Das Dokument nimmt eine zentrale Rolle in den wichtigsten Geschäftsprozessen vieler Unternehmen ein. Viele CIOs suchen Lösungen, um die Weiterentwicklung dieses strategischen Bereiches sicherzustellen und den wachsenden Anspruchsgruppen zu begegnen. Document as a Service an ein spezialisiertes Unternehmen auszulagern, steigert die Automatisierung, Skalierbarkeit, Flexibilität, Compliance, Kostenreduktion und ermöglicht den Zugriff auf Spezialisten-Knowhow.
Der Document as a Service-Ansatz ermöglicht es Unternehmen Document Management-Prozesse und -Systeme mittels einer Auslagerung an spezialisierte Drittunternehmen zu optimieren und neu auszurichten. Dabei entfällt die interne Bereitstellung von IT-Ressourcen für die Infrastruktur und Betrieb einer oft auf Legacy-Systemen aufgebauten Document Management Plattform. Die Cloud-Technologie und drängt sich hierzu auf, um eine zukunftsorientierte und voll automatisierte Lösung aufzubauen und diese auch wirtschaftlich zu betreiben und weiterzuentwickeln. Eine solche Lösung und insbesondere Service umfasst die Bereitstellung & Verwaltung von Templates, Bearbeitung, Freigabe und Speicherung/Archivierung wie auch die physische & digitale Dokumentenproduktion und -versand über unterschiedlichsten Kanäle.
Welche Ziele können mit einem erfolgreichen Document as a Service-Konzept erreicht werden:
- Der Automatisierungsgrad kann durch den Einsatz von modernster Technologie und dem «Buy-Ansatz» sehr schnell und flexibel gesteigert werden. Zudem kann eine zentral verwaltete Technologie-Plattform für Data-Analytics genutzt werden.
- Eine Cloud-Lösung kann einfach skaliert werden und ermöglicht eine hohe Flexibilität insbesondere bei Spitenzeiten (z.B. Jahresendverarbeitung) oder Template-Anpassungen (z.B. AGB-, CI-/CD-Anpassungen).
- Entlastung der IT-Kosten von fixen Kostenblöcken hin zu einem optimierten, transparenten und verbraucherbasiertem Verrechnungsmodell.
- Bestehende, knappe Ressourcen können für strategische Digitale Transformationsprojekte z.B. im Umfeld von Process-Engineering eingesetzt werden.
- Steigende Compliance-Anforderungen der Regulatoren (z.B. FINMA) und BCM-Aufgaben rund um das Dokumenten-Management können mittels klar definierten SLA-Regelungen an den Drittanbieter delegiert werden.
Welche Herausforderungen sind bei einem Document as a Service-Ansatz zu beachten:
- Um die komplexen Auflagen der Regulatoren (FINMA, DSV/DSGVO) bezüglich Datensicherheit und Compliance zu erfüllen, müssen mittels stringent formulierten SLAs die Aufgaben und Verantwortlichkeiten geregelt werden. Entsprechende Zertifikate (ISO 22301, 27001) und Prüfungs-/Audits-Reports (ISAE 3402 / FINMA RS 2018/R3 / SOC I/II Type 2) sind einzufordern. Zusätzlich ist ein Konzept rund um das Business Continuity Management (BCM) von hoher Bedeutung und unerlässlich.
- Eine Hürde kann die Abhängigkeit von einem Provider (Vendor Lock In) darstellen. Eine detaillierte Partnerevaluation im Vorfeld bez. Flexibilität (genügend bestehende und erfahrende Ressourcen), kulturellem Fit und Qualität in der Leistungserbringung (lokale Referenzen und Erfahrungen in ähnlichem Umfeld) sind relevant. Eine langfristige Absicherung mittels Mehrjahresverträgen inkl. klarer Ausformulierung von SLAs im Falle eines Anbieterwechsels können Abhilfe und Sicherheit verschaffen.
- Die Integrationsmöglichkeiten und -aufwände rund um die Einbindung von bestehenden Legacy-Systemen wie aber auch die Anbindung von möglichen Drittlösungen mittels geeigneter Schnittstellen ist zentral und auch hinsichtlich Kostenaufwänden zu prüfen und abzusichern.
- Eine Betrachtung der Gesamtbetriebskosten inkl. einem vernünftigen Return on Investment (ROI, Zeithorizont 3 – 5 Jahre) ist unerlässlich. Die betriebswirtschaftlichen Aspekte eines ausgewogenen und zukunftsgerichteten Betriebsmodells von fixen und variablen Kostenblöcken und deren Anpassungsmöglichkeiten ist essentiell.
Die Tatsache, dass in vielen Corporate-Unternehmen die Document Management-Infrastruktur über die Jahre gewachsen ist und diese oft veraltet und wartungs-/ressourcen-intensiv ist, sind viele CIOs zusätzlich mit der Herausforderung des akuten Fachkräftemangels (Überalterung) konfrontiert. Gleichzeitig verlangt die Digitalisierung auch eine Abkehr vom physischen Dokument, was zudem eine Möglichkeit für eine weitere Automatisierung der Prozesse an der Schnittstelle zwischen dem Kunden und dem «Business» darstellt.
Document as a Service auf Basis von Cloud-Technologie mit Auslagerung an ein spezialisiertes Service-Unternehmen stellt aus meiner Sicht für CIOs einen idealen Transformationsansatz dar, um kundenorientiert, ressourcenschonend, betriebswirtschaftlich optimiert und risiko-reduziert in die Zukunft zu migrieren.
