Die Excel-Funktion «Power Query» fristet in den öffentlichen Verwaltungen des Kantons Schaffhausen ein Mauerblümchendasein. Die Informatik Schaffhausen möchte dies ändern und den Kundinnen und Kunden damit mehr Zeit für ihre eigentlichen Tätigkeiten freispielen.
Die Informatik Schaffhausen (ITSH) befindet sich zurzeit in der Transformation zum Business Partner. Ein Ziel ist, die Kundinnen und Kunden bei der Optimierung bzw. Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse zu unterstützen. Da Microsoft Excel zu den drei beliebtesten Werkzeugen in den öffentlichen Verwaltungen des Kantons Schaffhausen gehört, kann die ITSH bei der Vereinfachung der Berichtsaufbereitung schnell und einfach einen wesentlichen Nutzen schaffen.
Power Query ist ein Tool von Microsoft, welches u.a. in Excel integriert ist. Es ermöglicht, Daten aus unterschiedlichen Quellen zu sammeln und zu bereinigen sowie anschliessend in ein Zielsystem zu laden. Einmal aufgesetzt, erfolgt die Aktualisierung des Berichts mittels Mausklick.
Das Mauerblümchen sichtbar machen.
- «Wie funktioniert diese Excel-Formel schon wieder?»
- «Wie hat meine Vorgängerin diese Daten aufbereitet?»
- «Hoffentlich kopiere ich die Daten an die richtige Stelle!»
- «Warum gibt es den Bericht, welchen ich benötige, in meiner Fachanwendung nicht?»
Diese Fragen dienten als Aufhänger für die Einladung zu zwei Informationsveranstaltungen der ITSH im März 2025. Insgesamt haben beinahe 160 Personen aus der Verwaltung an den beiden Anlässen teilgenommen. Aufgrund der vielen Anmeldungen musste sogar ein grösserer Saal gebucht werden. Das rege Interesse hat zudem bestätigt, dass für das Thema «Berichtsoptimierung» noch viel Potenzial in der Verwaltung vorhanden ist.
Während den Veranstaltungen hat sich gezeigt, dass vor allem die folgenden Punkte die Kundinnen und Kunden vom Einsatz von Power Query überzeugt haben:
- Es muss keine neue Software gekauft werden. Die Funktion steht seit 2013 kostenlos in Microsoft Excel zur Verfügung.
- Die Benutzeroberfläche ist aus Excel oder anderen Microsoft Produkten bekannt. Somit fällt der Einstieg leicht, es ist kein grosser Schulungsaufwand nötig und es können schnell erste Erfahrungen mit eigenen Daten gesammelt werden. Diese niedrige Einstiegsschwelle ist auch hilfreich, um die Datenkompetenz der Nutzerinnen und Nutzer rasch zu steigern.
- Im Internet gibt es zahlreiche deutsch- und englischsprachige Blogs und YouTube-Kanäle, welche beim Wissensaufbau oder bei Problemstellungen helfen können.
- Viele Anwendungsfälle lassen sich mit den Datenbereinigungsmethoden bearbeiten, die die Benutzeroberfläche zur Verfügung stellt. Fortgeschrittenen Anwenderinnen und Anwendern steht darüber hinaus die sehr mächtige Formelsprache Power Query M zur Verfügung.
- Es kann eine Vielzahl von Datenquellen angebunden werden. Sie können dadurch z.B. Daten aus Excel, CSV- oder TXT-Dateien sowie Datenbanken oder Websites kombinieren.
- Sehr hilfreich ist, dass Power Query alle Schritte, die während der Datenaufbereitung erfolgen, protokolliert. Damit kann nachvollzogen werden, was an den Daten von der Anbindung der Datenquelle bis zum finalen Bericht geändert wurde. Dies ist auch bei der Behebung von allfälligen Fehlern nützlich. Die Transformationsschritte können einzeln angeklickt werden und der Datenstand zum damaligen Zeitpunkt wird angezeigt. So kann auf einfache Weise festgestellt werden, bis zu welchem Verarbeitungsschritt die Daten in Ordnung waren und an welcher Stelle der Fehler zu beheben ist.
- Nach Abschluss der Datenaufbereitung wird nur ein Klick benötigt, um die Berichte zu aktualisieren. Für die Kundinnen und Kunden heisst dies, dass sich ihr Aufwand für die wiederkehrende Erstellung von Berichten deutlich reduziert und sie somit mehr Zeit für andere Aufgaben zur Verfügung haben.
Von der statischen Auswertung zur dynamischen, interaktiven Visualisierung.
Ein weiterer grosser Vorteil von Power Query in Excel ist die Verwandtschaft zu Power BI, der Business Intelligence Software von Microsoft. Mittels Power BI lassen sich u.a. Daten in interaktiven und dynamischen Berichten visualisieren. Power BI verwendet für die Anbindung von Datenquellen ebenfalls Power Query. Die in Excel erstellten Power Queries können einfach per «Copy-Paste» in Power BI übernommen werden. Eine nochmalige aufwendige Aufbereitung der vorhandenen Daten ist nicht mehr nötig.
Die Erfahrungen innerhalb der ITSH sowie die Rückmeldungen der Teilnehmenden der beiden Infoveranstaltungen zeigten, dass Power Query sogar bei vielen versierten Excel-Cracks eher unbekannt ist.
Sorgen auch Sie dafür, dass Power Query in Excel in Ihrem Unternehmen kein Mauerblümchendasein mehr fristet, und profitieren von seinen überzeugenden Vorteilen.
