SOSNachbar ist ein Schweizer Kinderhilfswerk, das in Moldawien Hilfsprojekte durchführt. Aufgrund der Krise in der Ukraine hat sich die Zahl der Projekte vervielfacht. Leider konnte unsere papierbasierte Administration damit nicht mehr mithalten. Geht es nicht moderner? Natürlich! Mit der Open-Source-Lösung von Nextcloud konnten wir auf eine moderne, cloudbasierte Kollaborationslösung umstellen.
SOSNachbar ist ein kleines Hilfswerk, das unterstützungsbedürftigen Kindern in Moldawien eine Ausbildung ermöglicht. Wir arbeiten eng mit lokalen Helfern zusammen, die Projekte mit uns vor Ort umsetzen. Unsere Hilfsaktionen sind auf die Bedürfnisse der Menschen in den Dörfern ausgerichtet. So reicht die Bandbreite vom Ersatz der Heizung eines Jugendzentrums, über den Bau eines Spielplatzes bis hin zur Lieferung von Lebensmitteln für arme Familien.
Mit der Ukrainekrise hat sich die Tätigkeit unseres Vereins stark verändert. Nun versorgen wir neu auch Flüchtlinge, meist Mütter mit ihren Kindern. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, haben wir die Anzahl unsere jährlichen Hilfsprojekte verdoppelt.
Papierflut am Ende der Welt: Die Folgen einer veralteten Verwaltung
Die papierbasierte Projektadministration wird nun zum Flaschenhals. Unsere Vertrauenspersonen kaufen Hilfsgüter vor Ort gegen eine Quittung ein. Da die Post unzuverlässig arbeitet, müssen die Belege von einem Vereinsmitglied in die Schweiz gebracht werden. Erschwerend kommt hinzu, dass unsere Vertrauenspersonen keine Informatikkenntnisse, keine Laptops und nur wenig Verständnis für „Papierkram“ haben. Bislang ist es nicht möglich, Belege vor Ort einzuscannen.
Auf der Suche nach einer Cloud-Lösung für Hilfswerke
Die Migration in die Cloud ist eine naheliegende Idee. So brachte uns eine ergebnislose Internetrecherche nach Cloud-Angeboten für Hilfswerke auch rasch wieder auf den Boden der Tatsachen zurück. Gemeinnützige Organisationen scheinen für die grossen Anbieter uninteressant zu sein. Unser Budget setzt zudem sehr enge Grenzen, da alle Verwaltungskosten vom Vorstand getragen werden. Wir unterscheiden uns von anderen Organisationen dadurch, dass 100% aller Spenden in Moldawien ankommen.
Eine günstige Open-Source-Lösung musste her. Unsere Wahl fiel auf Nextcloud. Das Softwareangebot zeigt sich noch wesentlich flexibler als das der großen Cloud-Anbieter: Nextcloud kann gratis auf privater Hardware oder auf einem beliebigen Webserver installiert werden. Weiter stehen Funktionen wie Videoanrufe, Chat, Kalender, E-Mail, Office-Applikationen und Projektverwaltung zur Verfügung. Also eine perfekte Lösung für Organisationen mit kleinem Budget und Datenschutzbedenken.
Die Installation der Software wurde von unserem Web-Provider und Gönner Plus130 durchgeführt. So konnte schnell eine gemeinsame Datenablage geschaffen werden.
Der Smartphone-Client macht allen das Leben einfacher
Das absolute Highlight der Lösung ist der Client für das Smartphone. In Moldawien hat jede Person ein günstiges asiatisches Android-Phone. Die App ermöglicht das Scannen und Hochladen von Dokumenten und Beweisbildern für die Spender. Die Bedienung ist denkbar einfach; endlich stellt das IT-Know-how-kein Problem mehr da. Unsere Vertrauensperson kauft die Produkte vor Ort ein und scannt den Beleg mit der App. Das Dokument ist sofort hochauflösend und in einer maschinenlesbaren Form verfügbar. Die Bilder der dankbaren Empfänger werden im gleichen Verzeichnis abgelegt. Für die Administration ist sofort klar, was zusammengehört. Ein einfaches und unkompliziertes Vorgehen.
Unsere nächsten Schritte auf dem Weg in die Cloud
Der Umzug in die Cloud steht zwar noch in den Startlöchern, aber wir sind uns bereits sicher, dass er uns zahlreiche Vorteile bringen wird:
- Die Daten werden sicher in der Schweiz gehostet.
- Schnelle, sichere und einfache Dokumentübermittlung.
- Die Projektdurchlaufzeit kann von ca. 4 Monaten auf 2 Wochen reduziert werden.
- Es können nun mehrere Projekte gleichzeitig laufen.
- Mit „Deck“, unserer neuen Taskverwaltung, sind alle Vereinsmitglieder über den Stand der Projekte informiert.
Eine positive Nachricht zum Schluss
Diese Zeitersparnis wird es uns ermöglichen, zusätzliche Hilfsaktionen durchzuführen. Die Cloud hilft uns, dem Leid der Menschen in Moldawien im Rahmen unserer Möglichkeiten aktiv zu begegnen. Wir können alle dazu beitragen, das Leben anderer Menschen zu verbessern, indem wir uns engagieren und uns für eine bessere Welt einsetzen. Spende auch Du für SOSNachbar!
