In vielen Unternehmungen wird zu viel gleichzeitig angepackt, denn alles scheint wichtig. Wer allerdings versucht alles gleichzeitig zu erledigen, erreicht meist nicht den gewünschten Effekt. Im Rahmen meiner Weiterbildung im CAS IT Management festigt sich meine Erkenntnis. Strategische Priorisierung in der IT bedeutet, Entscheidungen faktenbasiert und mutig zu treffen. Der Schlüssel ist, nicht mehr, sondern das Richtige zu machen – und dies transparent zu kommunizieren.
Nutzen statt Dringlichkeit
Neue Anforderungen, Ad-hoc Projekte und knappe Ressourcen kennt fast jede IT. Durch eine unklare und ständig ändernde Priorisierung geht zusätzlich Energie verloren. Die Folgen sind Verzögerungen, Überlastung des Teams sowie Frust und Ärger im Business. Das Vertrauen in die IT gerät ins Wanken. Eine klare Priorisierung nach dem Nutzen für die Unternehmung statt der Dringlichkeit oder der (subjektiven) Wichtigkeit ist dabei der Erfolgsfaktor. Sobald ein neues Projekt oder eine neue Anforderung kommt, müssen wir diese analysieren und bewerten. Das hilft uns, die Aufgaben zielgerichtet und effizient abzuarbeiten.
Strategiefokus statt Schema F
Jedes Unternehmen beurteilt Nutzen individuell. Essenziell ist, dass die strategischen Ziele der Unternehmung und die daraus abgeleiteten strategischen Ziele der IT für die Bewertung stets im Fokus stehen. Damit die Priorisierung schnell erarbeitet werden kann, ziehe ich ein einfaches und verständliches Bewertungsraster einer komplizierten Logik vor. Bewertungskriterien können sein:
- Kosten und Aufwand: Wie viel sparen wir ein?
- Komplexität: Ist es schnell umsetzbar?
- Strategie-Fit: Wie gut ist das Vorhaben auf die Strategie abgestimmt (z.B. Innovationsgrad oder zukunftsfähige Technologien)?
Zudem ist eine Gewichtung der einzelnen Bewertungspunkten sinnvoll und gleichzeitig stark von den strategischen Zielen abhängig. Wichtig ist, dass innerhalb der Unternehmung Einigkeit herrscht, wie der Nutzen für die Unternehmung definiert wird. Nur mit möglichst einheitlichen Bewertungen können diese verglichen werden und eine sinnvolle Priorisierung erreicht werden. Ein Fachgremium kann dabei helfen, die verschiedenen Bewertungen auf ein gleiches Niveau zu kalibrieren.
Entscheiden statt aufschieben
Auch mit einer durchdachten Bewertungslogik kann es passieren, dass zwischen der Durchführung einzelner Projekte eine Wahl getroffen werden muss. Dabei wird die Grundlage zu einem vertagten Entscheid selten signifikant besser. Es erfordert Mut „Nein“ oder „später“ zu sagen. Wir dürfen gleichzeitig nicht vergessen, dass nur wenige Fehlentscheidungen eine gesamte Firma an die Wand fahren können. Eine Unentschlossenheit schadet oft mehr, als aus einem Fehlentscheid die richtigen Schlüsse zu ziehen.
Kommunizieren statt schweigen
Sobald die Bewertung und damit die Priorisierung steht, kann mit effizienter Abarbeitung der Projekte und Aufgaben gestartet werden. Wichtig ist jetzt, internen und externen Stakeholdern durch gezielte Kommunikation Klarheit zu verschaffen. Niemand wartet gerne auf die Umsetzung seiner Anfrage, jedoch ist das Warten einfacher, wenn die Priorisierung und damit der Umsetzungszeitpunkt klar kommuniziert sind. Mit einer strukturierten, transparenten und zielgerichteten Kommunikation wird zudem das gegenseitige Verständnis zwischen Business und IT gefördert. Aber Vorsicht: Zu häufige Status-Updates können schnell zum Informationsüberfluss führen. Der Nutzen für den Empfänger muss auch bei der Kommunikation im Vordergrund stehen.
Lösungsorientiert statt rechtfertigen
Vor dringenden ad-hoc Projekten oder kurzfristigen Änderungen in der Priorisierung ist auch die beste Planung nicht gefeit. Flexibel sein und auch mal vom Prozess abweichen kann in diesen Fällen wertvoller sein, als stur zu bleiben. Wenn es Abweichungen gibt konzentriert euch strikt auf die Lösung, nicht auf die Schuldfrage. Jede Minute die wir in Rechtfertigungen stecken, fehlt uns bei der produktiven Arbeit.
Mein Fazit: Wer einheitlich bewertet und priorisiert, mutig entscheidet, transparent und zielgerichtet kommuniziert sowie stets flexibel bleibt, wird Projekte und Aufgaben erfolgreicher abarbeiten können. Schlussendlich gilt: Auch kleine Umsetzungsschritte haben über die Zeit eine grosse Wirkung.
