch ist das Warten einfacher, wenn die Priorisierung und damit der Umsetzungszeitpunkt klar sind. Mit einer strukturierten, transparenten und zielgerichteten Kommunikation wird zudem das gegenseitige Verständnis zwischen Business und IT gefördert. Zu häufige Status-Updates können jedoch schnell zum Informationsüberfluss führen. Aus diesem Grund steht bei der Kommunikation der Nutzen für die Empfänger im Vordergrund.
Lösungsorientiert statt rechtfertigen
Vor dringenden ad-hoc Projekten oder kurzfristigen Änderungen in der Priorisierung ist auch die beste Planung nicht gefeit. Flexibel sein und auch mal vom Prozess abweichen kann in diesen Fällen wertvoller sein, als stur zu bleiben. Der Fokus bei Abweichungen soll strikte in der Lösungsfindung und damit in der Verbesserung der Unternehmensleistung liegen. Wer zu viel Zeit in Rechtfertigungen steckt, verliert wertvolle Zeit, welche produktiv verwendet werden könnte.
Wer also einheitlich bewertet und priorisiert, mutig entscheidet, transparent und zielgerichtet kommuniziert sowie stets flexibel bleibt, wird Projekte und Aufgaben erfolgreicher abarbeiten können. Schlussendlich gilt: Auch kleine Umsetzungsschritte haben über die Zeit eine grosse Wirkung.
