Workation klingt nach Luxus – ist für viele KMU aber ein handfester Wettbewerbsfaktor im Kampf um Fachkräfte. Seit der Covid-19-Pandemie haben zahlreiche Unternehmen ihre Zusammenarbeit digitalisiert und Homeoffice etabliert; der Schritt zur Arbeit aus dem Ausland scheint naheliegend. Damit eine Workation nicht zur Improvisationsübung wird, braucht es jedoch klare, schlanke Prozesse. Ein Schweizer KMU aus der Gebäudetechnik zeigt, wie das gelingen kann.
Workation im KMU: mehr als ein Nice-to-have
Das Unternehmen plant Gebäudetechnik und beschäftigt rund 120 Mitarbeitende. Auslöser war eine Fachperson, die einen längeren Auslandsaufenthalt mit Arbeit verbinden wollte. Während der Covid-19-Pandemie hatte das Unternehmen bereits Homeoffice und digitale Zusammenarbeit eingeführt. Schnell wurde deutlich: Technisch war der Schritt von Homeoffice zu Workation klein, rechtlich und organisatorisch jedoch nicht. Arbeitsrecht, Sozialversicherungen und Datenschutz unterscheiden sich je nach Land deutlich.
Vom Einzelfall zum strukturierten Prozess
m ersten Anlauf versuchte das KMU, die nötigen Abklärungen selbst zu erledigen. Unterschiedliche Vorgaben von Versicherungen und Behörden führten zu viel Aufwand bei unsicherem Ergebnis. Fachbeiträge von Versicherern zu Workation machten zusätzlich deutlich, wie schnell sich bei Arbeit im Ausland je nach Land und Aufenthaltsdauer die sozialversicherungsrechtliche Unterstellung ändern kann.
Heute arbeitet das Unternehmen mit einem spezialisierten Dienstleistenden zusammen. Pro Workation prüft diese Stelle die Situation im Zielland – insbesondere Sozialversicherungen, Aufenthaltsbewilligungen und Steuern – und liefert HR und IT eine Empfehlung. Workation ist damit kein spontaner Sonderfall mehr, sondern Teil der digitalen Weiterentwicklung als Arbeitgeberin.
Wie eine Workation-Anfrage abläuft
Der Ablauf ist klar definiert: Mitarbeitende besprechen ihren Wunsch mit der vorgesetzten Person. Passt Workation zur Rolle und zu laufenden Projekten, prüft HR anhand der Richtlinie Eckpunkte wie Aufenthalts- und Anstellungsdauer sowie das Zielland. Erfüllt der Fall diese Kriterien, erfasst die Person die Daten auf der Plattform des externen Spezialisten. Dessen Risikoeinschätzung bildet die Grundlage, damit HR und IT entscheiden und eine Vereinbarung mit den Auflagen unterzeichnen lassen.
Zusätzlich gibt es klare Ausschlusskriterien, etwa Aufenthalte über sechs Monate, Länder auf einer Blacklist, Mitarbeitende in der Probezeit oder Situationen ohne stabile Internetverbindung und geeignetem Arbeitsplatz.
Sicherheit, Recht und Daten
Technisch setzt das KMU auf eine Citrix-Umgebung: Zugriff auf Unternehmensdaten nur über gesicherte Verbindungen, kein lokales Speichern.
Beim Datenschutz orientiert sich das Unternehmen an offiziellen Vorgaben für Datentransfers ins Ausland. Personendaten sollen nur in Staaten fliessen, in denen ein angemessenes Schutzniveau besteht oder zusätzliche Sicherungen greifen. Dort gelten Regeln wie im Homeoffice: Zugriff über Citrix, keine lokale Speicherung sensibler Daten. In anderen Ländern wird ausschliesslich über Citrix gearbeitet; bei Bedarf werden Anwendungen gesperrt und lokale Datenhaltung ist ausgeschlossen. Greift jemand in Ausnahmefällen auf sensible Kundendaten zu, wird die betroffene Kundschaft vorgängig informiert und das Einverständnis eingeholt.
Ein Pilotfall in Norwegen
In einem Pilotfall arbeitete eine Fachperson mehrere Wochen von Norwegen aus. Die Arbeit über Citrix funktionierte problemlos und unterschied sich kaum vom Homeoffice; Besprechungen vor Ort übernahm das Team. Der Fall zeigte, dass Workation für bestimmte Funktionen im Alltag gut integrierbar ist, wenn Regeln und Zuständigkeiten klar sind.
Was andere KMU mitnehmen können
Aus den Erfahrungen lassen sich drei Punkte ableiten: Externe Fachleute für Recht, Steuern und Sozialversicherungen hinzuziehen, statt alles selbst zu klären; einen klaren Prozess mit definierten Kriterien etablieren, damit Workation nicht zur Sonderlösung wird; und darauf achten, dass Mitarbeitende selbständig arbeiten und digitale Prozesse etabliert sind. Wer Homeoffice stabil eingeführt hat, bringt vieles mit, was es für Workation braucht – solange Governance, Datenschutz und Absprachen nachgezogen werden. Dann wird Workation vom Risiko zum Vorteil im Wettbewerb um Talente.
Damit wird Workation zu mehr als einem HR-Instrument: Digitale Plattformen, sichere Remote-Zugänge und ein strukturierter Prozess ermöglichen ein neues, technologiegetriebenes Arbeitsmodell. Im Kern geht es um digitale Business Innovation: Technologien werden gezielt genutzt, um Angebote für Mitarbeitende zu erweitern, Zusammenarbeit neu zu organisieren und bestehende Geschäftsmodelle durch flexible Arbeitsformen zu ergänzen.
Weiterführende Informationen und Praxisbeispiele
Wer sich noch vertiefter mit Workation auseinandersetzen möchte, findet zusätzliche Praxisperspektiven und Einschätzungen:
Praxisartikel zu Workation
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