KIS (Klinikinformationssystem) – kennen wir! PACS (Picture Archiving and Communication System) – mögen wir! Aber das eArchiv? Was war das doch gleich? So, oder so ähnlich klingt es oft, wenn man sich über die Applikationslandschaften der Spitäler unterhält. Das eArchiv ist ein notwendiges Übel, welches aus rechtlichen Gründen beschafft wurde und nur Speicher frisst… Aber ist das wirklich so? Oder wird es nicht eher nur nicht richtig genutzt? Werfen wir einen Blick darauf…
Augenroller Nummer 1: Zukünftige KIS kämpfen mit Dokumenten der Vorgängersysteme
Unsere heutigen KIS sind bunt, modern und eröffnen uns täglich neue Möglichkeiten, unsere Arbeiten im medizinischen Bereich zu planen, zu dokumentieren und zu steuern. Nachdem eine erste KIS Einführungswelle in den mittleren 1990ern Jahren startete und heute die 2010er KIS in den Spitälern abgelöst werden, stellen wir uns immer mehr die Frage, wohin mit den Dokumenten aus den Altsystemen? Für jedes Dokument, welches abgelegt werden soll, muss das KIS die Patient*innendaten kennen. Damit dies so ist, müssten diese ebenfalls von dem Vorgängersystem her migriert werden. Oft wird diese Idee, einer vollständigen Datenmigration in ein neues und schlank geplantes KIS verworfen.
Augenroller Nummer 2: Wohin mit den anderen Altsystemen?
Sind die neuen KIS eingeführt und eine Lösung für die Dokumente des alten KIS gefunden, kann die Freude dennoch schnell getrübt werden. Mal angenommen, die Migrationsarbeiten sind abgeschlossen – Nun wird ein neues Laborinformationssystem beschafft und es sollen alle Befunde im Rahmen der Applikationsablösung vom Altsystem zentral abgelegt werden. Schade nur – wenn die dazugehörigen Patient*innendaten nochmal 5 Jahre über die Laufzeit der bisherigen Dokumente hinausgehen, als die bisher bekannten und migrierten, oder? Hätte man dies nicht zu Beginn der Implementierung des neue KIS berücksichtigen können? Also, ziehen wir die Stammdaten (Patient*innendaten) auch für diese Jahrgänge nach? Bläst das nicht das KIS noch mehr auf? Wer braucht diese alten Daten?
Augenroller Nummer 3: Gibt es mehr als nur das EPD?
Neben dem Anspruch des EPDs (Elektronisches Patientendossier) behandlungsrelevante Dokumente dem/der Patient*in zur Verfügung stellen zu wollen, entstehen immer mehr spitaleigene Apps, welche die Dokumente des Spitals dem/der Patient*in zur Verfügung stellen. Diese zeigen nicht immer nur die neuesten Dokumente, sondern auch historische Dokumente – quasi als Service an den/die Patient*in. Viele Systeme bieten mittlerweile einen direkten (natürlich datenschutztechnisch gesicherten) Zugriff an. Dies ist trendy. Aber wollen wir wirklich für jedes Umsystem neue Schnittstellen und Aufrufmöglichkeiten bauen? Könnte es nicht auch trendy und sinnvoll sein, alle Daten an einen Ort zu finden? Wie wäre es mit einer zentralen Steuerung aus einem System wie dem eArchiv?
Augenroller Nummer 4: Wie – wir müssen Kühlschrankprotokolle lange digital aufbewahren?
Oft verkannt wird, dass neben den medizinischen und patient*innenbezogenen Dokumenten auch nicht medizinische Daten zur Qualitätskontrolle aufbewahrt werden müssen. Ein Beispiel hier sind die täglichen Kühlschrankprotokolle über die Temperaturen der Blutprodukte. Allen ist wohl bewusst, wie wichtig hier eine konstante Kühlung ist, also sollte auch klar sein, dass die Dokumentationspflicht darüber wichtig ist. Wer will schon schlechtes Blut bekommen? Aber Moment, sind unsere KIS denn nicht ausschliesslich Patient*innenbezogen?
Augenroller Nummer 5: Grüezi, hier spricht das Staatsarchiv
Das Staatsarchiv fragt regelmässig bestimmte Dokumententypen des Spitals an. Hierzu zählen Informationen zu Baumassnahmen oder eingeschränkten Lebensläufen (es könnte durchaus ein zukünftige*r Nobelpreisträger*in unter unseren Mitarbeitenden sein). Schade, wenn diese Informationen dezentral und unorganisiert auf diversen PCs ohne rechtskonforme Sicherung abgelegt sind – oder? Dabei könnte man die schwitzigen Hände bei solch einem Anruf durchaus vermeiden… Wäre es nicht schön, wenn man auf Basis der Dokumententypen diese Informationen dem Staatsarchiv automatisiert zur Verfügung stellen könnte?
Wenn man das eArchiv entsprechend einrichtet und nutzt, könnte man das sehr wohl!
Resümee
Das eArchiv ist mehr als nur ein Anhängsel in der Applikationslandschaft!
Richtig eingesetzt trägt es dazu bei, Prozesse zu beschleunigen, Kosten zu sparen und rechtliche Vorgaben zu erfüllen.
Richtig genutzt, eröffnet es dem Spital viele Möglichkeiten, auch den Anforderungen von Morgen gerecht zu werden.
Wichtig ist, wir müssen diese Herausforderungen angehen! Die Daten werden nicht weniger – sondern mehr!
