Business Intelligence (BI) Software verhilft Unternehmen zu effizienten und fundierten Entscheidungen auf operativer und strategischer Ebene. Aus vorhandenen Rohdaten werden strukturierte Berichte und Datenvisualisierungen erstellt. BI steigert dadurch die Innovation und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Dieser Blog zeigt auf, welche Fragen bei der Einführung eines BI-Systems diskutiert werden sollten und was zu beachten ist, damit Ihr BI-Projekt zu einem Erfolg wird.
Ausgangslage – Kommt Ihnen diese Situation bekannt vor?
Das Reporting gestaltet sich zeitintensiv und findet sich in unzähligen und womöglich zusammengefügten Excellisten wieder? Die Konsistenz der Daten wird in Frage gestellt und im Unternehmen kursieren unterschiedliche Datengrundlagen zu festgelegten Kennzahlen? Zeit, um über eine BI-Lösung nachzudenken. Doch hilft eine Software dazu wirklich? Bei der Einführung einer Business Intelligence empfiehlt es sich, diese in drei Schritte zu gliedern.
Strategiephase – Vision und Zielsetzung
In der Strategiephase geht es in erster Linie um die Festlegung von Zielsetzungen und Visionen. Neben der Stakeholder Identifikation bildet die Data Governance ein zentrales Element dieser Phase. Sie befasst sich innerhalb der Organisation mit dem gesamtem Lebenszyklus der Daten von der Erstellung bis zur Vernichtung. Durch Festlegung von Richtlinien und Verantwortlichkeiten regelt sie die Verwaltung, die Nutzung und den Schutz der Daten innerhalb des Unternehmens. Eine Erstellung der langfristigen Datenstrategie und die Visualisierung der Roadmap verhelfen zusätzlich zu mehr Transparenz für Projektbeteiligte und Stakeholder.
Konzeptionsphase – Welche Fragen gilt es zu klären?
Im Fokus der Konzeptionsphase steht die detaillierte Anforderungsanalyse und Planung der zukünftigen Lösung. Fragestellungen wie Cloud oder On-Premise, Skalierbarkeit und Datenarchitektur lassen sich aus Fragestellungen der Strategiephase, sowie der Anforderungsanalyse ableiten. Die beste Lösung ist nicht zwangsläufig auch die geeignetste Lösung. Um sich in dieser Phase nicht zu verirren ist der Einbezug von Expertinnen und Experten aus diesem Bereich ratsam. Ein späterer Richtungswechsel könnte umständlich und kostenintensiv werden.
Analysen der vorhandenen Systemlandschaft ermöglichen eine Modellierung der Datenflüsse. Aus dieser Analyse lässt sich bestimmen, wo der Single Point of Truth liegt. Aufgrund unterschiedlicher Systeme sind redundant gespeicherte Informationen keine Seltenheit. Spannende Einblicke zu Prozessflüssen und zur Datenqualität liefern hier oftmals die für das Reporting verantwortlichen Personen. Sie kennen das bestehende Reporting und können helfen, Schwachstellen zu identifizieren.
Um die Integration von bestehenden Systemen in die BI-Software zu bestimmen, müssen die Kennzahlen definiert werden. Doch welche Kennzahlen werden im Unternehmen gemessen und wie sind diese definiert? Eine auf den ersten Blick einfach zu beantwortende Frage und doch oftmals ein unterschätzter Punkt, welcher im Projekt zu Grundsatzdiskussionen führen kann. Eine schriftliche Kennzahlendefinition durch die relevanten Stakeholder verschafft hier Klarheit.
Implementierungsphase – Auf was ist zu achten?
Neben der technischen Umsetzung geht es in dieser Phase darum, die produktive Inbetriebnahme vorzubereiten, sowie um die Durchführung von Schulungen von Benutzenden. Bei der Einführung empfiehlt sich eine schrittweise Umsetzung. Kleine Quickwins steigern die Akzeptanz im Unternehmen und wirken sich positiv auf den Change Management Prozess aus.
Achten Sie bei der Umsetzung darauf, nicht alle Anforderungen in einem Dashboard unterbringen zu wollen. Überladene Dashboards führen höchstens dazu, dass diese nicht genutzt werden. Weniger ist hier mehr. Auch sollten Vergleiche zu bisherigen Auswertungen vermieden werden. Abweichungen zum bisherigen Reporting sind in der Anfangsphase nicht ungewöhnlich, weil die klassischen Excellisten eine Momentaufnahme darstellen und rückwirkende Änderungen an der Quelle nicht aktualisiert werden. Dokumentationen in der Konzeptionsphase können hier aber effektiv entgegenwirken.
Fazit – BI ist mehr als Reporting
Bei der Einführung von BI-Software geht es um mehr als die Auswahl des richtigen Tools. Es ist die Auseinandersetzung mit strategischen, konzeptionellen und umsetzungstechnischen Fragestellungen, welche den langfristigen Erfolg für ein BI Projekt sichern. Durch die Aufteilung in diese 3 Phasen gelingt auch in Ihrem Unternehmen der BI-Erfolg.
